5 lignes directrices pour les responsables RH : le travail hybride

Les défis sont clairs. Comment assurer une communication efficace ? Collaboration à la fois virtuelle et en personne ? Comment maintenir la responsabilité ? Comment éviter que mes employés fassent un burn out à la maison ? Comment faire en sorte que les travailleurs à distance soient sur un pied d’égalité avec les travailleurs sur place en termes de retour et d’informations ?

Beaucoup de choses à penser. Les lignes directrices suivantes vous aideront à orienter votre pensée dans l’élaboration d’une approche unique du travail hybride.

Coup d’œil rapide : 5 lignes directrices pour les responsables RH – le travail hybride

1. Comprenez d’abord les besoins de votre personnel
2. Définissez des attentes claires
3. Visez une connexion transparente entre le bureau et le domicile
4. Tirez parti des fonctions sociales du bureau
5. Réservez des moments en tête-à-tête avec les responsables

Visez l’approche « axée sur les employés ». Comprenez d’abord les besoins de votre personnel.

« Nous considérons le travail hybride comme une excellente opportunité, une chance d’exploiter le capital unique de nos employés en permettant à chacun de choisir quand, où et comment il travaille. Une pratique de travail flexible adaptée aux préférences des employés permettra en fin de compte de développer le talent »

– déclare Eliza Donek, Product Manager, Hushoffice.

Comprendre votre personnel est la première étape. Faites un sondage auprès de votre équipe – apprenez combien de jours par semaine elle préfère travailler au bureau, à domicile, etc. Évaluez également les émotions, préoccupations et sujets de stress. Ayez une longue discussion. Une bonne connaissance des espoirs et des inquiétudes vous aidera à élaborer une stratégie de travail efficace. Un mélange de questions ouvertes et fermées est idéal pour faciliter des conversations précieuses et riches en enseignements.

Enquête type sur les préférences concernant le retour au bureau et le travail hybride des employés

Idéalement, combien de jours par semaine aimeriez-vous travailler au bureau ?

Qu’est-ce que vous aimez et n’aimez pas dans le fait de travailler au bureau ?

Qu’est-ce que vous aimez et n’aimez pas dans le fait de travailler à domicile ?

Comment vous sentez-vous à l’idée de retourner au bureau ? Quelles sont vos attentes ? Vos motivations ? Vos inquiétudes ?

Quels aménagements, investissements ou protocoles de bureau vous permettraient de vous sentir plus enthousiaste ou plus en sécurité à l’idée de revenir ?

Qu’est-ce qui vous a le plus manqué au bureau ?

Qu’est-ce qui vous a le plus plu et déplu au sein du bureau avant l’année 2020 ?

Quelle est la configuration de votre bureau à domicile ? Est-elle inadéquate en quoi que ce soit ? Qu’est-ce qui améliorerait votre expérience du travail à domicile ?

Le bruit des bureaux en open space fait-il l’objet de plaintes de la part des employés ? Envisagez des pods de bureaux insonorisés. Ils éliminent définitivement les bruits de bureau, permettant ainsi aux employés sur place d’être plus productifs.

Les pods constituent une solution efficace contre le bruit dans les bureaux, car chaque pod est conçu pour une tâche professionnelle hybride à fort volume. HushPhone est une cabine téléphonique insonorisée pour des appels silencieux. HushMeet est une cabine de réunion de bureau pour des réunions de 3-4 personnes. HushHybrid est une cabine d’appels vidéo pour les vidéoconférences. Le pod de bureau hushWork.sit&stand est un espace de travail privé, réglable en hauteur, pour une concentration tête baissée.

Parce qu’ils sont tous acoustiques, un ensemble de pods de bureau élimine les bruits de bureau en piégeant les pires sources de bruit : appels, réunions et vidéoconférences. Pendant ce temps, l’employé bénéficie d’un espace parfait pour la tâche à accomplir… Le calme et la tranquillité pour un appel réussi dans hushPhone… Ou un éclairage idéal pour une vidéoconférence de haute qualité dans hushHybrid... Ou bien une ambiance conçue pour masquer tous les bruits de la réunion afin que les participants puissent se mettre à l’écoute et faire autant de bruit qu’ils le souhaitent dans hushMeet…

Définissez des attentes claires vers le travail hybride

Des attentes claires sont la clé du succès. Tous les membres de votre équipe doivent savoir ce que l’on attend d’eux.

Composantes d’une politique de travail hybride

Quels horaires de travail formels votre organisation va-t-elle mettre en place ?

Quelle est votre politique officielle en matière d’horaires de travail flexibles ?

Votre équipe à distance est-elle censée être « en service » pendant une certaine période ?

Combien de jours les employés sont-ils tenus de travailler à partir du bureau, le cas échéant ?

Les équipes de projet sont-elles tenues de participer à des points quotidiens ou hebdomadaires ? Des réunions de département bihebdomadaires ? Des sorties mensuelles en groupe de l’équipe ? Des tête-à-tête ?

Quelles règles régissent les heures de bureau ? Des e-mails après le travail ? Des pauses ?

Comment allez-vous soutenir les travailleurs à distance ?

Comment allez-vous communiquer au sujet des nouvelles politiques ?

Examinez toute l’étendue de l’expérience de l’employé, sur site et à domicile. Visez une connexion transparente entre les deux.

Étape 1 : Offrez à chaque employé un bureau à domicile ergonomique et productif

À la maison, les employés doivent disposer d’un bureau de qualité, d’une chaise ergonomique, d’un écran externe ou d’un élévateur pour ordinateur portable permettant d’élever l’écran à la hauteur des yeux, ainsi que d’un clavier et d’une souris externes permettant des postures naturelles pour taper à l’ordinateur et s’en servir (coude plié à ~90°). Les employés de petite taille peuvent bénéficier d’un repose-pieds pour une bonne circulation des jambes. Si certains d’entre eux souffrent de fatigue oculaire ou de maux de tête, les lunettes anti-lumière bleue sont un autre produit simple qui mérite un petit investissement.

« Hybridez » votre bureau avec les bons espaces de travail et de réunion pour combler le fossé virtuel

La communication et la collaboration constituent un défi dans un monde hybride pour des raisons évidentes. En effet, le sens et le ton émotionnel peuvent être perdus lorsque le mode de connexion est virtuel.

D’excellents espaces de réunion, de travail, d’appel téléphonique et de vidéoconférence permettent de combler le fossé virtuel. Si votre bureau ouvert est chaotique, bruyant ou manque d’intimité, ces espaces doivent être insonorisés et privés, c’est une mesure absolument essentielle. Les environnements de bureaux hybrides essentiels comprennent des espaces de vidéoconférence de haute qualité pour une personne, des salles de conférence pouvant accueillir de 4 à 8 employés, des espaces de réunion privés pour un tête-à-tête (voir : hushMeet.S), des espaces de réunion acoustiques pour 4 personnes et des cabines téléphoniques de bureau pour les appels privés. Jetez un œil : 5 investissements essentiels en matière de bureaux hybrides.

Étape 3 : Donnez la priorité à la santé mentale et au bien-être

L’enquête sur le sentiment des RH de 2021 de Future Workplace révèle que la santé mentale et le bien-être des employés constituent la principale priorité des dirigeants RH tournés vers l’avenir. Vous trouverez ci-dessous des moyens fondamentaux pour favoriser ces deux aspects dans un monde hybride.

Responsabilisez l’individu …

En appliquant chez vous notre première ligne directrice. L’approche « axée sur les employés » est la plus judicieuse lorsque le bien-être est une priorité. Lorsque les gens sont écoutés et compris, ils sont responsabilisés. Ils ont la capacité d’harmoniser le travail et la vie privée. Une approche plus intégrative en résulte, produisant de meilleurs résultats dans les deux domaines. En fait, Gartner a constaté que les entreprises ayant un haut degré de flexibilité ont presque 3 fois plus de chances d’obtenir une grande performance de la part de leurs employés.

Réduire le bruit des bureaux …

Le bruit au bureau est un facteur de stress important qui peut contribuer au burn out. Comme nous l’avons mentionné plus haut, les pods de bureau sont un rival digne de ce nom en matière de bruit, car ils piègent et éliminent les sources primaires de celui-ci. Et comme ils sont fermés ou semi-fermés, ils réduisent également les stimuli visuels gênants, qui peuvent être tout aussi stressants. Une fois que vous avez éliminé les principales sources de bruit, des panneaux acoustiques portables, des mousses insonorisantes, des peintures absorbant les sons et d’autres aménagements intérieurs tels que des rideaux et des tissus insonorisants peuvent contribuer à parfaire le « paysage sonore » du bureau, zone par zone. Découvrez le lien important entre le bruit au bureau (et les autres distractions), le stress et le burn out : L’open space est-il une source de burn out au bureau ?

Donnez aux employés plus d’intimité au bureau…

L’intimité au bureau est liée à la satisfaction au travail et aux performances. En effet, « l’intimité architecturale », c’est-à-dire le sentiment d’intimité dans son espace de travail, affecte par exemple « l’intimité psychologique », c’est-à-dire le sentiment de contrôle de soi. En termes simples, l’intimité permet aux employés de se sentir bien ; la productivité découle d’un état de bien-être. Les employés doivent donc avoir accès à des espaces privés à la demande sur leur lieu de travail. Lorsqu’un coéquipier a besoin de prendre un appel personnel, il doit pouvoir se rendre dans une cabine téléphonique ou une petite salle de réunion, tout simplement. Lorsque les employés ont besoin de s’adresser à leurs superviseurs pour une discussion sensible en tête-à-tête, ils devraient pouvoir se retrouver facilement dans une cabine pour 2 personnes comme hushMeet.S (ou un environnement privé similaire). Lorsqu’un employé a simplement besoin de calme et de tranquillité pour du travail qui nécessite de la concentration, il devrait pouvoir s’installer dans un espace de travail personnel comme celui que propose hushWork.sit&stand.

Veillez donc à ce que vos coéquipiers ne se battent jamais pour des espaces limités ou ne soient pas obligés de sortir dehors pour téléphoner – ou, pire encore, de prendre leurs appels ou de participer à leurs réunions dans l’open space. L’intimité est fondamentale.

Favorisez l’autonomie sur le lieu de travail…

L’autonomie est également un élément central du bien-être. Les employés qui bénéficient d’un niveau d’autonomie plus élevé dans leur travail constatent des effets positifs sur leur bien-être de manière générale et des niveaux plus élevés de satisfaction professionnelle. Parce que les pods, cabines et autres espaces de travail fermés permettent aux employés d’être autonomes dans leur environnement de travail, ils constituent l’un des investissements les plus puissants en matière de bien-être dans les bureaux ouverts.

En effet, non seulement chaque pod offre calme et intimité, mais ils sont également entièrement équipés, avec un éclairage et une ventilation réglables. Dans un pod ou une cabine, l’employé contrôle tous les aspects environnementaux fondamentaux de son espace de travail : son, lumière, stimuli visuels et ventilation.

Tirez parti des fonctions sociales du bureau (réunions, collaboration et socialisation)

« Nous sommes des êtres sociaux et émotionnels. Des liens sociaux et émotionnels forts rendent plus heureux pour un travail plus sain et de meilleure qualité »

– affirme Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Un aspect important pour que le travail à distance soit efficace est que le bureau prenne en charge toutes les fonctions sociales. En effet, le bureau favorise ces moments basés sur la sincérité et la spontanéité qui permettent de nouer des relations. Et les relations permettent un meilleur travail grâce à un meilleur moral. En fait, les amitiés au travail peuvent doubler de 50 % la satisfaction des employés, et les employés ayant un meilleur ami au travail se disent plus impliqués.

La socialisation donne tout simplement un sens au travail comme à la vie. Les aspects réels et humains qui consistent à être physiquement ensemble, rattraper le temps perdu, partager les dernières nouvelles et faire un brainstorming sont des aspects qui contrebalancent le côté distant du travail à domicile.

En savoir plus sur ce sujet d’actualité : Quel est le rôle du bureau dans un monde du travail hybride ?

Votre bureau manque-t-il d’espaces sécurisés pour les fonctions de travail social ? Envisagez les pods de travail acoustiques Hushoffice. Privés, calmes et confortables, les pods « hybrident » le bureau en offrant aux employés des espaces sûrs et pratiques pour se retrouver.

Parlons des microbes.

Avant 2020, les travailleurs au sein de bureaux en open space prenaient 62 % de jours de maladie en plus que ceux des bureaux traditionnels. Cela n’est pas surprenant si l’on considère qu’en l’absence de cloisons, de panneaux ou de murs de quelque nature que ce soit, les microbes ont le champ libre sur le lieu de travail.

Et bien sûr, les microbes ne sont pas le seul facteur affectant la santé au sein d’un open space. Le bruit dans un open space contribue également au stress et le stress affaiblit le système immunitaire. Le manque d’intimité contribue également au stress, comme mentionné ci-dessus.

La bonne nouvelle, c’est qu’une option telle qu’un pod de travail est une solution à trois pour un. D’une part, les pods peuvent être beaucoup plus stériles que l’espace de travail partagé. Par exemple, toutes les surfaces fréquemment touchées dans les cabines Hush sont recouvertes d’un revêtement nano-photocatalytique qui empêche le développement des virus et autres microbes. Le dioxyde de titane contenu dans le nano-revêtement catalyse la formation d’espèces réactives oxygénées sous l’effet de la lumière, oxydant ainsi les virus, les bactéries et autres contaminants organiques. En bref, les surfaces fréquemment touchées au sein de la cabine sont maintenues pratiquement stériles. Dans le même temps, chaque cabine élimine le bruit des bureaux et offre aux employés de l’intimité. Trois points de stress qui mordent la poussière au nom du bien-être !

Comment les pods de bureau rendent les réunions, la collaboration et la socialisation plus sûres

• Alors que le bureau est ouvert et partagé, les pods/cabines sont fermés et privés, ce qui simplifie leur hygiénisation
• Les pods Hushoffice sont revêtus d’une solution anti-virus – une fine couche de nano-photocatalyseur qui empêche le développement des virus et des microbes

Réservez des moments en tête-à-tête avec les responsables tous les mois

« Gestion des performances, coaching, mentorat, formation, etc. Les responsables RH influencent tous les aspects « humains » de l’entreprise. Ils ont besoin d’un environnement adéquat au bureau pour rencontrer les chefs d’équipe en tête-à-tête »

– explique Eliza Donek, Product Manager, Hushoffice.

Identifier et comprendre pleinement les obstacles est déjà assez difficile. Concevoir et mettre en œuvre les bons changements est une toute autre paire de manches. Faire en sorte que l’« hybride » fonctionne pour tout le monde nécessitera le meilleur travail d’équipe possible, cela ne fait aucun doute. Le temps consacré aux entretiens individuels sera donc essentiel dans les mois à venir. Les managers auront besoin d’un soutien et d’une formation cohérents. Les entretiens individuels sont également une excellente occasion pour les managers de rencontrer les membres de leur équipe de manière indépendante. Comme la visibilité du manager est intrinsèquement moins importante dans un monde hybride (avec des coéquipiers travaillant à distance une partie du temps), les entretiens individuels deviendront un moment indispensable pour communiquer.

Enquête type – rencontre individuelle avec les managers

Comment le bureau peut-il mieux soutenir les membres de votre équipe à distance ? Et les membres de l’équipe sur place ?

Quelles difficultés les membres de votre équipe rencontrent-ils à la maison ? Et au bureau ?

Pensez-vous que les membres de votre équipe sont plus ou moins impliqués lorsqu’ils travaillent à domicile ?

Quelle a été la plus grande réalisation de votre équipe ce mois-ci ? Et le plus grand défi ?

Quelles frustrations rencontrez-vous dans le domaine de la collaboration ? Et de la communication ?

Quels défis rencontrez-vous dans la surveillance des employés ? Avez-vous du mal à suivre les progrès ? Quels éléments de notre nouvelle politique vos coéquipiers apprécient-ils et n’apprécient-ils pas ?

Sommaire : 5 lignes directrices pour les responsables RH – le travail hybride

1. Comprenez d’abord les besoins de votre personnel
2. Définissez des attentes claires
3. Visez une connexion transparente entre le bureau et le domicile
4. Tirez parti des fonctions sociales du bureau
5. Réservez des moments en tête-à-tête avec les responsables

Questions fréquemment posées sur les pods Hushoffice

Comment fonctionne le revêtement anti-virus ?

Lisez tout à ce sujet ici.

Les pods pour bureaux ont-ils un mobilier intégré ?

Oui ! Les cabines téléphoniques de bureau hushPhone sont équipées d’une table rabattable pour ordinateur, d’une tablette ergonomique sur laquelle on peut s’appuyer en position debout et d’un tabouret au sol en option. Le pod de vidéoconférence hushHybrid est équipé d’un sofa confortable et d’un bureau réglable en profondeur. Le pod de réunion hushMeet pour 4 personnes, la version semi-fermée hushMeet.open, le pod de réunion hushMeet.S pour 2 personnes et la version semi-fermée hushMeet.open.S comportent tous deux des bancs rembourrés et une table de salle de réunion. HushWork.sit&stand (le pod qui sert de poste de travail à hauteur réglable) comporte un bureau assis-debout, tandis que la cabine de la salle de conférence hushMeet.L offre une table de conférence en option. Les deux espaces de travail de hushTwin, la petite cabine insonorisée commune, comportent un bureau et une banquette rembourrée.

Où puis-je voir la gamme complète des pods de bureau Hush ?

Ici même !