Praca biurowa na open space po COVID-19 – jak przeorganizować firmę?

Open space – coś więcej niż tylko biuro

Początki biur typu open space nie były łatwe: choć idei przyświecały szczytne pobudki, to jednak wiele firm zaczęło wykorzystywać ten model organizacji przestrzeni głównie do tego, by pomieścić większą liczbę pracowników na mniejszej przestrzeni i w efekcie obniżyć koszty. Nieustający hałas, gwar rozmów przemieszany z dźwiękami licznych maszyn do pisania, dzwoniące telefony… W XX-wiecznych biurach warunki do pracy wcale nie były sprzyjające! Na szczęście czasy się zmieniły, a właściciele firm zdali sobie sprawę z tego, że liczy się nie tylko niski koszt najmu przestrzeni biurowej, ale również komfort pracowników. Nowoczesne biura typu open space to coś więcej niż tylko pomieszczenie z biurkami – to także rozwiązanie ułatwiające komunikację, przepływ informacji między ludźmi oraz ich integrację. Jak wszystko, także i biura open space mają swoje wady, a do najważniejszych zalicza się ograniczenie prywatności pracowników oraz hałas wypełniający tę przestrzeń. Z tego względu praca na open space ma zarówno swoich zwolenników, jak i przeciwników. Jedno jest pewne: odpowiednia aranżacja potrafi całkowicie odmienić taką przestrzeń, odpowiadając na bieżące potrzeby – również w dobie pandemii i tuż po niej.

Open space a koronawirus – szansa czy zagrożenie?

Wbrew pozorom wcale nie jest łatwo odpowiedzieć na to pytanie. Duża przestrzeń biurowa z licznymi stanowiskami to większe ryzyko, ponieważ wiele osób znajduje się jednocześnie w jednym pomieszczeniu. W dobie pandemii trudno wyobrazić sobie pracę biura, w którym współpracownicy nieustannie przemieszczają się pomiędzy stanowiskami lub umawiają na spotkania zespołów. Z drugiej jednak strony, poszczególne biurka można dość łatwo oddzielić, a duża przestrzeń to także szansa na zachowanie dystansu społecznego. Praca w biurze open space także może być bezpieczna – warunkiem jest jednak wprowadzenie ściśle określonych zasad oraz dodatkowych rozwiązań zmieniających nieco organizację biura. Co można zrobić w tej sytuacji?

Pandemiczne biuro – podejdź do niego z dystansem!

Podstawową zasadą, panującą obecnie w każdym biurze, jest konieczność zachowania dystansu społecznego. Pracodawca ma obowiązek zapewnienia co najmniej 1,5 metra odległości pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy. Jeśli w jakiejś firmie nie można przestawić w odpowiedni sposób biurek: w biurach (także tych typu open space) można wprowadzić pracę zmianową, by uruchamiać na przykład co drugie lub nawet co trzecie stanowisko.

Warto jednak zdystansować się także nieco do obowiązku pracy stacjonarnej. Pandemia wymusiła na wielu firmach konieczność wprowadzenia pracy zdalnej; pracownicy zamiast przy biurkach wykonywali swoje obowiązki we własnych domach. Badanie „Voice of the European workforce” przeprowadzone przez firmę doradczą Deloitte wykazało, że aż 57% badanych spodziewa się częstszej pracy zdalnej po zakończeniu pandemii; warto zatem wykorzystać nowe umiejętności pracowników i umożliwić im pracę w systemie hybrydowym. To dla nich oszczędność czasu, a firma może liczyć na zmniejszenie kosztów związanych z eksploatacją biura. Należy wspomnieć także o komforcie psychicznym pracowników – wiele osób bagatelizuje pierwsze objawy przeziębienia i zjawia się w biurze, by nie tracić dnia pracy. W czasie pandemii taka sytuacja jest niedopuszczalna, dlatego dobrą praktyką jest umożliwienie pracownikom wykonywania obowiązków zdalnie, jeśli mają oni taką potrzebę.

To jeszcze open space czy już tradycyjne biuro? Czas na zmianę aranżacji

Członkowie zespołu pracującego nad projektem na tak zwaną odległość ręki, odwiedziny pomiędzy stanowiskami, wspólne przerwy na kawę i dyskusje w kuchni – to już niestety niemożliwe. Dystans, dystans, dystans – powtarzają wszyscy do znudzenia i niestety mają rację. Pracownicy spędzają niemal cały czas pracy przy własnym stanowisku, a rozmowy pomiędzy zespołami odbywają się zazwyczaj online. W połączeniu z normalnym biurowym gwarem dodatkowy szum wielu rozmów telefonicznych oraz wideokonferencji sprawia, że wcale nie jest łatwo skupić się na wykonywaniu swoich obowiązków. Generalny remont i wydzielenie pomieszczeń dla kilkunastu, a czasem nawet kilkudziesięciu pracowników nie jest możliwe… A może jednak? Nowoczesne kabiny akustyczne umożliwiają pracę w ciszy i skupieniu – z powodzeniem mogą zastąpić nie tylko małe jednoosobowe pokoje, ale również pomieszczenia do pracy zespołowej lub nawet niewielkie sale konferencyjne.

Kabiny akustyczne: gdy cisza staje się niezbędna

Ważna wideokonferencja z klientem? Tworzenie sprawozdania na koniec miesiąca? A może wprowadzanie poprawek do rozliczenia? Każdy czasem potrzebuje chwili skupienia, a w biurach typu open space niełatwo o całkowitą ciszę. W takich momentach doskonale sprawdzają się kabiny hushWork. Choć z pozoru niewielkie, dzięki maksymalnemu wykorzystaniu przestrzeni wewnątrz umożliwiają pracę w komfortowych warunkach, a kompleksowe wyposażenie sprawia, że z powodzeniem mogą być uznawane za osobne pomieszczenie. Kabiny hushWork oraz hushPhone zapewniają także prywatność pracownikom, którzy niezbyt dobrze czują się w przestrzeni open space i obawiają się kontaktów ze współpracownikami. hushMeet to z kolei rozwiązanie pozwalające na zorganizowanie pracy zespołowej w pandemicznych warunkach: wygodna kabina pomieści nie tylko pracowników, ale również laptopy, rzutnik, niezbędne dokumenty i wszystko to, co potrzebne jest w danej chwili do efektywnej pracy. Kabiny hushMeet pozwalają także na spotkania z klientami i kontrahentami w nowej, pandemicznej rzeczywistości, będąc doskonałą „miejscówką” na profesjonalną wideokonferencję. To świetna inwestycja – nie tylko do biura typu open space!