Praca zespołowa sprawia, że system hybrydowy działa

4 konkluzje z nowego raportu firmy Microsoft na temat przyszłości pracy w 2022 r związane z pracą zespołową

1. Ustanowienie 2–3 dni w tygodniu wolnych od spotkań.

2. Kiedy już się spotkacie, wybierzcie format odpowiedni do celu spotkania.

3. Rozwiąż problem niepożądanych hałasów w tle poprzez zapewnienie pracownikom spokojnych, prywatnych miejsc na terenie zakładu pracy, w których mogą prowadzić rozmowy telefoniczne.

4. Doposażenie przestrzeni wspólnych w biurze – budowanie trwałych relacji.

1.   Ustanowienie 2–3 dni w tygodniu wolnych od spotkań.

Z danych przedstawionych w raporcie wynika, że ustanowienie dni wolnych od spotkań może przynieść wiele korzyści.Trzy dni w tygodniu wolne od spotkań to najlepszy punkt, który poprawia autonomię o 83%, produktywność o 73%, satysfakcję o 65%, komunikację o 61% i zaangażowanie o 41%.

3 dni w tygodniu wolne od spotkań mogą zmniejszyć stres o około 57%, a mikrozarządzanie o około 68%.

Takie są wnioski z badania przeprowadzonego w 2022 r., o którym mowa w raporcie. Własne badania firmy Microsoft na ten temat wykazały podobne wyniki. 73% ankietowanych stwierdziło, że piątki bez spotkań wpłynęły korzystnie na ich samopoczucie, a 77% stwierdziło, że dały im więcej czasu na pracę wymagającą koncentracji.

Oczywiście, jeśli organizuje się mniej spotkań, każde z nich musi być trafione.

Napięty porządek obrad. Demokratyczne podejście do podejmowania decyzji. Doskonała przestrzeń do spotkań (np. przenośna budka hushMeet.S dla 2 osób). Odpowiednie skupienie, podejście i atmosfera to trzy elementy zapewniające płynność spotkania. Zapoznaj się z naszą listą 16 innych wskazówek dotyczących spotkań hybrydowych.

Najbardziej przekonujące statystyki dotyczące korzyści płynących z ustalonych dni wolnych od spotkań dotyczą produktywności i stresu. Trzy dni wolne od spotkań mogą zwiększyć produktywność o 73% i zmniejszyć stres o – równie zdumiewające – 57%. Już samo to jest wspaniałe. Ograniczając liczbę dni spotkań, zmuszamy się także do efektywnego wykorzystania każdego z nich, ponieważ będzie ich mniej. Niezbędnym wsparciem są tu doskonałe przestrzenie konferencyjne. Warto rozważyć takie rozwiązanie, jak kabina hushMeet dla 4 osób lub modułowa kabina hushMeet.L dla 8 osób. Obie są akustyczne, wyposażone w instalację elektryczną, regulowane oświetlenie i wentylację oraz wygodne meble

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

2.   Kiedy już się spotkacie, wybierzcie format odpowiedni do celu spotkania.

Raport firmy Microsoft zwraca uwagę na to, że mądre wybieranie formatów spotkań ma kluczowe znaczenie dla zmniejszenia znużenia wideokonferencjami.

Kiedy łączyć się przez telefon, wideo lub w biurze? Zobacz wykres na stronie 32 raportu.

Zakłada on, że dzielenie się głosem i ekranem – ale niekoniecznie obrazem wideo – jest niezbędne w przypadku wszystkich rodzajów spotkań. Obraz wideo jest jednak niezbędny w przypadku spotkań służących rozwiązywaniu konfliktów i budowaniu zaufania, ponieważ pozwala poznać gesty i mimikę. Dlatego hybrydowe biuro musi być wyposażone w doskonałe miejsca do prowadzenia rozmów wideo.

Rozmowy wideo mogą mieć bardziej integracyjny charakter niż rozmowy telefoniczne.

Zwłaszcza gdy uczestnicy są głusi lub niedosłyszący (ponieważ wideo umożliwia czytanie z ruchu warg). W związku z tym kabiny do wideorozmów, takie jak hushHybrid, mogą również pomóc w uwzględnieniu neuroróżnorodności – są one nieodłącznym elementem bardziej integracyjnego miejsca pracy.

Zapobiegaj zmęczeniu wideorozmowami, zachęcając swój zespół do powrotu do biura.

Wyposaż biuro w niezbędne elementy hybrydowe, takie jak ścianki działowe i kabiny do spotkań. W pełni funkcjonalne budynki będą przyciągać ludzi z powrotem. Będą częściej przebywać razem, spotykać się osobiście tak często, jak wirtualnie, znajdując zdrową równowagę między światem „wirtualnym” i „rzeczywistym”.

3.   Rozwiąż problem hałasów przestrzeniami, w których można prowadzić rozmowy telefoniczne.

Firma Microsoft sprytnie ukuła termin „problem dmuchawy do liści”, opisujący nowe zjawisko, charakterystyczne dla połączeń wideo.

Co to jest „problem dmuchawy do liści”?

Powiedzmy, że Brad ma rozmowę w biurze. Jego uwagę odwraca Eric, współpracownik, który w pobliżu głośno omawia jakiś problem. Zdalni współpracownicy biorący udział w rozmowie Brada nie wiedzą, że źródłem jego roztargnienia jest współpracownik, a nie brak zainteresowania. Mogą uznać Brada za nieuprzejmego, ponieważ jego uwaga wydaje się być podzielona.

„Problem dmuchawy do liści” jest funkcją rozpraszania dźwiękowego i wizualnego.

Firma Microsoft nazywa to „problemem dmuchawy do liści”, ponieważ taki scenariusz zdarzył się w domu, gdy Brad był rozproszony przez dmuchawę do liści pracującą na zewnątrz jego mieszkania. Uczestnicy spotkania nie widzieli całego obrazu, a jedynie pozorne zaabsorbowanie Brada czymś innym.

Nie można sobie pozwolić na ponoszenie kosztów związanych z „problemem dmuchawy do liści”.

Pracownicy muszą mieć możliwość wyboru dobrych miejsc spotkań na terenie biura, w których nie panuje chaos. W przeciwnym razie podczas rozmów będą oni odchodzić na boczny tor, pomijać kluczowe informacje, może nawet odrzucając potencjalnych klientów i partnerów (jeśli okaże się, że brakuje im zaangażowania lub świadomości).

Biurowe kabiny akustyczne zapewniając prywatność są rozwiązaniem problemu.

Eliminują zakłócenia, zapewniają skupienie.

Kabiny rozwiązują problem koncentracji w otwartym biurze, chroniąc pracowników przed wszelkiego rodzaju czynnikami rozpraszającymi. I cóż, nawet najbardziej oświeconym z nas przeszkadza zamieszanie w otwartym biurze. Koncentracja zostaje zachwiana. Pojawia się irytacja. Jest to zrozumiałe, ponieważ ponowne skupienie uwagi zajmuje ponad 23 minuty. Rozwiązaniem są kabiny akustyczne.

4.   Doposażenie przestrzeni wspólnych w biurze – budowanie trwałych relacji.

Raport firmy Microsoft jest pełen danych pokazujących, że interakcje społeczne równają się zaufaniu i dzieleniu się wiedzą. Najpierw nieformalne połączenie. Przypadkowa pogawędka w południe z kolegą z pracy. Szukanie nowych restauracji na wynos podczas lunchu. Wszystkie te proste rzeczy okazały się skuteczne w budowaniu konstruktywnych partnerstw w pracy.

Jak przygotować grunt pod socjalizację? Zmodernizuj główne pomieszczenia socjalne.

Prywatne pomieszczenie na przerwy (wskazówka: hushMeet.L). Tętniąca życiem kawiarnia. Tętniący życiem salonik z częściowo izolowaną akustycznie kabiną. Elastyczne urządzenie przestrzeni przy użyciu hushWall. Wszędzie tam, gdzie zbierają się już ludzie. W każdy punkt styku z ludźmi wkładaj więcej uczucia, czyniąc każdy z nich jeszcze bardziej przyjaznym i wygodnym.

Zachęć swój zespół do stworzenia własnych rytuałów towarzyskich.

Przerwa na poranną kawę. Cotygodniowe obchody znaczącego kamienia milowego. Comiesięczne wyróżnienie każdego pracownika za jego wybitną pracę. Rutynowe rytuały nie tylko pozwalają na regularną socjalizację – pomagają utkać tkankę zdrowej kultury.

Częste kontakty towarzyskie oznaczają bardziej płynną pracę hybrydową. Ponieważ oferują człowieczeństwo, którego brakuje w wymiarze wirtualnym – człowieczeństwo, którego bardzo potrzebujemy. Kiedy regularnie nawiązujemy kontakty, jesteśmy bliżej współpracowników i przełożonych, czujemy się z nimi swobodniej i ogólnie jesteśmy bardziej zrelaksowani. Dobrze jest dzielić się dziwnymi pomysłami, które często są najlepsze. Dajemy upust stresowi związanemu z pracą – już sama ta czynność go łagodzi. W prywatnych rozmowach obawy przepływają swobodnie, a my wspólnie je rozwiązujemy. Korzyści są nieskończone. Dlatego też przestrzenie socjalne w biurze muszą być na najwyższym poziomie – zachęcające i funkcjonalne

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Kabiny są doskonałym miejscem spotkań towarzyskich i zespołowych.

Szczególnie dla osób neurodywergentnych i introwertyków. Kabiny „izolacyjne” mogą w rzeczywistości sprawić, że biuro stanie się bardziej społeczne, a nie mniej. Twój nowy stażysta, który ma problemy z rozumieniem mowy w głośnym otoczeniu? Spotkania zespołu znów staną się przyjemniejsze dzięki zastosowaniu kabiny takiej jak hushMeet, ponieważ tłumi ona hałas, ułatwiając dyskusję. Twój marketingowiec z ADHD? Bez wysiłku wyzeruje się w kabinie hushMeet, z matową tylną szybą, która działa jak roleta.

Kabiny są doskonałym rozwiązaniem dla osób wrażliwych sensorycznie, które zazwyczaj wolą spokojną i cichą atmosferę pracy. Pody są również mobilne, dzięki czemu można w pełni dostosować ich układ. Budkę telefoniczną hushPhone i kabinę wideokonferencyjną hushHybrid można przesuwać, po prostu ją pchając. Inne kabiny z kolekcji Hushoffice można przemieszczać za pomocą wózka paletowego. Zapewniają one pracownikom prywatność i ciszę, a jednocześnie sprawiają, że układ można dowolnie kształtować

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Co o tym sądzisz? Czy Twój zespół rozważał wprowadzenie dni wolnych od spotkań? W jaki sposób podejmujecie decyzję o tym, czy spotkać się za pośrednictwem wideo, telefonu czy osobiście? Czy ktoś skarżył się na zmęczenie wideokonferencjami? Na akustyczne lub wizualne zakłócenia podczas rozmów? Co najważniejsze… czy zastanawiałeś się już nad budkami akustycznymi Hushoffice?

Jeśli masz pytania, napisz do nas.

4 konkluzje z nowego raportu firmy Microsoft na temat przyszłości pracy w 2022 r. związane z pracą zespołową

1. Ustanowienie 2–3 dni w tygodniu wolnych od spotkań.

2. Kiedy już się spotkacie, wybierzcie format odpowiedni do celu spotkania.

3. Rozwiąż problem niepożądanych hałasów w tle poprzez zapewnienie pracownikom spokojnych, prywatnych miejsc na terenie zakładu pracy, w których mogą prowadzić rozmowy telefoniczne.

4. Doposażenie przestrzeni wspólnych w biurze – budowanie trwałych relacji.

Praca zespołowa w modelu hybrydowym – często zadawane pytania

Co to jest współpraca hybrydowa?

Współpraca hybrydowa polega na tym, że pracownicy działają razem, ale z różnych miejsc. Jeden z nich w biurze. Inny – w domu lub na przykład w kawiarni. Akustyczne kabiny biurowe, takie jak hushMeet, umożliwiają hybrydową współpracę, osłaniając pracowników biurowych przed zamieszaniem na otwartej przestrzeni w prywatnym środowisku.

Jak współpracować w hybrydowym miejscu pracy?

Ustanów 2–3 dni w tygodniu wolne od spotkań, aby każde spotkanie miało charakter wysoce zespołowy i było wartościowe. Należy pamiętać o wybraniu odpowiedniego formatu (wideo, audio lub osobiście) dla każdego celu. Pozwoli to uniknąć zmęczenia wideorozmowami – równowaga ma znaczenie. Zapewnij pracownikom na miejscu ciche, prywatne przestrzenie do współpracy zarówno osobistej (w wieloosobowej kabinie, np. hushMeet.L), jak i wirtualnej (w jednoosobowym podzie, np. hushHybrid). Wreszcie zmodernizuj przestrzenie socjalne w biurze, aby sprzyjać częstym spotkaniom towarzyskim i trwałym relacjom. Dobre relacje oznaczają płynną współpracę.

Jak kabiny biurowe sprzyjają współpracy?

Kabiny zamykają w sobie hałas. Wewnątrz takiej kabiny zespół może się wyszaleć, nie martwiąc się o to, że przeszkadza innym. Dzięki temu współpraca układa się lepiej.