Teamwork macht den hybriden Traum wahr

4 Aufrufe zum Handeln aus dem „Neuen Bericht zur Zukunft der Arbeit 2022“ von Microsoft zum Thema Teamarbeit

1. Legen Sie 2-3 besprechungsfreie Tage pro Woche fest

2. Wenn Sie sich treffen, dann wählen Sie das richtige Format für den direkten Zweck des Treffens

3. Beheben Sie das Problem mit Umgebungslärm, indem Sie den Mitarbeitern vor Ort ruhige, private Räume für Anrufe zur Verfügung stellen

4. Sozialräume im Büro nachrüsten — dauerhafte Beziehungen fördern

1.   Legen Sie 2-3 besprechungsfreie Tage pro Woche fest

Die in dem Bericht genannten Daten zeigen, dass die Einführung von besprechungsfreien Tagen eine Vielzahl von Vorteilen bieten kann. Drei besprechungsfreie Tage pro Woche sind das Optimum für die Verbesserung von Autonomie (um 83 %), Produktivität (um 73 %), Zufriedenheit (um 65 %), Kommunikation (um 61 %) und Engagement (um 41 %).

3 besprechungsfreie Tage pro Woche können den Stress um etwa 57 % und das Mikromanagement um etwa 68 % verringern.

Dies ist das Ergebnis einer Umfrage aus dem Jahr 2022, auf die in dem Bericht Bezug genommen wird. Microsofts eigene Untersuchungen zu diesem Thema zeigen ähnliche Ergebnisse: 73 % der Befragten gaben an, dass die besprechungsfreien Freitage ihrem Wohlbefinden zugutekommen, während 77 % sagten, dass sie dadurch mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten haben.

Wenn Sie weniger Besprechungen abhalten, muss natürlich jede einzelne ihr Ziel erreichen.

Eine straffe Tagesordnung. Ein demokratischer Ansatz für die Entscheidungsfindung. Ein hervorragender Besprechungsraum (wie die tragbare Arbeitsbox hushMeet.S für 2 Personen). Optimale Konzentration, die richtige Herangehensweise und eine fördernde Atmosphäre sind das Dreiergespann für einen reibungslosen Ablauf der Besprechung. Sehen Sie sich auch unsere Liste mit 16 weiteren Tipps für hybride Besprechungen an.

Die aussagekräftigsten Statistiken über die Vorteile von Tagen ohne Besprechungen betreffen Produktivität und Stress. Drei Tage ohne Besprechungen können die Produktivität um erstaunliche 73 % steigern und den Stress um ebenso beachtliche 57 % verringern. Das allein ist schon großartig. Wenn wir die Anzahl von Tagen für Besprechungen begrenzen, zwingen wir uns auch dazu, aus jedem Treffen auch entsprechend Kapital zu schlagen, da weniger von ihnen zur Verfügung stehen. Tadellose Besprechungsräume sind dabei eine wesentliche Unterstützung. Ziehen Sie dafür eine Lösung wie die Besprechungskabine hushMeet für 4 Personen oder die modulare Besprechungskabine hushMeet.L für bis zu 8 Personen in Betracht. Beide Lösungen sind akustisch und mit Strom, regulierbarer Beleuchtung und Belüftung sowie bequemen Möbeln ausgestattet

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

2.   Wenn Sie sich treffen, dann wählen Sie das richtige Format für den direkten Zweck des Treffens

In dem Bericht von Microsoft wird darauf hingewiesen, dass es enorm wichtig ist, die Formate von Meetings mit Bedacht zu wählen, um die Ermüdung durch Videokonferenzen zu verringern.

Wann ist der Kontakt per Telefon, über Videogespräche oder im Büro sinnvoll? Siehe das Diagramm auf S. 32 des Berichts.

Daraus geht hervor, dass Sprache und die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen — aber nicht unbedingt ein Videogespräch — für alle Arten von Meetings unerlässlich ist. Aber gerade für die Konfliktlösung und vertrauensbildende Gespräche ist der Kontakt über Video erforderlich, denn es ermöglicht uns das Wahrnehmen von Gestik und Mimik. Das hybride Büro muss also über hervorragende Videokonferenzräume verfügen.

Videoanrufe können inklusiver sein als Telefongespräche.

Vor allem, wenn die Teilnehmer gehörlos oder schwerhörig sind (da das Video Lippenlesen ermöglicht). Daher können erstklassige Videokabinen wie hushHybrid auch dazu beitragen, der neurodiversen Gesellschaft gerecht zu werden — sie sind ein wesentlicher Bestandteil eines integrativen Arbeitsplatzes.

Verhindern Sie die durch Videoanrufe hervorgerufene Ermüdung, indem Sie Ihr Team zurück ins Büro locken.

Rüsten Sie das Büro mit hybriden Elementen wie Trennwänden und Besprechungskabinen aus. Ihre voll funktionsfähiges Büro wird die Leute wieder anlocken. Sie werden häufiger zusammen sein, sich persönlich genauso häufig treffen wie virtuell, und ein gesundes Gleichgewicht zwischen „virtuell“ und „real“ finden.

3.   Beheben Sie das Problem mit Umgebungslärm, indem Sie den Mitarbeitern vor Ort ruhige, private Räume für Anrufe zur Verfügung stellen

Microsoft hat über den Begriff „leaf blower problem” (dt. Laubbläser-Problem“) auf das Problem mit Umgebungslärm hingewiesen, um ein neues Problem zu beschreiben, das nur bei Videoanrufen auftritt.

Worin besteht das Problem mit Umgebungslärm?

Nehmen wir an, Brad hat einen Anruf im Büro. Er wird von Eric abgelenkt, einem Mitarbeiter, der in der Nähe laut über ein Problem spricht. Die Kollegen, die Brads Anruf entgegennehmen, wissen nicht, dass der Grund für Brads Ablenkung John und nicht sein Desinteresse ist. Sie könnten Brad für unhöflich halten, da seine Aufmerksamkeit geteilt zu sein scheint.

Das Problem mit Umgebungslärm ist quasi eine Funktion akustischer und visueller Ablenkungen.

Microsoft  dieses Phänomen als „Laubbläser-Problem“ bezeichnet, weil das Szenario zuhause eintrat, als Brad beispielsweise durch das Geräusch eines Laubbläsers vor seiner Wohnung abgelenkt wurde. Die anderen Anwesenden bekamen nicht das ganze Bild mit, sondern nur Brads scheinbare Abgelenktheit.

Wir können es uns nicht leisten, die Kosten für das Problem mit Umgebungslärm aus dem Büro zu tragen.

Die Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, vor Ort Besprechungsräume zu wählen, in denen kein Chaos herrscht. Andernfalls werden sie bei ihren Anrufen abgelenkt und verpassen wichtige Informationen, was wiederum potenzielle Kunden und Partner abschrecken könnte (falls sich daraus fälschlicherweise ein Mangel an Engagement oder Aufmerksamkeit ableiten lässt).

Arbeitsboxen für die Privatsphäre sind die Lösung. Sie eliminieren Unterbrechungen und versetzen Sie in eine Oase der Konzentration.

Arbeitsboxen lösen das Konzentrationsproblem des Großraumbüros, indem sie die Mitarbeiter vor Ablenkungen jeglicher Art schützen. Denn selbst die „Aufgeklärtesten“ unter uns fühlen sich durch den Aufruhr auf der Büroetage gestört. Konzentration schwindet. Es kommt zu Irritationen. Dies ist verständlich, denn es dauert mehr als 23 Minuten, um sich neu zu konzentrieren. Arbeitsboxen sind die Lösung.

4.   Sozialräume im Büro nachrüsten — dauerhafte Beziehungen fördern

Der Bericht von Microsoft ist voll von Daten, die zeigen, dass soziale Interaktion gleichbedeutend mit Vertrauen und Wissensaustausch ist. Informelle Verbindungen sind der erste Schritt. Mittags zufällig bei einem Arbeitskollegen vorbeischauen. In der Mittagspause neue Imbissbuden kennenlernen. All dies sind einfache Dinge, die nachweislich konstruktive Arbeitspartnerschaften fördern.

Wie kann man die Voraussetzungen für Geselligkeit schaffen? Statten Sie die wichtigsten Sozialräume Ihres Büros noch besser aus.

Ein gemütlicher Pausenraum (Hinweis: hushMeet.L). Ein belebtes Café. Eine lebhafte Lounge mit ihrer halbschallgedämmten Kabine. Der flexible hushWall Huddle-Hub. Überall dort, wo sich die Menschen bereits zu versammeln scheinen. Stecken Sie etwas mehr Liebe in jeden Berührungspunkt für menschliche Beziehungen, machen Sie jeden einzelnen noch einladender und bequemer.

Ermutigen Sie Ihr Team, auch eigene soziale Rituale zu entwickeln.

Eine Kaffeepause am Vormittag. Eine wöchentliche Feier eines tollen Meilensteins. Eine monatliche Würdigung der herausragenden Leistungen eines Mitarbeiters. Zur Routine werdende Rituale ermöglichen nicht nur ein regelmäßiges geselliges Beisammensein, sondern tragen auch zum Aufbau einer gesunden Kultur bei.

Häufiges geselliges Beisammensein ist gleichbedeutend mit nahtlosem, hybridem Arbeiten. Denn das sorgt für die Menschlichkeit, die in der virtuellen Dimension fehlt — eine Menschlichkeit, die wir unbedingt brauchen. Wenn wir regelmäßig Kontakte knüpfen, fühlen wir uns näher an den Kollegen und Vorgesetzten, fühlen uns wohler mit ihnen und sind generell entspannter. Wir haben kein Problem damit, ungewöhnliche Ideen zu teilen, die oft die besten sind. Wir machen dem Arbeitsstress Luft — allein dadurch wird er abgebaut. In privaten Gesprächen lassen wir unseren Sorgen freien Lauf und lösen sie gemeinsam. Die Vorteile sind endlos. Deshalb müssen die Sozialräume im Büro einladend und funktional gestaltet sein

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager bei Hushoffice.

Diese Kabinen eignen sich hervorragend als Sozial- und Teamräume. Besonders für neurodivergente und introvertierte Personen.

„Isolier“-kabinen können das Büro nicht weniger, sondern noch geselliger machen. Hat Ihr neuer Praktikant Probleme damit, Sprache in lauten Räumen zu verstehen? In einer Kabine wie hushMeet werden Sie Teamversammlungen wieder genießen, da sie den Lärm ablenkt und die Diskussion klarer macht. Ihr Marketingleiter leidet an ADHS? Dank hush Meet mit seiner mattierten Rückwand, die wie eine Trennwand wirkt, werden problemlos damit zurechtkommen.

Büroboxen sind ein wunderbarer Vorteil für sensorisch empfindliche Menschen, die im Allgemeinen eine ruhige und friedliche Arbeitsatmosphäre bevorzugen. Sie sind auch mobil, so dass der Grundriss vollständig anpassbar ist. Die Telefonkabine hushPhone und die Videokonferenzkabine hushHybrid sind beide durch Verschieben beweglich. Andere Büroboxen der Hushoffice-Sammlung sind mit einem Palettenheber versetzbar. So bieten sie den Mitarbeitern Privatsphäre und Ruhe und sorgen für die Anpassungsfähigkeit des Grundrisses

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Was meinen Sie dazu? Hat Ihr Team besprechungsfreie Tage in Betracht gezogen? Wie entscheiden Sie alle, ob Sie sich über ein Videogespräch, per Telefonanruf oder persönlich treffen wollen? Hat jemand über Ermüdungserscheinungen bei Videokonferenzen geklagt? Akustische oder visuelle Unterbrechungen bei ihren Anrufen? Das Wichtigste… haben Sie schon  Büroboxen von Hushoffice  schon in Betracht gezogen? 🙂 Wenn Sie Fragen haben, dann schreiben Sie uns.

Zusammenfassung 4 Aufrufe zum Handeln aus dem „Neuen Bericht zur Zukunft der Arbeit 2022“ von Microsoft zum Thema Teamarbeit

1. Legen Sie 2-3 besprechungsfreie Tage pro Woche fest

2. Wenn Sie sich treffen, dann wählen Sie das richtige Format für den direkten Zweck des Treffens

3. Beheben Sie das Problem mit Umgebungslärm, indem Sie den Mitarbeitern vor Ort ruhige, private Räume für Anrufe zur Verfügung stellen

4. Sozialräume im Büro nachrüsten — dauerhafte Beziehungen fördern

Hybride Zusammenarbeit – häufig gestellte Fragen

Was ist hybride Zusammenarbeit?

Hybride Zusammenarbeit bedeutet, dass Mitarbeiter von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten. Erstens: im Büro. Zweitens, zum Beispiel zuhause oder von einem Café aus. Akustische Büroboxen wie hushMeet fördern die hybride Zusammenarbeit, indem sie den/die Mitarbeiter im Büro in einer privaten Umgebung vom Trubel auf der offenen Büroetage abschirmen.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit an einem hybriden Arbeitsplatz?

Legen Sie 2 bis 3 besprechungsfreie Tage pro Woche fest, wodurch jede tatsächlich abgehaltene Besprechung in hohem Maße auf Zusammenarbeit ausgerichtet ist und sich lohnt. Achten Sie darauf, dass Sie für jeden Zweck das richtige Format (Video, Audio oder persönlich) wählen. So wird die Ermüdung bei Videogesprächen in Grenzen gehalten — Ausgewogenheit ist wichtig. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern auch vor Ort ruhige, private Räume für die Zusammenarbeit, egal, ob persönlich (in einer Arbeitsbox für mehrere Personen wie hushMeet.L) oder virtuell (in einer Ein-Personen-Arbeitsbox wie hushHybrid). Und schließlich sollten Sie die Sozialräume in Ihrem Büro besser ausstatten, um häufige Kontakte und dauerhafte Beziehungen zu fördern. Gute Beziehungen bedeuten eine reibungslose Zusammenarbeit.

Wie fördern Büroboxen die Zusammenarbeit?

Büroboxen schirmen Sie von Lärm ab. So kann sich Ihr Team in einem solchen Raum regelrecht austoben, ohne dadurch andere zu stören. Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit.