16 Tipps für erfolgreiche hybride Besprechungen

Zusammenfassung: 16 Tipps für erfolgreiche hybride Besprechungen

1. Stellen Sie sich vor

2. Bleiben Sie präsent

3. Schauen Sie beim Sprechen direkt in die Kamera

4. Denken Sie wie ein Filmregisseur, um die Einbindung zu erhöhen

5. Bilden Sie Mitarbeiter in Telearbeit ab

6. Positionieren Sie Präsentatoren vor Ort auf für alle sichtbare Weise

7. Nutzen Sie die gute alte Q & A-Methode

8. Beziehen Sie alle in die Aktivitäten der Besprechung ein

9. Verbessern Sie den Sprachschutz im Büro

10. Test 1, 2

11. Schalten Sie das Mikrofon beim Zuhören stumm

12. Wählen Sie das richtige Format für die Besprechung

13. Denken Sie daran, dass Geduld eine Tugend ist

14. Ernennen Sie einen Moderator für größere Teambesprechungen

15. Gehen Sie mit dem Wissen um das Ziel hinein

16. Führen Sie regelmäßige Befragungen Ihres Teams zum Erhalt von Feedback durch

1.   Stellen Sie sich vor

Wenn Sie neue Leute treffen, begrüßen Sie sie, stellen Sie sich vor und beschreiben Sie Ihre Rolle im Unternehmen oder im Projekt.

2.   Bleiben Sie präsent

Die Versuchung, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, ist groß, wenn man virtuell tagt, da man leicht unbemerkt Texte schreiben oder tippen kann. Aber die Präsenz respektiert die Zeit und die Aufmerksamkeit aller Teilnehmenden. Eine dauerhafte Präsenz sorgt dafür, dass auch Sie nichts verpassen.

3.   Schauen Sie beim Sprechen direkt in die Kamera

Bei Videogesprächen besteht die Tendenz, den Blick auf den Bildschirm des Teilnehmers zu richten. Versuchen Sie stattdessen, direkt in Ihre eigene Kamera zu schauen. Dadurch werden andere Personen eingebunden – ein intensiver Blickkontakt gibt Menschen das Gefühl, direkt angesprochen zu werden.

4.   Denken Sie wie ein Filmregisseur, um die Einbindung zu erhöhen

Hybride Besprechungen zeichnen sich dann besonders aus, wenn die Organisatoren den Bedürfnissen der virtuellen und der vor Ort anwesenden Teilnehmer gleichermaßen Rechnung tragen. Überlegen Sie, was jede Person sieht und hört. Es lohnt sich, über diese Aspekte der Erfahrung von virtuellen Teilnehmern nachzudenken, denn sie sind die Gruppe, die oft außen vor bleibt. Wenn Sie sie bei Anrufen einbinden, dann werden sie auch im Allgemeinen engagiert bleiben.

Licht, Kamera, Action…

Montieren Sie die Kamera und positionieren Sie die Teammitglieder, die sich vom Büro aus zuschalten, mit Bedacht. Wenn die virtuellen Teilnehmer alle sehen können, fühlen sie sich stärker in das Gespräch einbezogen. Stellen Sie sicher, dass jeder alle Inhalte, auf die verwiesen wird, auch tatsächlich sehen kann. Das Ziel ist eine hohe Aufmerksamkeit in allen Bereichen. Professionelle Beleuchtung, Mikrofone, Video und Software erleichtern dies ebenfalls.

Videokonferenz-Büroboxen als Retter in der Not…

Fehlt es an Ihrem Arbeitsplatz an Ein-Personen-Räumen für Videoanrufe? Ziehen Sie eine vorgefertigte, voll ausgestattete Lösung wie die hushHybrid Bürobox für Videokonferenzenin Betracht. Videoanrufboxen wie hushHybrid sind eine hervorragende langfristige Lösung, da sie mobil sind. Sie können im Büro umgestellt und bei Bedarf in neue Gebäude verschoben werden. Sie sind eine Bereicherung, keine Belastung.

5.   Bilden Sie Mitarbeiter in Telearbeit ab

Wenn es die räumlichen Gegebenheiten erlauben, können Sie die virtuellen Teilnehmer auf einem großen, separaten Bildschirm im Besprechungsraum präsentieren. Es stimmt, manche Leute ziehen es vor, ein Foto oder einen Avatar anstelle eines Live-Videos zu verwenden. Aber die Namen und Gesichter aller Teilnehmenden auf einem Bildschirm zu sehen, ist eine todsichere Methode dafür, dass Teilnehmer, Vortragende und Moderatoren alle beteiligten Personen gleichermaßen würdigen.

6.   Positionieren Sie Präsentatoren vor Ort auf für alle sichtbare Weise

Wenn die Hauptmoderatoren der Besprechung vom Büro aus zugeschaltet werden, positionieren Sie sie zielgerichtet im Videokonferenzraum. Auf diese Weise entgehen den Gesprächsteilnehmern keine subtilen verbalen oder nonverbalen Hinweise, die für die Kommunikation nützlich sind. Im Idealfall sind die virtuellen Teilnehmer so sehr auf den Anruf eingestimmt, dass sie vergessen, dass sie nicht physisch anwesend sind.

7.   Nutzen Sie die gute alte Q & A-Methode

Eine Befragung der Gruppe an den Zwischenstationen ist eine hervorragende Möglichkeit, das Gespräch anzuregen. Wenn dies auf der Tagesordnung steht, sollten Sie es zu Beginn der Sitzung erwähnen, damit alle voll anwesend sind. In diesem Falle werden sich die Teilnehmer auf das Geben von Feedback vorbereiten. Sie werden sich Zeit nehmen, um über die Angelegenheit nachzudenken. Ermutigen Sie die Teilnehmer auch dazu, ihre eigenen Fragen einzureichen.

8.   Beziehen Sie alle in die Aktivitäten der Besprechung ein

Die meisten Bemühungen um eine persönliche Zusammenarbeit lassen sich auch virtuell wiederholen. Hierzu dienen die grundlegenden Tools von Videokonferenzsoftware. Achten Sie darauf, dass Ihre Instrumente jedem die gleiche Beteiligung ermöglichen.

9.   Verbessern Sie den Sprachschutz im Büro

Durch den Schutz der Privatsphäre werden die Mitarbeiter weder vom Lärm im Büro überflutet noch müssen sie befürchten, belauscht zu werden. Ohne den Sprachschutz können die Mitarbeiter abgelenkt und gestresst werden. Dies ist eine absolute Grundvoraussetzung. Private Arbeitsboxen können helfen – sie sind wie mobile Sprachschutzsysteme. Sie suchen nach Ideen? Dann schauen Sie sich die Hushoffice Kollektion von Büroboxen an.

Wie erreicht man Sprachschutz im offenen Büro…

Der Sprachschutz kann durch eine geschickte Raumaufteilung erreicht werden. Akustische Anwendungen und schalldichte Boxen sind ebenfalls sehr hilfreich. Falls Sie sich für Boxen interessieren, dann sind eine mobile Box für das Büro wie die private Telefonkabine hushPhone oder die Ein-Personen-Videokonferenzbox hushHybrid eine hervorragende Wahl. Sie wurden mit Sorgfalt mit dem Ziel entwickelt, Bürogeräusche abzuschirmen, die Sprachverständlichkeit zu schützen und die akustische Privatsphäre zu gewährleisten. Die in einer Bürokabine wie hushPhone oder hushHybrid produzierten Geräusche verbleiben auch in der besagten Bürokabine.

10.   Test 1, 2

Überprüfen Sie vor dem Anruf immer Ihre Softwareeinstellungen, die Internetverbindung, das Mikrofon und die Kamera. Machen Sie bei wichtigen Besprechungen einen Probelauf. Kaum etwas ist für die Stimmung in einem Meeting so schädlich wie Audio- und Videopannen. Ein Probelauf sorgt für ein reibungsloses Funktionieren der Technik. Außerdem werden die Mitarbeiter mit dem Ablauf und dem Inhalt der Besprechung vertraut gemacht, so dass sich eine unterbrochene Besprechung in ein flüssiges Gespräch verwandelt.

Sie arbeiten von zu Hause oder in Telearbeit? Ein paar Tipps…

Überlegen Sie, ob Sie Ihren Raum aufräumen können. Prüfen Sie die Beleuchtung im Voraus. Ihr Gesicht sollte gut beleuchtet sein, damit es auf dem Video ausreichend zu erkennen ist. Verringern Sie so gut es geht die Blendwirkung des Hintergrunds. Und nehmen Sie vom ruhigsten verfügbaren Bereich aus teil – idealerweise in einem separaten Raum.

3 spielerische Hacks für hybride Besprechungen…

Richten Sie den „Fokus-Assistenten“ beim Teilen des Bildschirms ein, um Benachrichtigungen stumm zu schalten

Wenn Sie Windows 10 verwenden, gehen Sie zu Einstellungen > System > Fokus-Assistent und setzen Sie die Option „Wenn ich meinen Bildschirm dupliziere“ auf „Ein“. Oder schalten Sie sie manuell über das Aktionscenter (unten rechts in der Windows 10-Taskleiste) ein. Wenn Sie mit einem Mac arbeiten, verwenden Sie eine Drittanbieter-Anwendung wie Muzzle, um Desktop-Benachrichtigungen automatisch auszuschalten.

Automatisches Kopieren der Einladungs-URL für schnellere Einladungen

Wenn Sie die Zoom-App verwenden, verwenden Sie das Tastaturkürzel „Einladen“ (unter MacOS: Befehl+I, unter Windows: Alt+I). Oder finden Sie die Funktion zum automatischen Kopieren von Einladungen in den allgemeinen Einstellungen Ihrer Besprechungs-Software. Klicken Sie das entsprechende Kästchen an, um Personen schnell einzuladen und den Prozess der manuellen Einladungen zu umgehen.

Ändern Sie Ihren Zoom-Namen

Wenn Sie sich in einem Zoom-Meeting befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilnehmer“, bewegen Sie den Mauszeiger über Ihren Namen, klicken Sie auf „Meh“ > „Umbenennen“ und ändern Sie vorübergehend Ihren in Zoom angezeigten Namen. Um ihn dauerhaft zu ändern, gehen Sie zum Zoom-Webportal, melden Sie sich bei Ihrem Konto an, klicken Sie auf „Profil“, klicken Sie auf „Bearbeiten“ in der oberen rechten Ecke, geben Sie Ihren neuen Namen ein und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

11.   Schalten Sie das Mikrofon beim Zuhören stumm

Ein weiteres einfaches Beispiel. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihr Mikrofon stumm zu schalten, wenn Sie nicht sprechen. Wenn die Geräuschkulisse im Büro ein Problem darstellt, können akustische Raumteiler eine sofortige Lösung sein. Langfristig sollten Sie Besprechungskabinen für Büros in Betracht ziehen. Sie eliminieren Hintergrundgeräusche für immer.

12.   Wählen Sie das richtige Format für die hybride Besprechung

Sowohl Video- als auch Telefongespräche können sich sehen lassen. Die Teilnehmer haben diesbezüglich möglicherweise Präferenzen. Manche bevorzugen die Verbindung per Video, weil sie „menschlicher“ ist. Andere bevorzugen Telefongespräche, weil sie unabhängig vom Thema einfach zu führen sind. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass das Format den Umständen entspricht. Und laden Sie nur diejenigen ein, die für die Tagesordnung wichtig sind.

13.   Denken Sie daran, dass Geduld eine Tugend ist

Zeitzonenunterschiede und Internetprobleme können zu Verzögerungen und eingefrorenen Bildschirmen führen. Daher ist Geduld der richtige Weg. Nehmen Sie sich Zeit, jeden Gedanken vollständig anzuhören. Widerstehen Sie dem Drang, mitten im Satz zu unterbrechen. Lassen Sie Ihren Gesprächspartnern ausreichend Zeit für die Formulierung ihrer Äußerung, und warten Sie anschließend ein paar Sekunden, bevor Sie antworten. Fragen Sie: „Darf ich einen Gedanken äußern?“, bevor Sie loslegen.

14.   Ernennen Sie einen Moderator für größere Teambesprechungen

Ein externer Moderator kann das Gespräch leiten und in die richtige Richtung lenken. Ohne eine solche Person kann die Besprechung ggf. von einem oder zwei der gesprächigeren Mitarbeiter dominiert werden. Ein guter Moderator bemerkt jede Unterbrechung und gibt jedem, der seinen Punkt nicht beendet hat, das Wort zurück. Da verschiedene Persönlichkeitstypen im Spiel sind, ist ein Moderator der Garant für Fairness.

15.   Gehen Sie mit dem Wissen um das Ziel hinein

Wie bei jeder Art von Besprechung sind ein klares Ziel und eine solide Tagesordnung entscheidend. Jeder sollte im Voraus wissen, was das Ziel ist. Eine grobe Skizze von Gesprächsthemen ist sinnvoll. Eine prägnante Eröffnungsnachricht ist ebenfalls hilfreich, um die relevanten Ziele, Fristen und Verantwortlichkeiten zu verdeutlichen.

16.   Führen Sie regelmäßige Befragungen Ihres Teams zum Erhalt von Feedback durch 

Es ist ein kluger Schachzug, Fragen zu zentralen Aspekten jeder Besprechung zu stellen. So wird wertvolles Feedback gesammelt. Und nur durch Feedback können Sie Ihr Prozedere für Besprechungen kontinuierlich verbessern.

Musterumfrage: Erfolg von hybriden Besprechungen

• Was gefällt Ihnen an hybriden Besprechungen?

• Auf welche frustrierenden Aspekte von hybriden Besprechungen stoßen Sie?

• Sind Sie mit Ihrem Mikrofon zufrieden? Ihrer Kamera? Ihrer Software?

• Was gefällt Ihnen an der Software, die wir verwenden, was hingegen nicht?

• Bevorzugen Sie Telefon- oder Videoanrufe? Warum?

• Haben Sie das Gefühl, dass Sie bei einem Videoanruf vom Büro aus über Sprachschutz verfügen?

• Werden Sie abgelenkt, wenn Sie vom Büro aus an einem Videoanruf teilnehmen?

• Verfügen Sie über genügend private Räume im Büro, um Telefongespräche zu führen? Oder Videokonferenzen?

• Wie sieht Ihr Heimbüro aus? Inwiefern ist es für Telefon- oder Videoanrufe ungeeignet?

• Sind Sie in der Lage, sich an einer Videokonferenz zu beteiligen und problemlos zusammenzuarbeiten? Welche Hürden bestehen hierbei?

• Was können wir tun, um die Erfahrung von Telefon- und Videoanrufen für unser Team zu verbessern?

• Sind Sie der Meinung, dass die meisten Telefon- und Videoanrufe eine angemessene Länge haben?

• Ziehen Sie persönliche Besprechungen virtuellen Besprechungen vor? Wenn ja, warum?

Haben Sie eigene Tipps für uns? Gibt es Herausforderungen, die wir ggf. ausgelassen haben? Welche Büroausstattung und -technik ist für Ihr Unternehmen unerlässlich? Gibt es Produkte, die Sie sich wünschen? Wenn Sie sich gerade mit der Verbesserung Ihres Büros befassen, dann lesen Sie unseren jüngsten Blogbeitrag: 5 wesentliche Investitionen in Hybridbüros. Er wird Ihnen helfen, kritisch über Nachrüstungen für hybrides Arbeiten nachzudenken.

Zusammenfassung: 16 Tipps für erfolgreiche hybride Besprechungen

1. Stellen Sie sich vor

2. Bleiben Sie präsent

3. Schauen Sie beim Sprechen direkt in die Kamera

4. Denken Sie wie ein Filmregisseur, um die Einbindung zu erhöhen

5. Bilden Sie Mitarbeiter in Telearbeit ab

6. Positionieren Sie Präsentatoren vor Ort auf für alle sichtbare Weise

7. Nutzen Sie die gute alte Q & A-Methode

8. Beziehen Sie alle in die Aktivitäten der Besprechung ein

9. Verbessern Sie den Sprachschutz im Büro

10. Test 1, 2

11. Schalten Sie das Mikrofon beim Zuhören stumm

12. Wählen Sie das richtige Format für die Besprechung

13. Denken Sie daran, dass Geduld eine Tugend ist

14. Ernennen Sie einen Moderator für größere Teambesprechungen

15. Gehen Sie mit dem Wissen um das Ziel hinein

16. Führen Sie regelmäßige Befragungen Ihres Teams zum Erhalt von Feedback durch

Hybride Besprechungen – häufig gestellte Fragen zu Hush Bürokabinen

Welches sind die besten Bürokabinen für hybride Besprechungen?

Zu den beliebtesten Büroboxen für hybride Besprechungen gehören schalldichte Telefonkabinen wie hushPhone und Ein-Personen-Videokonferenzboxen wie hushHybrid. Beide sind mobil und machen die Anordnung flexibel. Beide sind außerdem schallisoliert, um Hintergrundgeräusche im Büro auszublenden, die Sprachverständlichkeit zu schützen und die akustische Privatsphäre zu gewährleisten. Darüber hinaus sind Boxen wie hushPhone und hushHybrid auf Komfort ausgelegt. Die unterstützenden Möbel und die regulierbare Beleuchtung/Belüftung machen längere Besprechungen zum Kinderspiel.

Wie kann ich den Sprachschutz in meinem Büro verbessern?

Der Sprachschutz kann durch einen mehrgleisigen Ansatz verbessert werden. Erstens: Unterteilen Sie den Raum mit mobilen schalldichten Trennwänden. So schaffen Sie Unterbereiche, die schalldichter sind als ein rein offener Bereich. Zweitens sollten Sie auf weiche, schalldämpfende Maßnahmen wie Kacheln, Paneele, Schallwände und Stoffe setzen. Diese absorbieren Lärm und dämpfen die Zielbereiche. Drittens, schauen Sie sich Bürokabinen und -boxen näher an. Kabinen und Boxen sind für verständliche Sprache gebaut. Die hushPhone Kabine und die hushHybrid Videokonferenzkabine sind großartige Optionen, die es wert sind, ausprobiert zu werden. HushPhone ist ideal für private Telefongespräche, während hushHybrid ideal für private Videogespräche ist.

Was ist eine Videokonferenzkabine?

Eine Videokonferenzkabine ist eine mobile, schallgedämmte Arbeitsbox, die mit allen für das erfolgreiche Führen von Videokonferenzen erforderlichen Funktionen ausgestattet ist. Als Modell bietet hushHybrid einen tiefenverstellbaren Tisch für komfortables Arbeiten mit dem Laptop, eine optionale Monitorhalterung für den schnellen Einsatz und optionale Videolichtleisten für die perfekte Ausleuchtung des Gesichts. Sie ist für eine hybride Welt konzipiert – eine Welt, die auf Videoanrufe angewiesen ist.