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Hybride Besprechungen sind zu einem festen Bestandteil eines dynamischen Arbeitsplatzes geworden. Da einige Mitarbeiter vom Büro aus und andere von zu Hause aus teilnehmen, sind bewährte Verfahren von entscheidender Bedeutung. Die folgenden 16 Tipps sollen Ihrem Team helfen, die wirksamsten Regeln zu finden.

Zusammenfassung: 16 Tipps für erfolgreiche hybride Besprechungen

  1. Stellen Sie sich vor

  2. Bleiben Sie präsent

  3. Schauen Sie beim Sprechen direkt in die Kamera

  4. Denken Sie wie ein Filmregisseur, um die Einbindung zu erhöhen

  5. Bilden Sie Mitarbeiter in Telearbeit ab

  6. Positionieren Sie Präsentatoren vor Ort auf für alle sichtbare Weise

  7. Nutzen Sie die gute alte Q & A-Methode

  8. Beziehen Sie alle in die Aktivitäten der Besprechung ein

  9. Verbessern Sie den Sprachschutz im Büro

  10. Test 1, 2

  11. Schalten Sie das Mikrofon beim Zuhören stumm

  12. Wählen Sie das richtige Format für die Besprechung

  13. Denken Sie daran, dass Geduld eine Tugend ist

  14. Ernennen Sie einen Moderator für größere Teambesprechungen

  15. Gehen Sie mit dem Wissen um das Ziel hinein

  16. Führen Sie regelmäßige Befragungen Ihres Teams zum Erhalt von Feedback durch

1.   Stellen Sie sich vor

Wenn Sie neue Leute treffen, begrüßen Sie sie, stellen Sie sich vor und beschreiben Sie Ihre Rolle im Unternehmen oder im Projekt.

2.   Bleiben Sie präsent

Die Versuchung, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, ist groß, wenn man virtuell tagt, da man leicht unbemerkt Texte schreiben oder tippen kann. Aber die Präsenz respektiert die Zeit und die Aufmerksamkeit aller Teilnehmenden. Eine dauerhafte Präsenz sorgt dafür, dass auch Sie nichts verpassen.

3.   Schauen Sie beim Sprechen direkt in die Kamera

Bei Videogesprächen besteht die Tendenz, den Blick auf den Bildschirm des Teilnehmers zu richten. Versuchen Sie stattdessen, direkt in Ihre eigene Kamera zu schauen. Dadurch werden andere Personen eingebunden – ein intensiver Blickkontakt gibt Menschen das Gefühl, direkt angesprochen zu werden.

4.   Denken Sie wie ein Filmregisseur, um die Einbindung zu erhöhen

Hybride Besprechungen zeichnen sich dann besonders aus, wenn die Organisatoren den Bedürfnissen der virtuellen und der vor Ort anwesenden Teilnehmer gleichermaßen Rechnung tragen. Überlegen Sie, was jede Person sieht und hört. Es lohnt sich, über diese Aspekte der Erfahrung von virtuellen Teilnehmern nachzudenken, denn sie sind die Gruppe, die oft außen vor bleibt. Wenn Sie sie bei Anrufen einbinden, dann werden sie auch im Allgemeinen engagiert bleiben.

Licht, Kamera, Action…

Montieren Sie die Kamera und positionieren Sie die Teammitglieder, die sich vom Büro aus zuschalten, mit Bedacht. Wenn die virtuellen Teilnehmer alle sehen können, fühlen sie sich stärker in das Gespräch einbezogen. Stellen Sie sicher, dass jeder alle Inhalte, auf die verwiesen wird, auch tatsächlich sehen kann. Das Ziel ist eine hohe Aufmerksamkeit in allen Bereichen. Professionelle Beleuchtung, Mikrofone, Video und Software erleichtern dies ebenfalls.

Videokonferenz-Büroboxen als Retter in der Not…