3 praktische Tipps: Onboarding in einer hybriden Welt

Onboarding für hybride Arbeit – auf einen Blick

1. Persönliche Einzelgespräche (zwischen einem neuen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten) sollten bevorzugt werden

2. Setzen Sie das Buddy-System ein, d. h. stellen Sie für jeden neuen Mitarbeiter einen Hauptansprechpartner bereit

3. Verfolgen Sie einen langfristigen Ansatz, indem Sie kurzfristige Ziele setzen

In den ersten 90 Tagen der Beschäftigung geht es um alles oder nichts.

20 % der Mitarbeiterfluktuation erfolgt in den ersten 90 Tagen der Beschäftigung. Das ist beträchtlich, wenn man bedenkt, welche Ressourcen für die Auswahl und Einstellung eines neuen Teammitglieds aufgewendet werden müssen: Die Besetzung einer offenen Stelle kostet durchschnittlich 4.000 US-Dollar (ca. 3.800 EUR). Dazu kommen natürlich noch die Kosten für Zeit und Energie.

Tatsache ist, dass es in einer hybriden Welt weniger Spielraum für Mängel beim Onboarding gibt.

Heutzutage sind neue Mitarbeiter anfälliger für Isolation, da sie im Büro nicht mehr so oft von Angesicht zu Angesicht miteinander zu tun haben. Sie haben nicht so viele Gelegenheiten, Namen mit Gesichtern zu verbinden, und somit auch nicht so viele Gelegenheiten, solide, unterstützende Bindungen zu Kollegen aufzubauen.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Onboarding-Praktiken zu überarbeiten und dafür zu sorgen, dass sich neue Mitarbeiter willkommen und unterstützt fühlen, egal ob sie virtuell oder vor Ort arbeiten

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager bei Hushoffice.

Je schneller die Einstellung erfolgt, desto eher wird sich die Investition auszahlen.

Es hat sich gezeigt, dass Mitarbeiter, die eine hervorragende Einarbeitung erhalten, in ihrem ersten Arbeitsjahr 50 % produktiver sind. Leider ist es so, dass sich schätzungsweise nur 29 % der neu eingestellten Mitarbeiter nach ihrer Einstellung auch vollständig vorbereitet und unterstützt fühlen. Ein erfolgreiches Onboarding-Protokoll ist die Lösung.

Tipp Nr. 1: Persönliche Einzelgespräche (zwischen einem neuen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten) sollten bevorzugt werden

Der Wert regelmäßiger Einzelgespräche ist gut dokumentiert. Durch die Einführung von zweiwöchentlichen Einzelgesprächen konnte Adobe die freiwillige Fluktuation um 30 % senken, während GE seine Produktivität verfünffachte. Früh und oft ist der richtige Weg: Mitarbeiter, die doppelt so viele Einzelgespräche führen wie ihre Kollegen, sind 67 % seltener unzufrieden.

Eine wirksame Einarbeitung hängt von einer guten Beziehung zwischen der Führungskraft und dem Mitarbeiter ab.

Es wird geschätzt, dass 70 % der Schwankungen im Engagement der Mitarbeiter auf den Vorgesetzten zurückzuführen sind. Daraus folgt, dass neue Mitarbeiter mit 3,5-fach höherer Wahrscheinlichkeit zufrieden sind, wenn ihre Vorgesetzten eine aktive Rolle spielen. Die Beziehungen zum Management gelten als der wichtigste Faktor für die Arbeitszufriedenheit.

Vorgesetzte sollten sich täglich (zumindest virtuell) mit ihren neuen Mitarbeitern austauschen.

Check-Ins müssen nicht lange dauern und ein formeller Charakter ist absolut kein Muss. Nur 15 Minuten reichen aus, um zu erfahren, wo der neue Mitarbeiter steht — worüber er sich freut, was ihn verwirrt, wo es klemmt. Ein bisschen Zeit ist alles, was es braucht, um kleine Probleme zu lösen und zu verhindern, dass große entstehen.

Tipp Nr. 2: Setzen Sie das Buddy-System ein, d. h. stellen Sie für jeden neuen Mitarbeiter einen Hauptansprechpartner bereit

Einen „Onboarding Buddy“, wie Microsoft so eine Person nennt. Dies ist eine gute Wahl. Neu eingestellte Mitarbeiter, denen ein Buddy zugewiesen wurde, sind 23 % zufriedener mit ihrer Einarbeitung als Mitarbeiter ohne Buddy. Tatsächlich geben 86 % der neuen Mitarbeiter, die sich in den ersten 90 Tagen ihrer Tätigkeit 4-8-mal mit einem Buddy treffen, an, dass ihr Buddy ihnen dabei geholfen hat, sofort produktiv zu werden.

Ein Buddy kann der direkte Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters oder ein anderer qualifizierter Kollege sein, der ihm helfen kann.

Diese Personen sollten die Rolle des neuen Mitarbeiters gut verstehen — daher vielleicht eine erfahrene Führungskraft, die sich auskennt und dafür sorgen kann, dass der neue Kollege sich gut einarbeitet.

Was macht einen guten Buddy aus?

Buddys sollten kontaktfreudig sein und sich mit ganzem Herzen dafür einsetzen, dass ihr neuer Mitarbeiter Erfolg hat. Sie sollten sehr engagiert sein. Ein „geselliger“ Mensch, dem es leicht fällt, mit anderen in Kontakt zu treten. Buddys müssen nämlich Zeit und Energie aufbringen und dem Neuling die nötige Aufmerksamkeit widmen können, wann immer es nötig ist.

Was macht ein Buddy?

Ein Buddy beantwortet zufällige Fragen. Leitet spezialisierte Anfragen an die entsprechenden Personen weiter. Verbindet den neuen Mitarbeiter mit den richtigen Personen. Sie sorgen für eine nahtlose Einarbeitung und vermitteln die Grundzüge des Unternehmens – schneller und effektiver als jedes Begrüßungspaket.

Das Buddy-System ist für den Buddy ebenso vorteilhaft wie für den neuen Mitarbeiter. Neuzugänge lernen das Unternehmen zum ersten Mal kennen. Sie stellen kluge Fragen, die die Anderen zum Umdenken bringen können. Eine neugierige Person, die zum Erfolg entschlossen ist, wird alle Annahmen in Frage stellen. Und natürlich ist das Unterrichten eine der besten Möglichkeiten zur Integration — wenn Ihr Buddy die wichtigsten Systeme und Prozesse beschreibt, wird er selbst ein tieferes Verständnis für sie entwickeln

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager bei Hushoffice.

Tipp Nr. 3: Verfolgen Sie einen langfristigen Ansatz, indem Sie kurzfristige Ziele setzen

Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist vor allem zu bedenken, dass die ersten Wochen der Beschäftigung maßgeblich sind. Sie möchten, dass die Erfahrungen Ihrer Kunden so positiv und produktiv sind, dass sie bei Ihnen bleiben.

Die ersten Wochen entscheiden darüber, ob ein Mitarbeiter mit Freude zur Arbeit erscheint oder ob er sich im zweiten Monat fürchtet — ob er mühelos die für sein erstes Projekt benötigten Informationen sammelt oder ob er durch die Ungewissheit, an wen er sich wenden soll. Das Setzen kleiner, überschaubarer Ziele ist eine Möglichkeit, eine positive Dynamik zu erzeugen. Vielleicht könnte das so aussehen, dass Sie ein Treffen mit allen wichtigen Personen anberaumen. Oder sie einige Folien über die Lieferkette vorbereiten lassen. Die Idee ist, dass sie voll eintauchen, Kontakte knüpfen und sich mit Kollegen austauschen, um konstruktives Feedback zu erhalten

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Jeder Treffer und jeder Fehlschlag setzt eine positive oder negative Rückkopplungsschleife in Gang.

Jeder Treffer (eine messbare Kennzahl… eine neue Erkenntnis…) ist ermutigend; jeder Fehlschlag (ein Kommunikationsfehler… ein vermeidbarer Patzer bei einem Anruf…) ist entmutigend.

Beachten Sie, dass die kleinen Siege die großen ermöglichen.

Da Ihr neuer Mitarbeiter mit jedem Erfolg (jedem kleinen Sieg) schneller wird, wächst sein Appetit auf die großen Erfolge. Zweifelsohne geschieht dies im Einklang mit ihrer Hartnäckigkeit. Kurzfristige, erreichbare Ziele sind also die Sprungbretter zu den großen Zielenund sorgen für eine langfristige Bindung.

Bildlich ausgedrückt: Wie kann man einen Elefanten essen? Ein Bissen nach dem anderen.

Kurzfristige Ziele dienen als Kontrollpunkte, die die ersten 90 Tage in überschaubare Abschnitte unterteilen. Wenn Ihr neu eingestellter Mitarbeiter den Nagel auf den Kopf trifft, werden seine Bemühungen anerkannt. Sollten sie ein Ziel verfehlen, erkennt ihr Manager dies und bringt sie wieder auf den richtigen Weg. In beiden Fällen bleibt die Moral auf einem gesunden und hohen Niveau.

Onboarding für hybride Arbeit – Zusammenfassung

1. Persönliche Einzelgespräche (zwischen einem neuen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten) sollten bevorzugt werden

2. Setzen Sie das Buddy-System ein, d. h. stellen Sie für jeden neuen Mitarbeiter einen Hauptansprechpartner bereit

3. Verfolgen Sie einen langfristigen Ansatz, indem Sie kurzfristige Ziele setzen

Onboarding für hybride Arbeit – häufig gestellte Fragen

Was ist eine bewährte Praxis für das Onboarding von Mitarbeitern an einem hybriden Arbeitsplatz?

Setzen Sie das Buddy-System ein. Neu eingestellte Mitarbeiter, denen ein Buddy zugewiesen wurde, sind 23 % zufriedener mit ihrer Einarbeitung als Mitarbeiter ohne Buddy.

Welche Art einer Arbeitskabine eignet sich am besten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

Die hushMeet.S 2-Personen-Kabine ist geradezu wie für das Onboarding geschaffen. Sie ist ein komfortabler Ort, an dem sich neue Teammitglieder regelmäßig mit ihrem Manager treffen können.

Wie kann man einen neuen Mitarbeiter am besten einarbeiten?

Führen Sie regelmäßige Einzelgespräche (zwischen dem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten). Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Hauptansprechpartner oder „Onboarding Buddy“ zu. Und setzen Sie kurzfristige Ziele, damit sie gleich zu Beginn ein paar Erfolge verbuchen können.