Hushoffice

To, że potrzebujesz na wykonanie swojego zadania więcej czasu niż inni, albo więcej czasu niż kiedyś, więc ślęczysz nad robotą po godzinach, by wygrzebać się z zaległości, może mieć wiele przyczyn. Jedną z tych najbardziej prawdopodobnych jest jednak niewystarczający poziom skupienia skutkujący gorszą wydajnością i wydłużonym dniem pracy. Jeśli chcesz pracować mniej, ale za to znacznie wydajniej, zadbaj o właściwą koncentrację.

Umiejętność i możliwość odpowiedniego skoncentrowania się na wykonywanych zadaniach, by zwiększyć swoją produktywność, zależy z jednej strony od odpowiednich technik pracy, z drugiej od zapewnienia sobie optymalnych „okoliczności” tej pracy. Zobacz, co można zrobić…

Zasady efektywnej pracy

O oczywistych sprawach nie warto się rozpisywać, ale z pewnością warto je tu wypunktować, a zatem… Aby pracować mniej, ale wydajniej, trzeba być oczywiście wypoczętym, wyspanym i zdrowym. Fizyczne i/lub psychiczne zmęczenie, a także stres utrudniają skupianie się na czymkolwiek – zwłaszcza na trudnych zadaniach w pracy. Podobnie działa deficyt snu i złe samopoczucie z powodu choroby. W takich sytuacjach żadne triki nie pomogą. Trzeba odpocząć, uspokoić się, odespać, wyleczyć. Dopiero potem można wdrażać (i mieć pewność, że zadziałają) techniki efektywnej pracy. Oto kilka z nich…

Planuj, deleguj, nadawaj priorytety

Efektywna praca to praca dobrze przemyślana i zaplanowana. Na początek więc skup się na tym. Nie rzucaj się bezmyślnie w wir miliona spraw do załatwienia, byle tylko „wyrobić normę”. Zastanów się, co masz do zrobienia i w jakim trybie. Nadaj zadaniom priorytety, aby zabrać się przede wszystkim za to, co ważne i jednocześnie pilne. Rzeczy ważne, ale mniej pilne zaplanuj na później. Pilne i nieważne zadania najlepiej przerzuć na kogoś, a o nieważnych i niepilnych zapomnij. Rób listę „to do” na dany dzień, ale także na tydzień lub nawet na dłuższy okres, by mieć odpowiednią perspektywę i spojrzenie na zakres pracy. Większe zadania dziel na etapy, wyznaczając cele pośrednie – na mniejszych „kawałkach” łatwiej się skupić, a dodatkowo każda kolejna realizacja celu pośredniego motywuje do dalszego działania. Używaj kalendarza, a jeszcze lepiej jednej z aplikacji do zarządzania zadaniami i czasem. Kiedy wszystko odpowiednio rozpiszesz, możesz zabierać się do pracy. Pamiętaj tylko jeszcze o jednym – wielozadaniowość jest zdecydowanie przereklamowana. Lepszej koncentracji służy monotasking. Co to oznacza? 

Nie przesadzaj z multitaskingiem

Potencjał ludzkiego mózgu jest znacznie lepiej wykorzystywany, gdy pracuje się nad jednym zadaniem w danym czasie, a kolejne podejmuje po zamknięciu poprzedniego. Multitasking jest – co prawda –  dziś modny i w niektórych firmach nawet wymagany, ale nie jest to najlepsza opcja, gdy chce się pracować mniej, ale wydajniej. Nawet osoby z wyjątkowymi predyspozycjami do pracy wielozadaniowej są w stanie „ogarnąć” i dobrze (z podobnym zaangażowaniem) poprowadzić maksymalnie trzy ważne/większe/trudne zadania lub czynności. To ludzkie „ograniczenie sprzętowe”. Nie „rozgrzebuj” wielu zadań równocześnie, bo to nie sprzyja koncentracji. Przerzucanie myśli i uwagi pomiędzy różnymi tematami/czynnościami powoduje, że skupienie spada i umysł za każdym razem potrzebuje dodatkowej chwili, by „sfokusować” się na zadaniu, do którego właśnie powrócił. To raczej mało wydajne. Lepiej pracować nad jedną rzeczą krócej, ale na najwyższych obrotach – jak w przypadku metody Pomodoro…

Pracuj krótko, ale intensywnie

Jedną z podstawowych i najprostszych do wdrożenia technik poprawiających wydajność i skracających tym samym czas pracy, jest interwałowy system zwany Pomodoro. Polega na tym, aby przez 25 minut intensywnie pracować nad jednym zadaniem, nie zajmując się wtedy ani przez chwilę czymkolwiek innym (odebraniem telefonu, sprawdzeniem maila etc.). Po tym czasie robi się 5-minutową przerwę na „przewietrzenie umysłu”, po czym rozpoczyna kolejne 25 minut intensywnej pracy. Potem znowu przerwa i kolejne 25 minut. Po kilku takich cyklach konieczny jest dłuższy, nawet godzinny odpoczynek i regeneracja po wysiłku umysłowym. Spróbuj tego koniecznie. Szybko przekonasz się, że taki system pracy pozwala zrobić znacznie więcej w krótszym czasie.

Wykorzystuj szczyty energetyczne

Aby zrobić więcej, nie siedząc z tego powodu w biurze po godzinach, musisz optymalnie wykorzystać swój czas pracy i tak rozplanować czynności/zadania, aby to, co najtrudniejsze i najbardziej wymagające zrobić o tej porze dnia, w której masz „energetyczną górkę”. Wtedy praca pójdzie najlepiej i najszybciej. Takie „godziny największej mocy” zazwyczaj są trzy w ciągu całego dnia pracy. U większości pracowników biurowych przypadają one na przedpołudnie, a największy spadek formy notuje się tuż po obiedzie. Na ten czas należy więc zaplanować rzeczy najłatwiejsze, niewymagające bardzo dużej uwagi, kreatywności czy na przykład analitycznego myślenia. Rozplanowując dzień pracy, nie zapomnij uwzględnić także czasu relaksu. 

Rób regularne przerwy w pracy

Warunkiem efektywnej pracy jest także efektywny odpoczynek w pracy. Nie osiągniesz szczytów produktywności, jeśli nie będziesz robić sobie przerw. Osoba pracująca umysłowo potrzebuje takiego kilku/kilkunastominutowego „oddechu” mniej więcej w przedziale od 60 do 90 minut. To kolejne „ograniczenie” mózgu, który potrafi zdziałać bardzo wiele i pracować na najwyższych obrotach przez jakieś pół godziny, po czym jego efektywność zaczyna powoli spadać. Aby móc znowu wykorzystać pełnię jego możliwości, trzeba pozwolić mu na mały „reset”. I naprawdę nie jest to strata czasu, bo taka chwila relaksu pozwoli potem ponownie mieć „najwyższe osiągi”. To się zwyczajnie opłaca. Aby jednak zadziałało, pamiętaj, że odpoczynek musi być „rzetelny” – najlepiej z dala od biurka, w chillout roomie.

Strefa skupienia w biurze

Jeśli wiesz już co robić i jak to robić, aby pracować mniej, ale wydajniej, znajdź sobie jeszcze odpowiednie do tego miejsce. Wysokiej efektywności sprzyja komfort, ograniczenie zbędnych bodźców, cisza… Gdy miejsce pracy jest wygodne, pracownik skupia się na zadaniach, a nie na tym, jak bardzo bolą go plecy z powodu nieergonomicznego krzesła. Kiedy musi walczyć z otaczającym go hałasem biurowym, nie koncentruje się dostatecznie na tym, co robi, więc robi to znacznie dłużej. Z tego powodu w wielu biurach funkcjonują strefy skupienia – jako odpowiednio zaaranżowane pomieszczenia do pracy indywidualnej (focus room) lub akustyczne kabiny biurowe do pracy w ciszy.