Czy Twoje biuro robi „efekt wow” u partnerów biznesowych?

Pierwsze wrażenie biura – tl;dr

• Pierwsze wrażenie o innych kształtuje się w nas w ciągu 7 sekund w oparciu o wygląd i wypowiedzi. Tak samo dzieje się to w odniesieniu do otoczenia fizycznego. Odwiedzający Twoją firmę wyrabiają sobie zdanie na jej temat na podstawie układu biura, przepływu pracy, atmosfery i ogólnego profesjonalizmu. Tak w przypadku firm, jak i osób, początkowe zdanie o nich trudno jest zmienić.

• Cele biznesowe, ograniczenia budżetowe i potrzeby pracowników można w przemyślany sposób pogodzić poprzez odpowiedni układ biura. Kształtując środowisko pracy pełne spokoju i produktywności, komunikujesz wszystkim odwiedzającym klientom, że Twój zespół w sposób konsekwentny funkcjonuje na wysokim poziomie.

• Kiedy klient odwiedza Twoje biuro, prawdopodobnie najważniejszą zaletą jest gwarancja prywatności. Może ona zdecydować o zawarciu lub zerwaniu transakcji, gdyż jest integralną częścią komunikacji biznesowej. Poruszanie informacji wrażliwych lub niejawnych wymaga pewności, że zostanie zachowania poufność każdego spotkania. Odpowiedzią na te wymogi są ciche przestrzenie spotkań w postaci kabin i budek hushFree, które zapewniają prywatność, pomagają budować zaufanie oraz trwałe, wartościowe relacje.

Więcej niż tylko miejsce pracy. Biuro jest wizytówką Twojej marki.

To w trakcie swojej pierwszej wizyty w Twoim biurze klient wyrabia sobie najtrwalszą opinię o Twojej firmie. W biznesie zdominowanym przez rzeczywistość cyfrową, biuro to jedna z nielicznych fizycznych form obecności Twojej firmy.

Panujący w nim wystrój subtelnie wyraża kulturę i profesjonalizm organizacji.

Na dobre samopoczucie wpływa zastosowana roślinność. A decydujący aspekt prywatności zapewniają ciche kabiny biurowe. W dzisiejszym cyfrowym krajobrazie, biuro ma rzeczywiście wyjątkowe znaczenie. W sposób naoczny uosabia to, co niematerialne: od wydajności organizacyjnej, przez życzliwość relacji, aż po realizację procesów – nieodzowne dowody sukcesu.

Co ma wpływ na pierwsze wrażenie osoby odwiedzającej biuro?

Porządek i organizacja w pomieszczeniu wejściowym. Otwartość i płynne przechodzenie między strefami. Warunki otoczenia, takie jak światło, temperatura i jakość powietrza. Widoczne elementy wizerunku marki: logo, kolorystyka i deklaracje misji. Akustyka wnętrza. Krótko mówiąc, całe spektrum oddziaływania na zmysły: widoki, dźwięki i zapachy.

Właściwy efekt wymaga eksperymentowania. Pomocne będzie elastyczne wyposażenie biura.

Optymalny układ – intuicyjny i przyjazny, będący oznaką doskonałości – można znaleźć, modyfikując zaledwie kilka elementów. W tym celu niezwykle przydatnym będzie elastyczne umeblowanie, takie jak przepierzenia i mobilne kabiny, umożliwiając dokonanie najprostszych zmian w trakcie reorganizacji miejsca pracy.

Co należy wziąć pod uwagę przy planowaniu przestrzeni biurowej?

Staranne przemyślenie układu biura umożliwi dogodne pogodzenie celów organizacji, budżetu i wymagań pracowników.

Cele biznesowe. Uporządkuj priorytety.

Przyciąganie talentów. Dbanie o dobrostan pracownika. Jest wiele sposobów, aby dobrym zaprojektowaniem wnętrza biura zadbać o optymalne wrażenia kontrahentów. Już od pierwszej chwili pozytywnym akcentem będzie przemyślana recepcja, oferująca m.in. miękkie miejsca do siedzenia, miły wystrój i wyraźne drogi komunikacyjne.

Budżet. Mobilne meble, takie jak kabiny i budki hushFree, pozwalają na „oszczędną” zmianę.

Elastyczne meble biurowe są w dłuższej perspektywie bardziej opłacalne, gdyż nigdy nie są wymieniane, a tylko dostosowywane do bieżących zmian, co oznacza bezproblemową modyfikację i minimalizację odpadów. Dobra trwałość tego wysokiej jakości sprzętu i możliwości częstej zmiany jego konfiguracji przekładają się na niższe koszty utrzymania i dłuższą żywotność.

Potrzeby pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem autonomii.

Liderzy rozumieją ścisły związek między celami biznesowymi a potrzebami pracowników, gdyż to przede wszystkim z ich pomocą realizowany jest każdy cel. W każdym zespole, niezależnie od jego struktury i liczebności, realizacja dowolnego celu biznesowego zależy zatem w dużej mierze od zrozumienia i zaspokojenia konkretnych potrzeb pracowników.

Od czego zacząć zaspokajanie potrzeb pracowników? Eksperci są zgodni, że jedyną rzeczą, o którą jednomyślnie ubiegają się obecnie pracownicy, jest autonomia. A konkretnie, chcieliby mieć jak największą kontrolę nad swoim dniem pracy i środowiskiem pracy, ponieważ przyzwyczaili się do autonomii w warunkach domowych. Odpowiednio dostosowując aranżację domowego biura, mogli swobodnie wybierać jak najdogodniejszy sposób wykonywania obowiązków. Poczucie wolności, które towarzyszy pracy zdalnej, może być w sposób twórczy podtrzymane w biurze dzięki zaawansowanemu dostosowaniu przestrzeni i różnorodnych stref. Można zadbać o podobną swobodę i możliwości. To właśnie takiego niezwykle subtelnego poczucia wolności głęboko pragną osoby pracujące w trybie hybrydowym. A zadowoleni, zdrowi i produktywni pracownicy wzmacniają jeszcze pozytywne wrażenia każdego odwiedzającego nas partnera biznesowego, ponieważ to właśnie zaangażowani i zadowoleni pracownicy są gwarantem spełnienia wszystkich złożonych obietnic

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Pozytywne pierwsze wrażenie w biurze to pierwszy krok do zadowolonego klienta.

Pozytywne wrażenie po zobaczeniu wnętrza Twojego biura emocjonalnie skłoni klienta do pozytywnego odbioru Twojej firmy. Zapewniane przez biuro pierwsze wrażenie skutecznie nadaje odpowiedni ton współpracy lub zawieraniu umów, a w dłuższej perspektywie – przede wszystkim udanej i trwałej relacji zawodowej.

To obecne w przestrzeni biura elementy w sposób materialny budują atmosferę i wskazują na wysoki potencjał biznesowy i osobowościowy, których poszukuje każdy klient. Przyjazny personel. “Wygodna” strefa wejściowa. Czytelne, ciekawe i przejrzyste elementy kreowania marki. Sprzyjające warunki otoczenia: przyjemna temperatura, funkcjonalne oświetlenie zadaniowe, a także oprawy oświetleniowe zapewniające bardziej relaksujący nastrój. Niezwykle ważne jest świeże powietrze, poprawiające nastrój i funkcje poznawcze. Polecamy przejść się po swoim miejscu pracy tak, jakbyśmy byli tam pierwszy raz, zwracając uwagę zarówno na porządek, jak i jego brak, notując, gdzie można wprowadzić ulepszenia

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Klienci przystają na propozycje tylko wtedy, gdy dba się o ich dobro w najwyższym stopniu.

Dlaczego więc biuro ma takie znaczenie? Jako obiekt architektoniczny, stanowi ono jeden z niewielu punktów kontaktu w relacji biznesowej, fizycznie wpływający na pozytywny odbiór Twojej organizacji przez klientów, w tym również tych kluczowych. Ma decydujące znaczenie dla rozpoczęcia lukratywnej współpracy.

Podczas spotkań z nowymi klientami, doświadczeni pracownicy znają i stosują subtelności relacji interpersonalnych pod kątem emocji i psychologii. Każda osoba, niezależnie od tego, czy jest potencjalnym partnerem, czy klientem, chce w po raz pierwszy odwiedzanym biurze czuć się mile widziana i doceniana. Chciałaby znaleźć się w otoczeniu, którego oznakowanie ułatwia poruszanie się, co wskazuje na harmonię i porządek panujące w firmie. Pożądane są również pozytywne emocje, takie jak widoczne identyfikowanie się z misją organizacji i zaangażowanie. Są to uniwersalne, podzielane przez wszystkich, ludzkie potrzeby. Poza tym, szukamy dowodów na kompetencje firmy. Można ich dowieść poprzez atmosferę produktywności i prawdziwego entuzjazmu wśród pracowników. W większości przypadków, należy przewidzieć wprowadzenie akustycznych kabin biurowych, ponieważ są to doskonale funkcjonalne miejsca pracy, które znacznie poprawiają akustykę biura

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Biurowe kabiny konferencyjne ułatwiają komunikację biznesową.

Jednoosobowa kabina wideokonferencyjna hushFree.S gwarantuje profesjonalny wygląd i krystaliczną słyszalność wypowiedzi prowadzącego. 4-osobową kabinę hushFree.M do spotkań w skupieniu i dużą kabinę hushFree.L do spotkań w skupieniu dla 4-6 osób stworzono z myślą o zachowaniu koncentracji. Wszystkie trzy wywierają pozytywne wrażenie.

Przeczytaj: Jak wykorzystać kabiny biurowe w negocjacjach biznesowych

Kabiny wieloosobowe – cisza pośród chaotycznego krajobrazu dźwiękowego biura.

Wewnątrz kompaktowej 4-osobowej kabiny do spotkań zespołowych, takiej jak hushFree.M, uczestnicy spotkania są chronieni przed zgiełkiem biura. Są niemal odizolowani w spokojnej, produktywnej atmosferze sprzyjającej komunikacji i budowaniu porozumienia.

Spotkania z kluczowymi klientami w hushFree.L – bezpiecznej przestrzeni do negocjacji.

Kabina hushFree.L mieści od 4 do 6 osób w zależności od konfiguracji. Gwarantuje prywatność prowadzonych w jej wnętrzu rozmów, chroniąc wszystkie udostępniane informacje i materiały. Co więcej, kabinę można zamówić z wysokiej jakości meblami, albo bez – do samodzielnego umeblowania.

Gwarancja prywatności i skupienie są niezwykle ważne podczas spotkań o wysoką stawkę.

Podczas ważnego spotkania każda minuta i każda chwila ma ogromne znaczenie. Wynik może zależeć od najmniejszego szczegółu. Rola prywatności jest w tym kontekście nie do przecenienia, gdyż jej odpowiedni lub nieodpowiedni poziom będzie stanowił o sukcesie bądź porażce.

Podczas spotkania zapoznawczego, nieodzowna do zdobycia zaufania jest dyskrecja.

Mając pewność poufności dyskusji, jej uczestnicy są bardziej skłonni do otwartej wymiany zdań i aktywnego budowania istotnego dla stron dialogu. Gdy natomiast prywatność stoi pod znakiem zapytania, zaufanie zostaje podkopane, skutkując wahaniem, a nawet całkowitą odmową współpracy.

1-osobowe budki do rozmów wideo hushFree.S – przyszłość dla prowadzenia biznesu?

Budki hushFree.S to idealna przestrzeń do rozmów wideo, starannie zaprojektowana z myślą o doskonałej zrozumiałości mowy, profesjonalnym poziomie prywatności mowy i doświetleniu mimiki twarzy. Dzięki wyposażeniu w dodatkowe listwy LED, gwarantuje optymalne warunki oświetlenia w trakcie połączenia. Co więcej, jest mobilna, przez co zwiększa możliwości zespołu.

Budki takie jak hushFree.S pomagają pozostawić jednoznaczne wrażenie profesjonalizmu podczas rozmów wideo.

Kabina do połączeń wideo premium, taka jak hushFree.S, to wyposażenie najwyższej klasy. Cechuje ją nowoczesny wygląd i czysta funkcjonalność, doskonale uzupełnione o szereg funkcji, które podkreślają profesjonalizm prowadzącego spotkanie.

• Rozwiązanie akustyczne Gwarantuje prywatność mowy, jednocześnie chroniąc użytkownika kabiny przed dekoncentrującym hałasem dochodzącym z biura.

• Funkcja regulacji oświetlenia Zapewnia dobre oświetlenie twarzy użytkownika, dbając o nienaganny i pełen skupienia wygląd.

• Ścianki wykończone tapicerką. Nowoczesna kolorystyka zapewnia czyste tło, bez rozpraszających elementów.

• Wentylacja sterowana przez użytkownika. Komfort podczas długich rozmów.

Międzynarodowe konferencje w niemającym granic świecie biznesu.

Kabiny są cichą oazą, która eliminuje hałas z zewnątrz. Zapewniają klarowną komunikację podczas spotkań, bez względu na język. Ich izolacja akustyczna gwarantuje prywatność. Jej wnętrze pozwala na poufne dyskutowanie o wrażliwych kwestiach, pomagając zespołom pewnie pokonywać bariery językowe.

Prywatność kabiny pozwala na prowadzenie w skupieniu niezakłóconych dyskusji.

Umożliwiają one sprawną komunikację i podejmowanie decyzji bez względu na strefy czasowe. A ich elastyczność pozwala zespołom spotykać się w dowolnym czasie bez przeszkadzania innym, dostosowując się do różnych harmonogramów, łagodząc trudności związane z różnicami stref czasowych. Są idealnym rozwiązaniem dla dzisiejszego świata biznesu.

Tutaj możesz sprawdzić kabiny biurowe klasy A z linii hushFree.

Pierwsze wrażenie biura – w skrócie

• Pierwsze wrażenie o innych kształtuje się w nas w ciągu 7 sekund w oparciu o wygląd i wypowiedzi. Tak samo dzieje się to w odniesieniu do otoczenia fizycznego. Odwiedzający Twoją firmę wyrabiają sobie zdanie na jej temat na podstawie układu biura, przepływu pracy, atmosfery i ogólnego profesjonalizmu. Tak w przypadku firm, jak i osób, początkowe zdanie o nich trudno jest zmienić.

• Cele biznesowe, ograniczenia budżetowe i potrzeby pracowników można w przemyślany sposób pogodzić poprzez odpowiedni układ biura. Kształtując środowisko pracy pełne spokoju i produktywności, komunikujesz wszystkim odwiedzającym klientom, że Twój zespół w sposób konsekwentny funkcjonuje na wysokim poziomie.

• Kiedy klient odwiedza Twoje biuro, prawdopodobnie najważniejszą zaletą jest gwarancja prywatności. Może ona zdecydować o zawarciu lub zerwaniu transakcji, gdyż jest integralną częścią komunikacji biznesowej. Poruszanie informacji wrażliwych lub niejawnych wymaga pewności, że zostanie zachowania poufność każdego spotkania. Odpowiedzią na te wymogi są ciche przestrzenie spotkań w postaci kabin i budek hushFree, które zapewniają prywatność, pomagają budować zaufanie oraz trwałe, wartościowe relacje.

Często zadawane pytania — Hushoffice

Jak ustalić, jakie wrażenie robi na innych moje biuro?

Poproś o zdanie różne osoby, które w nim gościły. Mogą to być klienci, partnerzy lub nowo zatrudnione osoby. Uwzględniaj pierwsze wrażenia wszystkich osób. Szczególnie pomocne są konkretne komentarze na temat przestrzeni, a także ankiety lub bezpośrednie pytania skupiające się na takich aspektach, jak układ, wystrój, porządek i ogólna atmosfera. Być może najlepszym sposobem jest przejście się po swoim biurze w roli gościa i zanotowanie własnych przemyśleń.

Jak przyjąć klienta w biurze?

Zacznij od zapewnienia czystości i dobrej organizacji biura! Wszystkie niezbędne materiały należy przygotować z wyprzedzeniem. Powitanie powinno być serdeczne, uścisk dłoni mocny, a uśmiech przyjazny. Poczęstunek jest zawsze mile widziany. Krótkie oprowadzenie po biurze pozwoli na przedstawienie kluczowych członków zespołu i grup projektowych. Wskazane jest też organizowanie spotkań w prywatnej, akustycznej wyciszonej przestrzeni, takiej jak kabina hushFree. W takiej kabinie można całkowicie skupić się na budowaniu relacji i osiągnięciu porozumienia.

Jak polepszyć wrażenie prywatności w moim biurze?

Zastosuj dźwiękoszczelne materiały na ścianach, sufitach i podłogach w celu zminimalizowania przepływu hałasu. Wyznacz określone obszary do prywatnych spotkań lub rozmów. Najlepiej sprawdzają się zamknięte sale konferencyjne lub budki telefoniczne, takie jak hushFree.S. W razie potrzeby używaj ekranów i ścianek działowych i/lub szkła barwionego/mlecznego. Oczywiście, można też umiejętnie dostosować układ, aby zapewnić odpowiednią prywatność tam, gdzie jest to stosowne.