Les arguments en faveur des vidéoconférences internes sont solides

Jetons-y un coup d’œil.

Des vidéoconférences internes – tl;dr

• Pour répondre aux appels à partir du bureau plutôt que de chez soi, il est préférable d’utiliser les espaces d’appel vidéo spécialement conçus et prêts à l’emploi (tels que les cabines Hushoffice) plutôt que les installations de bureau à domicile improvisées. On gagne du temps. Le stress est réduit. Les difficultés techniques sont minimisées.

• Une vidéoconférence à l’intérieur du bureau signifie que les employés peuvent se joindre à un appel indépendamment ou en sous-groupes à partir de leur(s) propre(s) appareil(s). Ils peuvent ainsi conserver un accès rapide aux fichiers locaux de l’ordinateur portable. Ainsi, chaque participant peut diffuser sa partie en un clic. Fini le temps du partage manuel des fichiers dans une salle de réunion.

• Les appels internes permettent à chaque participant d’accéder à l’espace du bureau le mieux adapté à son rôle dans la réunion. L’animateur est libre de se joindre à partir d’une cabine individuelle comme hushHybrid pour mieux se concentrer. Les deux développeurs d’applications sont libres de se joindre à partir de la cabine hushMeet, assis côte à côte, pour présenter leur point de vue en tant qu’équipe. Et ainsi de suite.

• Une culture d’appels vidéo au bureau attire davantage d’employés en interne, car le lieu de travail n’est pas seulement un lieu de travail en équipe, mais aussi un centre d’appels vidéo. Une équipe colocalisée a plus d’occasions d’avoir des discussion improvisée en temps réel. De telles interactions stimulent la réflexion et le travail. Le travail à distance manque, en fin de compte, de ces interactions.

• Organiser des réunions hybrides et y participer depuis le bureau (dans un espace privé et acoustique comme une cabine hushMeet) est le seul moyen de garantir la confidentialité du contenu des réunions classifiées.

• Un appel vidéo peut être préféré à une réunion en face à face, même lorsque toutes les parties sont au bureau, car il est possible de l’enregistrer en un seul clic pour s’y référer ultérieurement.

Des réunions numériques de toutes sortes. Une réalité que le bureau doit soutenir.

Il arrive que tous les participants à un appel soient à distance. D’autres fois, certains se connectent depuis leur bureau, d’autres depuis leur domicile. Mais les participants peuvent également se réunir dans des espaces distincts du bureau. Ils bénéficient de l’accès aux outils de leur ordinateur portable. Et de l’accès réciproque après la réunion. Les appels vidéo internes, c’est ainsi qu’on les appelle.

Des réunions numériques de toutes sortes. Une réalité que le bureau doit soutenir.

Il arrive que tous les participants à un appel soient à distance. D’autres fois, certains se connectent depuis leur bureau, d’autres depuis leur domicile. Mais les participants peuvent également se réunir dans des espaces distincts du bureau. Ils bénéficient de l’accès aux outils de leur ordinateur portable. Et de l’accès réciproque après la réunion. Les appels vidéo internes, c’est ainsi qu’on les appelle.

– explique Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Quel a été l’impact de la pandémie sur la modification de la façon dont les réunions sont organisées ?

Depuis 2020, les réunions sont plus fréquentes mais plus courtes. Il en ressort simplement que le bureau doit disposer d’excellents espaces de réunion tels qu’une cabine hushHybrid. Des espaces pour une utilisation rapide et pratique. De cette manière, le nombre de réunions brèves ne posera aucun problème.

Les appels vidéo internes recèlent-ils donc un potentiel caché ?

C’est ce que nous pensons. Au bureau, des interlocuteurs distincts peuvent rejoindre le même appel depuis l’espace qu’ils préfèrent. Les gens se rendront intuitivement dans l’espace le mieux adapté à leurs besoins. Lorsque les réunions deviennent plus réactives aux cas individuels, les employés sont représentés.

Imaginez que vous et votre équipe au bureau devez vous connecter à une réunion à distance avec des employés à partir d’une autre partie du monde. La salle de conférence est occupée. Une partie de l’équipe se réunit dans la cabine hushMeet.L. Il s’agit d’une grande cabine acoustique équipée d’un téléviseur et d’un système audio permettant de passer des appels vidéo sans accroc. Dans la cabine, les employés disposent d’une table spacieuse pour y poser les documents. Pendant ce temps, deux autres collègues de l’entreprise entrent dans la cabine hushMeet pour 4 personnes. Ils assistent ensemble à la réunion via un ordinateur portable partagé, assis côte à côte pour présenter leur contribution en tant qu’équipe. Enfin, l’animateur, le principal intervenant, s’exprime depuis hushPhone, une cabine d’appel isolée pour une personne. Ils ont l’assurance de ne pas être distraits et bénéficient du confort de la position debout, celle qui leur convient le mieux. En se réunissant de manière indépendante dans une cabine privée, cet animateur est également en mesure de se placer au centre de la caméra en tant qu’intervenant principal

– explique Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Les avantages des appels vidéo internes méritent d’y réfléchir.

Ils permettent de gagner du temps et d’améliorer la communication à bien des égards. Et surtout, le seul moyen de garantir la confidentialité est d’organiser les appels au bureau, dans des espaces réservés à cet effet. Examinons ces affirmations de plus près.

Les appels vidéo rapides permettent de gagner du temps.

Les appels vidéo internes peuvent faire gagner du temps grâce à une intégration harmonieuse d’espaces spécialement conçus pour les appels vidéo et prêts à l’emploi (tels que les cabines Hushoffice) dans l’infrastructure du bureau, avec toutes leurs conséquences.

Bien que les bureaux à domicile soient hors de votre contrôle, le bureau peut être aménagé avec des espaces vidéo parfaits.

Il en résulte un gain de temps considérable. Les employés peuvent passer instantanément aux réunions vidéo. Et ce, sans avoir à se préoccuper de l’organisation de décors, d’éclairages ou d’acoustiques appropriés à chaque fois qu’ils reçoivent un appel.

Les appels vidéo au bureau sont fiables, ce qui minimise les difficultés techniques.

Cela évite aux coéquipiers la frustration et l’investissement en temps liés au résolution des problèmes. En outre, les connexions internet des installations du bureau à domicile peuvent être irrégulières, ce qui entraîne des interruptions et une qualité de vidéo médiocre. Les espaces pour les appels dans les bureaux peuvent être maîtrisés pour assurer plus de fiabilité.

Grâce à l’accès aux fichiers informatiques, chacun peut partager sa part sans délai.

Lors d’un appel, les personnes peuvent diffuser des fichiers locaux d’un simple clic. Cette méthode est plus rapide que le partage manuel dans une salle de réunion. Il s’agit d’une fonction pratique lorsque des questions improvisées se posent. Lorsque les documents peuvent être consultés et partagés sur place, il n’est plus nécessaire d’attendre plus tard pour obtenir des informations.

La communication est améliorée lorsque les collègues sont à portée de clic (et de main).

Les appels vidéo au bureau peuvent donner lieu à un échange d’informations plus direct et plus efficace après l’appel. Avec des collègues à portée de main, les discussions se déroulent sans les retards dus aux différences de fuseaux horaires et d’heures de travail. Cette interaction en temps réel accélère la prise de décision et donne de l’élan aux projets.

Appeler par vidéo un coéquipier qui se trouve juste de l’autre côté du bureau peut sembler étrange, mais cela peut être exactement ce qu’il faut pour résoudre de petits obstacles qui surgissent avant qu’ils ne se transforment en paralysie de l’analyse. Tout d’abord, un appel vidéo supprime la coordination poussée des horaires. Les collègues d’un même bureau peuvent plus facilement trouver des disponibilités qui se chevauchent. Son caractère immédiat confère également plus de spontanéité au travail d’équipe. Cela permet de réduire les délais et les tracas liés à l’organisation de réunions dans de nombreux endroits. Et tout simplement, au cours de chaque semaine de travail il y a des problèmes qu’un appel occasionnel à son partenaire de projet résout le mieux, grâce à ses échanges organiques et francs par rapport à des agendas trop structurés

– explique Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Les appels vidéo peuvent toujours être enregistrés pour référence ultérieure.

Les jours de grande affluence, la substance d’une réunion peut se perdre dans le sable du temps dès que les participants quittent la salle. La fonction d’enregistrement d’un appel vidéo est très pratique pour cette raison, car elle permet de capturer chaque mot de chaque point de discussion et de chaque document référencé.

Organiser des réunions hybrides ou y assister depuis le bureau est le meilleur moyen de garantir la confidentialité.

Cela est particulièrement vrai lorsque les personnes se connectent à partir d’un espace sécurisé et acoustique tel qu’une cabine hushMeet. Ces espaces construits à cet effet sont des environnements contrôlés et discrets qui garantissent une certaine intimité et qu’il est difficile de reproduire dans les environnements imprévisibles des bureaux à domicile ou des tiers-lieux.

L’absence de contrôle sur la conception des bureaux à domicile et des tiers-lieux implique un risque inhérent en matière de protection de la confidentialité.

Les interruptions, le bruit de fond et l’exposition accidentelle d’informations sensibles sont des préoccupations importantes en dehors du bureau. Les appels vidéo sur place à partir d’espaces d’appel acoustiques, en revanche, permettent de faire face à ces risques.

La confiance est le fondement des collaborations et des transactions lucratives.

Si un client a l’impression que des discussions confidentielles risquent d’être entendues ou que des informations sensibles ne sont pas traitées avec la plus grande discrétion lors d’un appel, la crédibilité de votre employé est remise en cause. Par extension, il en va de même pour la fiabilité de votre organisation.

Les appels vidéo depuis le bureau (dans un espace dédié tel qu’une cabine) protègent des distractions.

Le calme et la concentration garantissent la véritable attention. Les espaces d’appel vidéo de bureau Primo offrent un environnement paisible et stable nécessaire pour limiter les perturbations, au profit de chaque réunion. En plus de préserver la force mentale, les espaces de rencontre de haute qualité confèrent une certaine dignité à chaque appel grâce à leur aspect professionnel.

Les défis de la gestion des espaces de bureaux à l’heure de la révolution numérique

Qu’en est-il des salles de conférence ? Quel est le moyen le plus efficace d’atténuer le bruit au bureau une fois pour toutes ? Les cabines telles que les cabines de notre collection Hushoffice offrent une solution formidable à ces questions ouvertes.

Les salles de conférence traditionnelles appartiennent-elles au passé ?

Les plus grands intellectuels prédisent leur disparition, en estimant que la salle de conférence va subir de profonds changements, car elle deviendra plus petite, plus carrée pour accueillir une table plus démocratique (sans distinction entre les participants), plus modulaire, plus confortable, plus acoustique et mieux équipée sur le plan technologique.

Il est amusant de constater que ces adjectifs définissent exactement une cabine Hushoffice comme hushMeet qui est compacte, carrée, mobile, accueillante et équipée de modules d’alimentation et d’un éclairage réglable.

Le bruit et les autres perturbations font partie du quotidien des bureaux sans cabines !

Lorsqu’un employé entre dans une cabine, il pénètre dans un environnement minimal, soigné, isolé et calme qu’il peut contrôler. Les bruits sont étouffés. Les préoccupations qui dépassent le cadre de la tâche à accomplir, sont laissées à la porte. L’objectif de la réunion peut être poursuivi avec toute l’attention voulue.

Cabines acoustiques Hushoffice pour des réunions de tous types. Une solution aux besoins dynamiques.

Les cabines Hushoffice sont autonomes, ce qui donne un sentiment d’autonomie par rapport à l’espace. Elles sont conçues pour créer une atmosphère agréable et silencieuse, en réduisant tous les bruits de fond à un murmure doux et inintelligible. Elles isolent également les discours prononcés à l’intérieur pour garantir ainsi une tranquillité d’esprit bien méritée.

Bien sûr, l’intimité. L’efficacité à l’état pur. Avantages des appels vidéo internes (depuis une cabine).

Si les appels vidéo à distance offrent une certaine flexibilité, ils ne bénéficient pas de la spontanéité et des interactions décontractées qui se produisent au bureau. En effet, le bureau offre un espace propice aux discussions improvisées, à l’établissement de relations et à la cohésion de l’équipe pour favoriser une véritable camaraderie qui rend le travail plein de vie.

Quand faire un appel vidéo ? Quand se rencontrer en tête à tête ?

Les réunions vidéo sont pratiques, bien sûr. De plus, les interactions en personne permettent d’obtenir des indices non verbaux tels que le langage corporel et les expressions faciales, ce qui permet une communication plus nuancée.

Le choix entre les deux dépend en fin de compte de la nature et des objectifs d’une réunion.

Les réunions en personne sont plus appropriées pour un dialogue approfondi, l’établissement de relations ou des discussions détendues improvisées. Les appels vidéo, bien sûr, comblent la distance géographique. Et lorsque le besoin d’une correspondance rapide l’emporte sur les avantages d’une interaction en face à face, un simple appel vidéo est suffisant.

L’appel vidéo en interne est un moyen pratique et important de se connecter dans un monde hybride.

Il offre un contact personnel immédiat. Il simplifie les problèmes de programmation. Il assure l’accès aux fichiers locaux. Il réduit les problèmes techniques. Dans l’ensemble, la vidéoconférence au bureau facilite les échanges quotidiens et rend le travail plus fluide. En vérité, cela fait partie du concept de travail hybride.

Des vidéoconférences internes – en sommaire

• Pour répondre aux appels à partir du bureau plutôt que de chez soi, il est préférable d’utiliser les espaces d’appel vidéo spécialement conçus et prêts à l’emploi (tels que les cabines Hushoffice) plutôt que les installations de bureau à domicile improvisées. On gagne du temps. Le stress est réduit. Les difficultés techniques sont minimisées.

• Une vidéoconférence à l’intérieur du bureau signifie que les employés peuvent se joindre à un appel indépendamment ou en sous-groupes à partir de leur(s) propre(s) appareil(s). Ils peuvent ainsi conserver un accès rapide aux fichiers locaux de l’ordinateur portable. Ainsi, chaque participant peut diffuser sa partie en un clic. Fini le temps du partage manuel des fichiers dans une salle de réunion.

• Les appels internes permettent à chaque participant d’accéder à l’espace du bureau le mieux adapté à son rôle dans la réunion. L’animateur est libre de se joindre à partir d’une cabine individuelle comme hushHybrid pour mieux se concentrer. Les deux développeurs d’applications sont libres de se joindre à partir de la cabine hushMeet, assis côte à côte, pour présenter leur point de vue en tant qu’équipe. Etcétéra.

• Une culture d’appels vidéo au bureau attire davantage d’employés en interne, car le lieu de travail n’est pas seulement un lieu de travail en équipe, mais aussi un centre d’appels vidéo. Une équipe colocalisée a plus d’occasions d’avoir des discussion improvisée en temps réel. De telles interactions stimulent la réflexion et le travail. Le travail à distance manque, en fin de compte, de ces interactions.

• Organiser des réunions hybrides et y participer depuis le bureau (dans un espace privé et acoustique comme une cabine hushMeet) est le seul moyen de garantir la confidentialité du contenu des réunions classifiées.

• Un appel vidéo peut être préféré à une réunion en face à face, même lorsque toutes les parties sont au bureau, car il est possible de l’enregistrer en un seul clic pour s’y référer ultérieurement.

Des vidéoconférences internes dans un bureau – questions fréquentes

Qu’est-ce qu’une vidéoconférence interne au bureau ?

Il s’agit de la pratique consistant à organiser des réunions virtuelles dans l’enceinte d’un seul espace de bureau. Les appels vidéo traditionnels relient les participants à distance. On parle d’appel vidéo interne lorsque tous les participants à la réunion se trouvent dans le même bureau, mais dans des zones différentes. Cette méthode consiste à employer les espaces d’appel vidéo spécialement aménagés au sein du bureau, tels que les cabines privées.

Quels sont les avantages des réunions par vidéoconférence interne ?

Lors d’un appel vidéo interne, des collègues se trouvant au même endroit se rencontrent virtuellement. Cela permet d’éviter les déplacements et de ne pas perdre un temps précieux à changer d’espace. En outre, la participation à un appel depuis le domicile nécessite une installation de fortune qui peut être bruyante, distrayante et peu discrète. Les appels internes s’appuient sur les espaces d’appel professionnels du bureau, tels que les cabines Hushoffice. Cette forme de vidéoconférence permet également à chaque employé ou sous-groupe d’employés d’avoir un accès immédiat aux fichiers locaux à partir de leur ordinateur portable. Un échange d’idées plus rapide peut ainsi être réalisé.

Quand dois-je me rencontrer virtuellement et quand dois-je me rencontrer en personne ?

Les réunions en personne peuvent surpasser les réunions virtuelles à plusieurs égards. Elles peuvent cultiver des relations plus significatives. Elles permettent de piloter des discussions complexes avec plus d’agilité. Et elles favorisent plus immédiatement le développement de l’esprit d’équipe. En bref, elles offrent un contact humain vital, des signaux non verbaux et une interaction instantanée. D’autre part, les réunions virtuelles sont généralement plus pratiques que les réunions en personne. Elles constituent le meilleur choix lorsque la touche personnelle ne rentre pas en compte et que le temps est un facteur essentiel.