Wirtualne spotkania – tips & tricks wideokonferencji

Oscarem będzie osiągnięty cel spotkania i osobisty wizerunek, który ułatwi realizację kolejnych celów w biznesie, a więc… Do roboty, bo masz do wykonania pracę reżysera, scenarzysty, operatora, scenografa, kostiumologa, charakteryzatora, dźwiękowca, oświetleniowca… no i główną rolę do odegrania.

SCENARIUSZ – twój konspekt wideokonferencji

Wyznacz cel, a potem dokładnie zaplanuj przebieg spotkania, jego formę i treść. Przygotuj agendę i dostarcz ją wcześniej innym uczestnikom wideokonferencji. Rozpisz wszystko „w czasie”, aby wiedzieć i poinformować pozostałych o tym, ile ma trwać wasze spotkanie online. To niezbędne także przy moderowaniu rozmowy, jeśli bierze w niej udział więcej osób – trzeba wiedzieć, jak długie mogą być ich wypowiedzi, aby wideokonferencja zmieściła się w zaplanowanym dla niej czasie. W rozpisce (jak w scenopisie) ujmij nie tylko listę zagadnień do omówienia, ale także materiały, które mają być wykorzystane podczas wideokonferencji (prezentacje, filmy, dokumenty), przypisując je do odpowiednich momentów spotkania, by uniknąć ewentualnego chaosu. Uwzględnij też role poszczególnych uczestników – kto i kiedy „wchodzi”, ile ma czasu na swoje kwestie itd. Im dokładniej wszystko zaplanujesz i rozpiszesz, tym mniej błędów popełnisz podczas spotkania.

SCENOGRAFIA – tło, na którym się prezentujesz

Zadbaj o miejsce wirtualnego spotkania, czyli o to, w jakim otoczeniu się pokazujesz. To ważny kontekst tej rozmowy – tak samo, jak przy spotkaniach twarzą w twarz (przytulna kawiarnia vs. „zimna” sala konferencyjna). Tło nadaje całości pewien ton, buduje wizerunek osoby, która się na nim prezentuje, ale także wpływa na komunikację online, wspomagając lub rozpraszając skupienie rozmówców. W przypadku biznesowych telekonferencji sceneria powinna być raczej neutralna, by nie odciągać uwagi od pierwszego planu i werbalnego przekazu. Unikaj zbędnych, przypadkowych rzeczy i zbyt dynamicznego czy krzykliwego tła w trakcie wideokonferencji. Duże znaczenie mają kolory, które nie powinny męczyć wzroku twoich rozmówców. Barwnie stonowane i nieprzepełnione szczegółami tło skieruje uwagę uczestników na ciebie. Dobrą praktyką jest wcześniejsze przetestowanie swojej scenografii – siadając przed kamerą i robiąc zrzut ekranu, można dokładnie przyjrzeć się i przeanalizować szczegóły zatrzymanego w kadrze obrazu. 

ŚWIATŁO – oświetlenie planu w trakcie spotkania online

Pokaż się w jak najlepszym świetle – i w przenośni i dosłownie. Unikaj chłodnych świetlówek. Uważaj też na światło padające z góry, bo możesz niekorzystnie wtedy wyglądać. Najlepiej bazować na naturalnym świetle dziennym, siedząc na przykład przodem do okna. Jeśli jednak nie da się tego z różnych względów zrobić, umieść po prostu główne światło za kamerą. Wtedy twarz będzie dobrze oświetlona i zniknie ryzyko nieestetycznych cieni na niej. Zastosuj oczywiście światło białe i zadbaj o to, by lampa nie raziła cię w oczy. 

DŹWIĘK – akustyka otoczenia podczas wideokonferencji 

Oprócz jakości obrazu podczas wideokonferencji równie ważna jest jakość dźwięku. I nie chodzi tu tylko o dobrej jakości mikrofon, ale także (a może nawet przede wszystkim) o zakłócające komunikację dźwięki tła. Musisz je wyeliminować na czas spotkania online. Ponieważ nie na wszystko można mieć wpływ, jak choćby na hałas dochodzący zza okna (ruchliwa ulica, dźwięki kosiarki, dzwony kościelne) czy remont w pomieszczeniach za ścianą, najlepszą opcją jest skorzystanie z kabiny akustycznej (hushTwin, hushMeet.L, hushWork.sit&stand lub innego modelu). Nic nie będzie ci przeszkadzać i ty nie będziesz przeszkadzać innym, a twoi rozmówcy z pewnością docenią jakość komunikacji. Do kabiny nie wedrze się żaden hałas, twoje słowa nie będą dźwięczały nieprzyjemnym echem, lepiej skoncentrujesz się na tym, co mówią do ciebie pozostali uczestnicy telekonferencji. 

ZDJĘCIA – czyli kompozycja twojego kadru

Osoba realizująca i/lub biorąca udział w wirtualnym spotkaniu powinna zatroszczyć się również o swój kadr. Najlepiej jeśli na czas wideokonferencji ustawisz kamerę w taki sposób, aby „zdejmowała cię” proporcjonalnie – powinna więc być umieszczona na poziomie twojego wzroku i kadrować twoją twarz centralnie. W wideospotkaniach sprawdza się półzbliżenie (postać widać na ekranie od czubka głowy do połowy klatki piersiowej lub do talii). W takim ujęciu tło jest podrzędne względem postaci, widać jej mimikę i emocje malujące się na twarzy, a o to właśnie chodzi w spotkaniach na odległość za pośrednictwem kamery. Pamiętaj tylko, że taki plan mieści maksymalnie trzy osoby, jeśli więc oczekujesz większej liczby uczestników konferencji korzystających z jednej kamery/komputera, konieczna będzie zmiana kadru.

KOSTIUMY – outfit na wirtualne spotkanie

Najważniejsza rada – ubierz się, a nie przebierz (za kogoś, kim nie jesteś). To mogłoby cię krępować, onieśmielać, generować sztuczne zachowania… Nie warto się na to narażać. Strojem wpasuj się w kontekst, wyraź szacunek dla rozmówców, ale też zapewnij sobie swobodę. Wygląd i twoje ubranie podczas spotkania biznesowego muszą mieć charakter mniej lub bardziej biznesowy, ale postaraj się, aby mimo wszystko, pasowały one do ciebie. Zyskasz na spójności wizerunku, autentyczności i wiarygodności, a to nie do przecenienia! Weź też pod uwagę względy praktyczne: żadnych szeleszczących tkanin, które mogą zakłócać warstwę dźwiękową wideokonferencji przy każdym twoim ruchu, błyszczących materiałów w niekontrolowany sposób odbijających światło, drobnych, gęstych wzorków zniekształcających obraz czy śnieżnobiałych strojów, które biją po oczach.

CHARAKTERYZACJA – fryzura, make-up itd.

Tak – to też konieczne. Uczesanie, makijaż… Przyda się podkład i puder – również mężczyznom. Postaraj się wyglądać świeżo i estetycznie. Użyj kosmetyków, aby ukryć oznaki zmęczenia czy niewyspania, zamaskuj zmiany skórne na twarzy. Jeśli jest gorący dzień, zadbaj o to, by nie świecić się od potu lub po prostu postaraj się uczestniczyć w wideokonferencji, siedząc w klimatyzowanej kabinie Hush.

EFEKTY SPECJALNE – maskowanie niedociągnięć

Ostatnią deską ratunku są efekty specjalne, czyli zastosowanie techniki cyfrowej. Jeżeli nie masz odpowiedniego tła do swojego kadru lub nie było czasu go przygotować, skorzystaj z jednej z opcji dostępnych w większości programów do wideokonferencji i podstaw sobie stosowny background – tylko nie szalej. Plażę z palmami pozostaw na inną okazję. Do spotkania biznesowego dopasuj coś bardziej „biurowego”. Czasami warto także skorzystać z filtrów obrazu – na tej samej zasadzie, jak choćby na Instagramie, które upiększą cię nieco, wygładzając zmarszczki na twarzy czy niwelując przebarwienia cery.

REŻYSERIA I OBSADA – twoje najważniejsze role

Jako reżyser całego eventu musisz to wszystko odpowiednio wymyślić, zgrać i przeprowadzić, a jako odtwórca lub odtwórczyni roli głównej zadbać o swoją postać. Występując przed kamerą podczas biznesowej konferencji, mów wolno i wyraźnie, nie przesadzaj z gestykulacją i utrzymuj kontakt wzrokowy z innymi uczestnikami spotkania, patrząc w obiektyw. W normalnej sytuacji – na spotkaniu twarzą w twarz – patrzysz w oczy rozmówcy przez około 60% czasu rozmowy. Tutaj powinno być podobnie. Skup się na swojej roli, nie zajmuj się niczym innym podczas wideokonferencji – to nieprofesjonalne i niegrzeczne.

POWODZENIA

Zobacz też >> Etykieta wideokonferencji, czyli savoir-vivre w wirtualnej komunikacji z klientami