Hushoffice
HushOffice
MikomaxSmartOffice
  • hushFree.Access.M
    hushFree.Access.M
    Czytaj więcej
  • hushFree.Access.L
    hushFree.Access.L
    Czytaj więcej
  • HushMeet
    HushMeet
    Czytaj więcej
  • HushMeet.S
    HushMeet.S
    Czytaj więcej
  • HushMeet.L
    HushMeet.L
    Czytaj więcej
  • HushWork.sit&stand
    HushWork.sit&stand
    Czytaj więcej
  • HushPhone
    HushPhone
    Czytaj więcej
  • HushHybrid
    HushHybrid
    Czytaj więcej
  • hushWall
    hushWall
    Czytaj więcej
  • hushSpot
    hushSpot
    Czytaj więcej
  • hushFree.S
    hushFree.S
    Czytaj więcej
  • hushFree.M
    hushFree.M
    Czytaj więcej
  • hushFree.L
    hushFree.L
    Czytaj więcej
  • hushwork
    hushwork
    Czytaj więcej
  • hushtwin
    hushtwin
    Czytaj więcej
  • hushmeet.open
    hushmeet.open
    Czytaj więcej
  • hushmeet.open.S
    hushmeet.open.S
    Czytaj więcej
  • greenWalls
    greenWalls
    Czytaj więcej
  • hushLock
    hushLock
    Czytaj więcej
  • fotel a11
    fotel a11
    Czytaj więcej
Etykieta wideokonferencji – Savoir-vivre w wirtualnej komunikacji z klientami
hushFree.Access.M
hushFree.Access.L
HushMeet
Nowa, niezależna przestrzeń w biurze przeznaczona do spotkań. HushMeet to znakomita alternatywa dla pokoi projektowych i mini salek konferencyjnych.
HushMeet.S
Dzięki zastosowanym akustycznym materiałom, każdy uczestnik spotkań face to face w hushMeet.s może poczuć się w 100% sobą.
HushMeet.L
HushMeet.L to akustyczny, modułowy box przeznaczony do spotkań nawet dla 8 osób. Jest alternatywą dla budowania na stałe salek konferencyjnych.
HushWork.sit&stand
Chociaż hushWork.sit&stand nie jest przypisany do konkretnej osoby, to każdy może poczuć się w nim tak, jakby przestrzeń została stworzona właśnie dla niego.
HushPhone
Budka telefoniczna hushPhone jest produktem, który diametralnie poprawia komfort pracy w biurze.
HushHybrid
HushHybrid to komfortowa przestrzeń do pracy indywidualnej i rozmów wideo.
hushWall
HushWall to mobilne rozwiązanie, które może być regałem biurowym, zieloną ścianą, tablicą suchościeralną lub ścianką multimedialną.
hushSpot
HushSpot to nowoczesny wielostanowiskowy stół do pracy w trybie hot-desking, kompleksowo wyposażone miejsce do pracy dla każdego, kto nie ma przydzielonego na stałe stanowiska pracy.
hushFree.S
Kabina akustyczna hushFree.S przeznaczona jest do pracy indywidualnej, dłuższych wideokonferencji i rozmów telefonicznych.
hushFree.M
HushFree.M to komfortowa akustycznie kabina do biura, która idealnie nadaje się do spotkań bezpośrednich i hybrydowych, ważnych rozmów wymagających prywatności, spotkań zespołu czy pracy kreatywnej.
hushFree.L
Duża budka akustyczna hushFree.L stanowi idealną alternatywę dla tradycyjnych salek konferencyjnych.
hushwork
HushWork to niezależna, mobilna kabina akustyczna do biura, stworzona po to, by móc pracować tak, jak lubi się najbardziej - po Twojemu.
hushtwin
HushTwin zapewnia wystarczająco dużo miejsca do pracy w skupieniu i dla wygody użytkownika
hushmeet.open
Półotwarta budka akustyczna hushMeet.open to idealne miejsce do nieformalnych rozmów i spotkań.
hushmeet.open.S
Półotwarta forma hushMeet.open.S zachęca do nieformalnych spotkań face 2 face.
greenWalls
Z zieloną ścianką greenWall, montowaną do kabiny akustycznej, wprowadzisz naturę do swojego biura.
hushLock
HushLock to nowoczesny system do przechowywania rzeczy w biurze. Stworzyliśmy hushLock, aby jeszcze bardziej odpowiadać na potrzeby elastycznego miejsca do pracy i spotkań.
fotel a11
Futurystyczny fotel biurowy, który jest prywatną przestrzenią relaksu i odpoczynku.

Etykieta wideokonferencji – Savoir-vivre w wirtualnej komunikacji z klientami

  • Opublikowano: 6 października 2020
  • Autor: Zespół Hushoffice

W nowej rzeczywistości biznesowej, w której reguły dyktuje dziś koronawirus, wideokonferencje dla firm stały się w praktyce standardem komunikacji. Oprócz tego, że trzeba znać i umieć obsługiwać różnego rodzaju aplikacje do wideokonferencji, trzeba też wiedzieć, jak nie popełnić faux pas, komunikując się w ten sposób z klientami, kontrahentami czy współpracownikami.  

Etykieta wideokonferencji – Savoir-vivre w wirtualnej komunikacji z klientami

Google Hangouts, Microsoft Teams, Skype, Zoom – to jedne z najpopularniejszych obecnie narzędzi do prowadzenia wideokonferencji przez Internet. W kontekście pandemicznego zagrożenia pozwalają na bezpieczne realizowanie spotkań online, w których może uczestniczyć dowolna liczba osób, łączących się ze sobą z dowolnych miejsc na świecie. Niezależnie od tego, czy w wideokonferencji bierze udział kameralne grono pracowników jednej firmy, którzy wykonują swoje zadania w systemie home office i od czasu do czasu muszą coś wspólnie omówić, czy wideokonferencja jest bardzo oficjalnym spotkaniem na wysokim szczeblu, zawsze obowiązuje określona etykieta. 

Wideokonferencja – dobre praktyki PRZED

Właściwe przygotowanie (się do) wideokonferencji to już połowa sukcesu.

Jeśli jesteśmy jej organizatorami, w dobrym tonie jest wysłać uczestnikom zaproszenia do udziału w wideokonferencji na kilka dni wcześniej, ewentualnie wspólnie ustalić termin, który wszystkim odpowiada. Nie zapominajmy w tym miejscu o różnych strefach czasowych, w których mogą funkcjonować uczestnicy i nie popełniajmy faux pas w zakresie wyboru daty, nie uwzględniając na przykład dni wolnych od pracy, w którymś z krajów pochodzenia uczestnika wirtualnego spotkania. W zaproszeniu, oprócz terminu, należy precyzyjnie określić cel i przybliżony czas trwania spotkania. 

Na tym etapie można poinformować również, kto bierze udział w wideokonferencji oraz zaprezentować ewentualnie jego agendę. O ile to konieczne i uzasadnione, warto też dostarczyć zapraszanym osobom jeszcze przed rozpoczęciem internetowego spotkania materiały, z którymi powinny się one zapoznać, by wszystko przebiegało sprawniej. 

Wybierzmy do przeprowadzenia wideokonferencji aplikację łatwo dostępną i intuicyjną w obsłudze, która nie sprawi nikomu problemu i która nie wymaga instalowania oraz oferuje funkcje odpowiadające specyfice danego spotkania.

Jako organizator, ale także jako uczestnik wideokonferencji, powinniśmy przed jej rozpoczęciem sprawdzić, czy nasz sprzęt i oprogramowanie działają prawidłowo, a połączenie z Internetem jest odpowiedniej jakości, aby nie borykać się z ewentualnymi problemami technicznymi w momencie startu takiego spotkania, od razu je zakłócając. 

Gdzie przeprowadzić wideokonferencję

Wideokonferencja to dźwięk i obraz, trzeba zatem zadbać o stosowne tło wizualne i akustyczne, sprawnie panując nad tym, co widać w kadrze i jakie dźwięki dobiegają z otoczenia. Uczestnicy powinni w trakcie spotkania online znajdować się w takich miejscach, w których nic komunikacji nie będzie zakłócać. Niedopuszczalne są hałasy zza okna czy z pomieszczenia obok, przypadkowi ludzie lub nieodpowiednie przedmioty w polu widzenia, tak zwani mistrzowie drugiego planu, dzwoniące telefony albo dźwięki czatu uruchomionego na komputerze i wszystko, co może odwracać uwagę od istoty przekazu. Liczy się jakość dźwięku i obrazu, bo to pomaga w koncentracji i komunikacji. Unikajmy więc także oślepiającego słońca w tle czy zbyt głębokiej ciemności w kadrze. Jeśli kilka osób korzysta z jednej kamery, powinny one siedzieć w taki sposób, aby obiektyw obejmował wszystkich. Trudno profesjonalnie zorganizować wideokonferencję, jeśli w biurze nie ma wyciszonej i dobrze zaaranżowanej salki konferencyjnej. W takiej sytuacji idealnie sprawdza się hushMeet.L.

To biurowa kabina akustyczna przeznaczona dla kilku osób, zaprojektowana z myślą o realizowaniu komfortowych spotkań firmowych w niewielkim gronie. Doskonale sprawdza się również jako wygodne miejsce i właściwa „sceneria” w przypadku wideokonferencji. Zapewnia ciszę (dźwięki spoza kabiny, dochodzące z głośnego open space, tłumione są do poziomu szeptu) i poufność (rozmów prowadzonych podczas wideokonferencji nie słychać poza kabiną). Pozwala też łatwo (i zgodnie z etykietą) zaplanować kadr i mieć pewność, że nikt niepowołany się do niego przypadkiem nie wedrze. W hushMeet.L można zainstalować duży ekran, monitor lub telewizor, a także optymalnie rozmieścić kamery czy mikrofony, by uzyskać jak najlepszą jakość komunikacji. 

Wideokonferencyjny SAVOIR-VIVRE

Poza przygotowaniami do wideokonferencji i wyborem najlepszego miejsca, istotne są również zasady zachowania, których jest całkiem dużo. Dla przykładu przypomnijmy kilka najważniejszych…

Trzeba wyglądać stosownie do charakteru spotkania. Ponieważ mówimy o biznesowych wideokonferencjach, strój ich uczestników powinien być zbliżony do biznesowego dress code – nawet, jeśli rozmawiają oni, będąc w domu. Schludny, niekrzykliwy, neutralny wygląd to podstawa – nikogo nie dekoncentruje, a do tego wyraża szacunek dla innych uczestników wideokonferencji. Warto zadbać także o najkorzystniejszy plan i skadrować swoją postać tak, aby widać było twarz i popiersie – bez męczących dla innych zbliżeń czy nienaturalnych ujęć z góry lub z dołu – to nie ułatwia komunikacji i wygląda mało profesjonalnie.

Jeśli jest się organizatorem czy moderatorem, należy na początku wideokonferencji przedstawić uczestników (lub oddawać im kolejno głos, aby sami to zrobili) i przypomnieć agendę spotkania.

Warto pamiętać o utrzymywaniu kontaktu wzrokowego i patrzeniu wprost w kamerę, gdy jest się przy głosie i mówi do pozostałych uczestników wideokonferencji, a także o wyciszaniu swojego mikrofonu, gdy akurat się głosu nie zabiera, aby nie przeszkadzać innym.

Jeśli chce się włączyć do dyskusji czy zadać jakieś nieplanowane pytanie, a moderator nie udziela głosu, można niekiedy wykorzystać w tym celu tekstowy czat uruchamiany zwykle podczas wideokonferencji

Czego NIE robić podczas wideokonferencji

  • Nie spóźniajmy się i „nie wychodźmy” przed zakończeniem.
  • Nie przerywajmy, gdy ktoś mówi  nie przeciągajmy przydzielonego nam czasu wypowiedzi.
  • Nie zajmujmy się innymi sprawami, jeśli uczestniczymy w wideokonferencji, to niekulturalne.
  • Nie przesadzajmy z gestykulacją, nie wykonujmy nerwowych, gwałtownych ruchów przed kamerą.
  • Nie krzyczmy i nie szepczmy – mówmy wyraźnie i naturalnie.
  • Nie odwracajmy uwagi uczestników nietypowym ubraniem, dziwną fryzurą czy dodatkami.
  • Nie odbierajmy telefonu w trakcie wideokonferencji.

Zakazów i wszelkiego rodzaju faux pas może być wiele, ale nie sposób wymieniać tu wszystkiego, co może być niestosowne w takiej sytuacji. Wideokonferencyjna etykieta obejmuje to wszystko, co etykieta obowiązująca przy zwykłym spotkaniu biznesowym plus kwestie wynikające stricte z formy kontaktu – przez Internet, ekran i mikrofon, zamiast face to face. 

Wróć
Poprzedni wpis Następny wpis