Etykieta wideokonferencji – Savoir-vivre w wirtualnej komunikacji z klientami

Google Hangouts, Microsoft Teams, Skype, Zoom – to jedne z najpopularniejszych obecnie narzędzi do prowadzenia wideokonferencji przez Internet. W kontekście pandemicznego zagrożenia pozwalają na bezpieczne realizowanie spotkań online, w których może uczestniczyć dowolna liczba osób, łączących się ze sobą z dowolnych miejsc na świecie. Niezależnie od tego, czy w wideokonferencji bierze udział kameralne grono pracowników jednej firmy, którzy wykonują swoje zadania w systemie home office i od czasu do czasu muszą coś wspólnie omówić, czy wideokonferencja jest bardzo oficjalnym spotkaniem na wysokim szczeblu, zawsze obowiązuje określona etykieta. 

Wideokonferencja – dobre praktyki PRZED

Właściwe przygotowanie (się do) wideokonferencji to już połowa sukcesu.

Jeśli jesteśmy jej organizatorami, w dobrym tonie jest wysłać uczestnikom zaproszenia do udziału w wideokonferencji na kilka dni wcześniej, ewentualnie wspólnie ustalić termin, który wszystkim odpowiada. Nie zapominajmy w tym miejscu o różnych strefach czasowych, w których mogą funkcjonować uczestnicy i nie popełniajmy faux pas w zakresie wyboru daty, nie uwzględniając na przykład dni wolnych od pracy, w którymś z krajów pochodzenia uczestnika wirtualnego spotkania. W zaproszeniu, oprócz terminu, należy precyzyjnie określić cel i przybliżony czas trwania spotkania. 

Na tym etapie można poinformować również, kto bierze udział w wideokonferencji oraz zaprezentować ewentualnie jego agendę. O ile to konieczne i uzasadnione, warto też dostarczyć zapraszanym osobom jeszcze przed rozpoczęciem internetowego spotkania materiały, z którymi powinny się one zapoznać, by wszystko przebiegało sprawniej. 

Wybierzmy do przeprowadzenia wideokonferencji aplikację łatwo dostępną i intuicyjną w obsłudze, która nie sprawi nikomu problemu i która nie wymaga instalowania oraz oferuje funkcje odpowiadające specyfice danego spotkania.

Jako organizator, ale także jako uczestnik wideokonferencji, powinniśmy przed jej rozpoczęciem sprawdzić, czy nasz sprzęt i oprogramowanie działają prawidłowo, a połączenie z Internetem jest odpowiedniej jakości, aby nie borykać się z ewentualnymi problemami technicznymi w momencie startu takiego spotkania, od razu je zakłócając. 

Gdzie przeprowadzić wideokonferencję

Wideokonferencja to dźwięk i obraz, trzeba zatem zadbać o stosowne tło wizualne i akustyczne, sprawnie panując nad tym, co widać w kadrze i jakie dźwięki dobiegają z otoczenia. Uczestnicy powinni w trakcie spotkania online znajdować się w takich miejscach, w których nic komunikacji nie będzie zakłócać. Niedopuszczalne są hałasy zza okna czy z pomieszczenia obok, przypadkowi ludzie lub nieodpowiednie przedmioty w polu widzenia, tak zwani mistrzowie drugiego planu, dzwoniące telefony albo dźwięki czatu uruchomionego na komputerze i wszystko, co może odwracać uwagę od istoty przekazu. Liczy się jakość dźwięku i obrazu, bo to pomaga w koncentracji i komunikacji. Unikajmy więc także oślepiającego słońca w tle czy zbyt głębokiej ciemności w kadrze. Jeśli kilka osób korzysta z jednej kamery, powinny one siedzieć w taki sposób, aby obiektyw obejmował wszystkich. Trudno profesjonalnie zorganizować wideokonferencję, jeśli w biurze nie ma wyciszonej i dobrze zaaranżowanej salki konferencyjnej. W takiej sytuacji idealnie sprawdza się hushMeet.L.

To biurowa kabina akustyczna przeznaczona dla kilku osób, zaprojektowana z myślą o realizowaniu komfortowych spotkań firmowych w niewielkim gronie. Doskonale sprawdza się również jako wygodne miejsce i właściwa „sceneria” w przypadku wideokonferencji. Zapewnia ciszę (dźwięki spoza kabiny, dochodzące z głośnego open space, tłumione są do poziomu szeptu) i poufność (rozmów prowadzonych podczas wideokonferencji nie słychać poza kabiną). Pozwala też łatwo (i zgodnie z etykietą) zaplanować kadr i mieć pewność, że nikt niepowołany się do niego przypadkiem nie wedrze. W hushMeet.L można zainstalować duży ekran, monitor lub telewizor, a także optymalnie rozmieścić kamery czy mikrofony, by uzyskać jak najlepszą jakość komunikacji. 

Wideokonferencyjny SAVOIR-VIVRE

Poza przygotowaniami do wideokonferencji i wyborem najlepszego miejsca, istotne są również zasady zachowania, których jest całkiem dużo. Dla przykładu przypomnijmy kilka najważniejszych…

Trzeba wyglądać stosownie do charakteru spotkania. Ponieważ mówimy o biznesowych wideokonferencjach, strój ich uczestników powinien być zbliżony do biznesowego dress code – nawet, jeśli rozmawiają oni, będąc w domu. Schludny, niekrzykliwy, neutralny wygląd to podstawa – nikogo nie dekoncentruje, a do tego wyraża szacunek dla innych uczestników wideokonferencji. Warto zadbać także o najkorzystniejszy plan i skadrować swoją postać tak, aby widać było twarz i popiersie – bez męczących dla innych zbliżeń czy nienaturalnych ujęć z góry lub z dołu – to nie ułatwia komunikacji i wygląda mało profesjonalnie.

Jeśli jest się organizatorem czy moderatorem, należy na początku wideokonferencji przedstawić uczestników (lub oddawać im kolejno głos, aby sami to zrobili) i przypomnieć agendę spotkania.

Warto pamiętać o utrzymywaniu kontaktu wzrokowego i patrzeniu wprost w kamerę, gdy jest się przy głosie i mówi do pozostałych uczestników wideokonferencji, a także o wyciszaniu swojego mikrofonu, gdy akurat się głosu nie zabiera, aby nie przeszkadzać innym.

Jeśli chce się włączyć do dyskusji czy zadać jakieś nieplanowane pytanie, a moderator nie udziela głosu, można niekiedy wykorzystać w tym celu tekstowy czat uruchamiany zwykle podczas wideokonferencji. 

Czego NIE robić podczas wideokonferencji

• Nie spóźniajmy się i „nie wychodźmy” przed zakończeniem.
• Nie przerywajmy, gdy ktoś mówi  nie przeciągajmy przydzielonego nam czasu wypowiedzi.
• Nie zajmujmy się innymi sprawami, jeśli uczestniczymy w wideokonferencji, to niekulturalne.
• Nie przesadzajmy z gestykulacją, nie wykonujmy nerwowych, gwałtownych ruchów przed kamerą.
• Nie krzyczmy i nie szepczmy – mówmy wyraźnie i naturalnie.
• Nie odwracajmy uwagi uczestników nietypowym ubraniem, dziwną fryzurą czy dodatkami.
• Nie odbierajmy telefonu w trakcie wideokonferencji.

Zakazów i wszelkiego rodzaju faux pas może być wiele, ale nie sposób wymieniać tu wszystkiego, co może być niestosowne w takiej sytuacji. Wideokonferencyjna etykieta obejmuje to wszystko, co etykieta obowiązująca przy zwykłym spotkaniu biznesowym plus kwestie wynikające stricte z formy kontaktu – przez Internet, ekran i mikrofon, zamiast face to face.