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Comment gérer une équipe distribuée

  • Affichés sur: 22 août 2023
  • Par: Équipe Hushoffice

Les responsables d’équipes distribuées doivent créer un environnement de travail cohérent et productif malgré la distance physique. Les obstacles à la communication doivent être surmontés. Une vision unifiée doit être partagée. Quelques principes sûrs peuvent vous aider dans cette entreprise !

Comment gérer une équipe distribuée

Table des matières

Gérer une équipe distribuée – tl;dr

  • Une équipe distribuée est un groupe d’employés qui travaillent en étroite collaboration mais qui sont situés à différents endroits. Dans certains cas, ils ne travailleront jamais ensemble dans un bureau commun.

  • Le recrutement d’une équipe distribuée vous permet de trouver des talents pratiquement partout dans le monde, d’améliorer votre aisance interculturelle et d’optimiser la continuité de vos activités.

  • Les défis auxquels sont confrontées les équipes distribuées sont l’engagement, la communication, l’isolement et le renforcement de l’esprit d’équipe. Les cabines Hushoffice permettent aux employés sur site de disposer d’espaces calmes et concentrés pour rencontrer leurs collègues à distance de manière régulière.

Qu’est-ce qu’une équipe distribuée ?

Une équipe distribuée est un groupe d’employés qui travaillent ensemble mais qui sont situés dans des endroits différents, parfois dans des pays, parfois sur des continents. Bien qu’elles prennent de nombreuses formes, les équipes distribuées se caractérisent par le fait qu’elles n’ont pas de bureau central commun.

La différence entre les équipes distribuées, distantes et hybrides : le rôle du bureau.

Alors que les équipes hybrides sont tenues de travailler au bureau un certain nombre de jours par semaine, les équipes à distance ont toute latitude pour travailler de n’importe où chaque jour et peuvent aller et venir à leur guise. Pour une équipe distribuée, le bureau n’est pas du tout une nécessité.

Lors de la constitution d’une équipe distribuée, la priorité de l’employeur n’est pas d’apporter une nouvelle énergie au bureau. La priorité est plutôt d’embaucher les personnes exactes qui possèdent l’expertise nécessaire dans un créneau donné. C’est pourquoi de nombreuses équipes distribuées fonctionnent sans jamais travailler ensemble dans un espace physique. Parce qu’ils travaillent rarement, voire jamais, au bureau, il est impératif que les superviseurs qui encadrent ces membres de l’équipe virtuelle disposent d’espaces privés et concentrés au bureau comme hushWork pour se connecter par appel ou vidéoconférence avec leurs collègues éloignés – des espaces où le bruit du bureau et les autres interruptions sont bloqués, ce qui permet de se concentrer pleinement sur les discussions clés avec les pairs éloignés

– déclare Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.
La cabine de travail hushWork.sit&stand est dotée d'un bureau réglable en hauteur, ce qui permet aux employés de mieux contrôler leur flux de travail.

Bien que physiquement absentes, les équipes distribuées sont les moteurs de la productivité des organisations.

Il n’est pas étonnant que certaines des plus grandes entreprises du monde soient entièrement distribuées. Les travailleurs à distance font preuve d’une grande autodiscipline et sont souvent autonomes – ils sont capable de prendre une idée naissante et la mettre en œuvre. Même si leur présence n’est pas viscéralement ressentie, leur influence sur une équipe peut être considérable.Il existe de nombreuses raisons d’envisager la constitution d’une équipe distribuée.

Dans certains cas, les organisations peuvent adopter un horaire hybride pour la majorité de leurs employés, mais laisser à des équipes spécifiques, telles que l’équipe de développement d’applications ou d’autres groupes spécialisés, la possibilité de travailler de manière totalement distribuée, c’est-à-dire sans jamais se réunir dans un bureau. Cette approche peut s’avérer efficace car elle tient compte des besoins spécifiques de certaines équipes, ce qui permet à une entreprise de tirer parti des avantages du travail à distance et de maximiser l’acquisition de talents pour des compétences spécialisées

– explique Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.
Hushoffice HushAccess.L une grande cabine acoustique adaptée aux besoins des personnes à mobilité réduite

1.    Une portée géographique plus large et un accès à des compétences spécialisées

En supprimant les barrières géographiques, vous pouvez recruter des talents pratiquement partout dans le monde. Vous n’êtes plus limité par la distance entre le domicile et le lieu de travail et vous pouvez élargir votre champ d’action afin d’attirer des talents possédant une expertise de niche ou des connaissances sectorielles spécifiques – des talents qui peuvent être rares ou très demandés.

2.    Réduction des obstacles à l’embauche

Le travail à distance permet d’attirer les meilleurs talents qui ne souhaitent pas ou ne peuvent pas se déplacer pour travailler dans un bureau. En adoptant pleinement le travail à distance pour certains postes, vous élargissez votre vivier de candidats et vous avez accès aux meilleurs d’entre eux.

3.    Perspectives mondiales et intelligence culturelle

Les équipes distribuées sont souvent multiculturelles. Leur combinaison de paradigmes permet une résolution plus sophistiquée des problèmes. Pour les entreprises qui opèrent sur les marchés internationaux ou qui cherchent à étendre leur présence dans le monde, toute aisance interculturelle est un atout sérieux.

4.    Productivité 24/7

Avec des employés situés dans des fuseaux horaires différents, une équipe peut atteindre une productivité permanente. Cela peut se traduire par des délais d’exécution plus courts, un avancement continu des projets et un soutien plus rapide à la clientèle.

5.    Continuité des activités

Les équipes réparties résistent mieux aux perturbations telles que les catastrophes naturelles et autres. Lorsque les membres de l’équipe ne dépendent pas d’un seul lieu de travail, vous pouvez poursuivre vos activités dans des circonstances difficiles.

Quels sont les défis liés à la gestion d’une équipe distribuée ?

Si le modèle de l’équipe distribuée offre de nombreux avantages, il présente également des défis uniques que les managers et les superviseurs doivent relever.

Engagement et communication…

Pour une équipe physiquement dispersée qui ne communique que virtuellement, l’engagement est une question délicate. Il est essentiel que le bureau dispose d’espaces de réunion vidéo et d’appels téléphoniques de haute qualité où les employés sur place peuvent rencontrer leurs homologues à distance aussi facilement que possible, tout en conservant toute leur attention.

Inflexions tonales. Changements délibérés du rythme d’élocution. Intonation fine. Tous les éléments fragiles — la substance d’une conversation téléphonique efficace. Les choses qui peuvent être perdues dans la traduction lors d’appels passés dans un bureau bruyant. C’est pourquoi les responsables d’équipes distribuées ont besoin de cabines d’appel privés comme hushPhone. Des cabines qui atténuent le bruit de fond et améliorent l’intelligibilité de la parole pour une connexion forte et une communication fluide lors de chaque appel avec des subordonnés distants. Quelle que soit la distance physique, chacun s’investit davantage

– explique Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.
La cabine téléphonique fait son retour dans un bureau à espace ouvert

Isolement et solitude…

30 % des travailleurs à distance souffrent de solitude. L’absence d’interactions quotidiennes en personne et de relations sociales fortuites peut en effet être aliénante. Elle peut nuire au sentiment d’appartenance et à la motivation.

De manière positive, les appels vidéo sont associés à une diminution de la solitude et de l’isolement social.

Leur aspect visuel simule une présence réelle. Il est donc essentiel d’améliorer ces aspects visuels si vous supervisez ou planifiez une équipe distribuée. Équipez le bureau d’espaces d’appel vidéo professionnels (voir : hushHybrid) et offrez à vos collègues éloignés des lumières vidéo portables de haute qualité.

La cabine de vidéoconférence hushHybrid est indispensable pour les équipes hybrides travaillant en open space. Fermé et acoustiquement excellent. Super confortable, avec des bandes lumineuses LED pour les appels vidéo - la fonction nécessaire pour des appels productifs.

La majorité des travailleurs à distance préfèrent que leur appareil photo soit allumé pendant les appels.

Selon cette majorité, il est plus facile de communiquer en voyant les expressions d’une personne. Cette préférence signifie que la plupart des employés adoptent aujourd’hui les réunions vidéo. Le bureau d’aujourd’hui n’est donc pas adapté aux employés d’aujourd’hui s’il n’est pas équipé d’espaces d’appel vidéo professionnels.

Formation des équipes et renforcement de la confiance…

Les conseils pratiques et le retour d’information immédiat sont difficiles à reproduire virtuellement. Les employés à distance n’ont pas la possibilité d’observer leurs collègues et d’interagir avec eux en face à face. Cela peut avoir un impact sur leur expérience d’apprentissage. En l’absence de présence physique, les personnes peuvent également perdre leur motivation ou leur concentration.

75 % des travailleurs à distance passent jusqu’à un quart de la semaine de travail en réunion.

Le fait que les travailleurs à distance consacrent une grande partie de leur semaine de travail à des réunions souligne l’importance d’offrir des espaces de réunion parfaits au bureau. Choisissez hushMeet.L – un espace où les collègues au bureau peuvent rencontrer leurs collègues à distance sans interruption. La formation des équipes trouve alors un rythme et les équipes trouvent une synergie naturelle malgré la nature virtuelle de leur correspondance

– explique Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

La communication quotidienne et les réunions fréquentes construisent l’identité de l’équipe.

71 % des équipes ayant des employés à distance comptent sur les réunions en tête à tête pour rester en contact. Ce n’est pas une surprise, puisque ceux qui ont moitié moins de réunions en tête à tête sont 67 % plus susceptibles de décrocher. Une cabine comme hushHybrid est un espace idéal pour ces connexions virtuelles vitales. Privé et silencieux, une cabine hushHybrid permet aux deux parties de se sentir à l’aise pour partager.

Les appels vidéo favorisent des discussions plus équilibrées et des brainstormings plus dynamiques.

En tant que créatures visuelles, nous sommes plus engagés lorsque nous pouvons voir le visage de quelqu’un. Les expressions, à elles seules, sont riches d’informations, véhiculant des émotions et des attitudes. Les gestes de la main, les mouvements du corps et les changements de contact visuel permettent également des conversations plus substantielles.

Sans bruit et paisibles, les cabines Hushoffice créent un écho métaphorique de l’engagement virtuel.

L’engagement peut se répercuter d’une personne à l’autre. Lorsque l’un investit son énergie dans l’autre, l’attention se répercute en retour : c’est le donnant-donnant d’une véritable collaboration. Calmes, privées et conçues de façon minimale, les cabines de Hushoffice constituent l’environnement approprié, favorisant la concentration initiale qui déclenche ce flux réciproque.

Gérer une équipe distribuée – en sommaire

  • Une équipe distribuée est un groupe d’employés qui travaillent en étroite collaboration mais qui sont situés à différents endroits. Dans certains cas, ils ne travailleront jamais ensemble dans un bureau commun.

  • Le recrutement d’une équipe distribuée vous permet de trouver des talents pratiquement partout dans le monde, d’améliorer votre aisance interculturelle et d’optimiser la continuité de vos activités.

  • Les défis auxquels sont confrontées les équipes distribuées sont l’engagement, la communication, l’isolement et le renforcement de l’esprit d’équipe. Les cabines Hushoffice permettent aux employés sur site de disposer d’espaces calmes et concentrés pour rencontrer leurs collègues à distance de manière régulière.

Gestion d’une équipe distribuée – questions fréquentes

Quel est l’exemple d’une équipe distribuée ?

Une équipe de développement de logiciels travaillant sur un projet pour une entreprise technologique est un exemple d’équipe distribuée. Les membres de l’équipe peuvent se trouver dans des villes ou des pays différents et collaborer à distance pour concevoir, développer et tester le logiciel. Ils communiquent et coordonnent leur travail grâce à divers outils de collaboration en ligne, tels que des logiciels de gestion de projet, des plateformes de vidéoconférence et des applications de messagerie instantanée. Bien qu’ils soient physiquement séparés, ils travaillent ensemble pour livrer le produit logiciel.

Quels sont les défis pour les équipes distribuées ?

Les défis typiques d’une équipe distribuée sont l’engagement, la communication, la solitude et la formation de l’équipe. Les cabines acoustiques Hushoffice permettent aux employés sur site de disposer d’espaces privés et insonorisés pour rencontrer leurs collègues à distance sans bruit ni distraction.

Comment mon bureau peut-il être mis à jour pour une équipe distribuée ?

Les appels vidéo étant l’un des principaux modes de communication pour les équipes distribuées, vous devriez équiper votre bureau d’espaces d’appel vidéo haut de gamme, tels que les cabines Hushoffice, et fournir à vos collègues distants des lampes vidéo de haute qualité pour ordinateur portable, afin de favoriser la réussite de votre équipe.

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