Jak zapewnić pracownikom WYBÓR w środowisku open office?

Zjawisko to dotyczy w szczególności miejsc pracy, a już na pewno występuje w przypadku całkowicie otwartej powierzchni biurowej.

Open office a autonomia (bądź jej brak)

Zastosowanie przestrzeni biurowej o planie otwartym pozbawia pracownika autonomii na wielu poziomach.

Po usunięciu wszelkich dźwiękochłonnych ścian, ścianek działowych oraz przegród biurowy gwar zmienia się we wrogą, uciążliwą siłę, która uniemożliwia pracownikom zachowanie skupienia. I chociaż hałas jest charakterystyczną i najbardziej uwydatnioną cechą otwartego biura, nie należy zapominać o innych kwestiach środowiskowych, takich jak wentylacja, muzyka czy oświetlenie. Wszystkie one również mają wpływ na nasze samopoczucie. I nawiasem mówiąc, żaden spośród pracowników biura open space nie ma nad nimi jakiejkolwiek kontroli.

Na skutek usunięcia pochłaniających dźwięk i zapewniających prywatność ścianek działowych pracownicy nieustannie zgłaszają, że czują się monitorowani, a ich praca podlega mikrozarządzaniu (nawet jeśli wcale tak nie jest). To zbiorowe doświadczenie pracowników jest niemalże jak krzyk rozpaczy, który można podsumować zdaniem „brak autonomii nad osobistą przestrzenią”. Pamiętajmy bowiem, że to właśnie autonomia stanowi przeciwieństwo mikrozarządzania. By sprawnie wypełniać swoje obowiązki, pracownicy potrzebują przestrzeni do pracy, która zapewni im prywatność. Muszą ponadto czuć, że pracodawca darzy ich zaufaniem, a uczucie takie z pewnością wywoła przyznanie im prywatnej przestrzeni. Innymi słowy, potrzebują oni autonomii.

W standardowym biurze typu open office nie ma prywatnych stanowisk pracy. Jeżeli pracownicy nie mają możliwości wyboru różnych stanowisk (takich jak np. kabiny akustyczne Hush), to są oni zmuszeni do codziennego i całodniowego korzystania z jednego i tego samego biurka. Ponadto problemy psychologiczne związane z brakiem możliwości wyboru stanowiska pracy są w tym przypadku dodatkowo spotęgowane przez najcięższy grzech biurowej ergonomii – pozbawienie pracowników swobody ruchu.

Jaki jest więc tutaj motyw przewodni? Bez kontroli nad warunkami swojego otoczenia pracy czujemy się uciskani.

Statystyki mówią jasno: autonomia pozwala nam pracować lepiej

„Pracownikami o najwyższym poziomie satysfakcji są osoby cieszące się dużym wyborem stanowisk pracy oraz kontrolą nad swoim otoczeniem. Takie osoby są w stanie pracować efektywnie zarówno samodzielnie, jak i w grupie.” – raport Engagement and the Global Workplace autorstwa Steelcase.

Pracownicy, którzy mają kontrolę nad przebiegiem swojej pracy – w zakresie różnych jej aspektów – są w stanie znaleźć własny sposób działania i wykonywania zadań w przestrzeni biurowej. W rezultacie nie tylko lepiej wykonują swoje obowiązki, ale także poprawia się ich samopoczucie.

• 79% spośród pracowników posiadających autonomię jest bardziej zaangażowanych w swoją pracę niż pracownicy, którzy są jej pozbawieni
• Autonomia napędza innowację i jest szczególnie ważna dla dynamicznych, prężnie rozwijających się firm
• Pracownicy posiadający szerszą autonomię w pracy zgłaszają wyższy poziom zadowolenia z niej oraz lepsze ogólne samopoczucie
• Autonomia pozytywnie wpływa na kreatywność i zaangażowanie w pracę oraz przekłada się na wydajność.

Biura open space odebrały pracownikom poczucie autonomii… co teraz?

Według raportu Gensler’s Workplace Survey 2019, najbardziej wydajnych pracowników możemy znaleźć w biurach, które są w dużym stopniu otwarte, ale mają także sporo przestrzeni zapewniających prywatność. Tacy pracownicy zgłaszają ponadto, że dzięki różnorodnemu zakresowi prywatnych przestrzeni, takich jak kabiny akustyczne, obszary współpracy czy kawiarnie robocze, praca oraz przebywanie w biurze są dla nich przyjemnością.

Dla wszystkich tych, którzy zainwestowali w biuro otwarte i byli rozczarowani rezultatem, takie stwierdzenia z pewnością brzmią zachęcająco. Sugeruje nam to, że koncepcja otwartego biura nie jest całkowicie błędna, jednak kwestia jego „otwartości” musi zostać zrównoważona poprzez wprowadzenie bardziej „zamkniętych” przestrzeni.

Zapewnienie pracownikom WYBORU w zakresie sposobu pracy

„Dzisiejsze miejsce pracy samo w sobie stanowi ekosystemem, zaś najlepsze doświadczenia w tymże miejscu budowane są na fundamentach zróżnicowania, wyboru i autonomii. Zapewnianie pracownikom doskonałych doświadczeń w miejscu pracy bezpośrednio przekłada się również na korzyści w zakresie wydajności biznesowej. Doskonałe miejsca pracy wytwarzają kadry bardziej zaangażowanych pracowników, a większa liczba takich pracowników to klucz do zwiększenia produktywności i zysków samej firmy.” – raport Gensler’s 2019 U.S. Workplace Survey.

Jak bardzo cenny jest więc wybór? Według badań firmy Gensler 79% spośród pracowników mających dostęp do różnych stanowisk pracy zgłasza, że ich doświadczenia w pracy są wspaniałe. Zróżnicowanie, wybór, autonomia kierunek rozwoju i projektowania nowych biur wydaje się zatem jasny.

Czego więc brakuje? Kabin roboczych, które stanowią dedykowane stanowiska pracy i dają pracownikom pełną kontrolę nad warunkami ich środowiska pracy.

Kabiny akustyczne zapewniają pracownikom wybór sposobu pracy na dwóch różnych poziomach

„Wybór stanowiska pracy to tylko część szerszej kultury zwiększonej autonomii. Dzięki odpowiedniej polityce organizacyjnej oraz dostosowaniu narzędzi i technologii tak, by zwiększyć wydajność, pracownicy mogą sami zoptymalizować swoją pracę, co sprawia, że są bardziej zadowoleni, zmotywowani i kreatywni…” – Diane Hoskins, Dyrektor Współzarządzający Gensler.

Dane firmy Gensler wyraźnie wskazują na to, że pracownicy czerpią korzyści z poczucia spójności i przejrzystości, które zapewnia im biuro o otwartym planie. Jak pokazuje jednak praktyka, by wykonywać swoje zadania w najlepszy możliwy sposób, muszą oni także zachować kontrolę nad sposobem pracy, zarówno w przypadku zadań indywidualnych, jak i grupowych.

I to właśnie tutaj na pierwszy plan wysuwa się wybór. Dokładnie taki, jaki zapewniają pracownikom wszechstronne kabiny akustyczne.

Bez wątpienia najwspanialszym aspektem „podejścia opartego na kabinach akustycznych” do kwestii zapewnienia WYBORU w środowisku open office jest to, że gwarantuje ono pracownikom kontrolę nad środowiskiem pracy na dwóch różnych i równie ważnych poziomach.

• W jakiej kabinie chcę pracować? Dużej czy małej? Otwartej czy częściowo zamkniętej? Wolę siedzieć, czy może stać?
• Jakie warunki środowiskowe mają panować w kabinie? Mocne czy słabe oświetlenie? Kojąca uszy muzyka czy cisza? Średnia czy wysoka wentylacja?

Wyobraźmy sobie taką scenę: jasne, otwarte biuro wyposażone w różne rodzaje kabin roboczych, które rozmieszczone są strategicznie na całym jego obszarze. Kabiny jednoosobowe wzdłuż ścian. Każda kabina gwarantuje naszym najlepszym przedstawicielom handlowym ciszę i spokój, pozwalając im zapewnić wszystkim klientom najlepszą możliwą jakość obsługi. Obok kabin jednoosobowych ustawione są także różnego rodzaju i rozmiaru kabiny do spotkań. Te ostatnie umożliwiają swobodny przepływ informacji, zaś sposób, w jaki są zaprojektowane sam w sobie przekłada się na lepszą współpracę – autonomia grupowa ma bowiem również ogromne znaczenie. Całości zestawu dopełnia kilka kabin półotwartych. Oferują one ciekawe połączenie „separacji” i jednoczesnego „połączenia” z szerszym środowiskiem biurowym, umożliwiając tym samym przepływ energii z otoczenia, która ożywi spontaniczne spotkania w ich wnętrzu. To doskonała opcja dla tych, którzy do udanej burzy mózgów potrzebują nieco chaosu.

W tego rodzaju idealnym scenariuszu wszyscy pracownicy mają możliwość wyboru. To rzecz piękna i jakże dzisiaj niezbędna. Mogą oni wybrać rodzaj kabiny, w której chcą pracować tak, by jej rozmiar i panująca w niej atmosfera jak najlepiej wspierały ich w wykonywaniu ich indywidualnych zadań.

hushMeet.open – kabina częściowo otwarta. Dostępna w różnych rozmiarach,mogąca pomieścić 4 osoby.

„(…) Środowisko fizyczne, w którym przebywają pracownicy zatrudnieni w budynkach biurowych ma wpływ na ich samopoczucie, satysfakcję i wydajność (…). Środowisko pracy powinno być zaprojektowane w taki sposób, aby motywować pracujących w nim ludzi do prezentowania lepszych zachowań i osiągania lepszych wyników”. – badanie „Perceived Level of Personal Control Over the Work Environment and Employee Satisfaction and Work Performance.” Performance Improvement. 2015.

Wyposażenie biura w różnego rodzaju kabiny akustyczne daje pracownikom możliwość poruszania się po różnych przestrzeniach w ciągu całego dnia pracy, w zależności od wykonywanych zadań, poziomu energii i nastroju. Możliwość ruchu zapewnia im więc zwiększoną ergonomię oraz poprawia samopoczucie, co rzecz jasna idzie w parze z lepszą wydajnością. A wszystko to na skutek posiadania autonomii nad własną pracą.

Chaos → Spokój

Ze względu na ich perfekcyjnie dopracowaną technologię izolacji akustycznej, kabiny takie jak te należące do serii Hush są skutecznym rozwiązaniem pozwalającym na redukcję biurowego hałasu. Jednakże celem tej technologii nie jest zapewnienie absolutnej ciszy w każdej kabinie, gdyż byłoby to nie tylko nienaturalne, ale wręcz niezdrowe. Kabina nie wycisza dźwięków otoczenia, ale redukuje je, zapewniając tym samym przyjemny nastrój. Osoby korzystające z kabiny Hush słyszą jedynie przytłumione dźwięki z otoczenia, a te znajdujące się na zewnątrz nie słyszą z kolei niczego, co mówią te w środku.

Zataczamy pełne koło – kabiny akustyczne dają office managerom całkowitą i nieprzerwaną kontrolę nad projektem biura

Każda kabina to jednorazowa inwestycja, która gwarantuje niezliczone możliwości zmiany układu biura w przyszłości. Kabiny można przemieszczać bez konieczności ich rozmontowywania, a żeby zmienić ich rozmiar wystarczy dołączyć do nich kolejne moduły. To nowe, oparte na kabinach podejście do aranżacji powierzchni biurowej jest zatem niezwykle ekonomiczną opcją. W przeciwieństwie do sal konferencyjnych i pomieszczeń biurowych, Twój zespół może ponadto zabrać swoje kabiny wszędzie tam, gdzie będą one potrzebne.

Tego rodzaju elastyczność gwarantuje całkowitą kontrolę nad sposobem zagospodarowania przestrzeni biurowej. Kabiny te nie stanowią bowiem zamkniętej struktury, która traci na użyteczności, gdy zespół się powiększa lub zmienia się jego dynamika. Dzięki możliwości łatwego przesuwania oraz powiększania ich o nowe moduły, sprostają one każdej nieoczekiwanej sytuacji oraz zmianie sposobu pracy.

Dzięki kabinom Hush Twój zespół także będzie mógł odgrywać bardziej aktywną rolę w kształtowaniu układu biura. Wystarczy po prostu przeprowadzić rutynową ankietę oceniającą zadowolenie z obecnego układu biura wraz z pytaniami o obszary wymagające poprawy. A jeśli potrzebne będą jakiekolwiek zmiany, zawsze możesz przemieścić istniejące moduły bądź rozbudować posiadaną już rodzinę kabin Hush, dodając nowe.

To nowy, niezrównany poziom autonomii w miejscu pracy.

Pobierz aplikację AR, by odkryć, jak kabina Hush prezentuje się w Twoim biurze.