Praca hybrydowa: 5 wskazówek dla HR menedżerów

Wyzwania są jasne. Jak zapewnić skuteczną komunikację? Współpraca zarówno wirtualna, jak i osobista? Jak zachować odpowiedzialność? Jak uchronić pracowników przed wypaleniem zawodowym w domu? Jak sprawić, by pracownicy zdalni mieli równe szanse z pracownikami na miejscu, jeśli chodzi o informacje zwrotne i ogólny dostęp do informacji?

Dużo do przemyślenia. Poniższe wskazówki pomogą Ci zorientować się, jak stworzyć unikalne podejście do pracy hybrydowej.

W skrócie: 5 wskazówek dla menedżerów HR – praca hybrydowa

1. Poznaj potrzeby swoich pracowników

2. Zdefiniuj oczekiwania

3. Staraj się zapewnić możliwość bezproblemowego połączenia z miejsca pracy z pracownikami w domach

4. Wykorzystaj funkcje społeczne biura

5. Wyznacz czas na spotkania 1:1 z menedżerami

1. Celuj w rozwiązania zorientowane na pracowników. Najpierw poznaj ich potrzeby.

Postrzegamy pracę hybrydową jako ogromną szansę – szansę na wykorzystanie unikalnego kapitału naszych pracowników poprzez umożliwienie każdemu z nich wyboru czasu, miejsca i sposobu pracy. Elastyczna praca hybrydowa, która jest dostosowana do preferencji pracowników, ostatecznie przyczynia się do rozwoju talentów

– podkreśla Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

strong>Pierwszym krokiem jest zrozumienie swoich pracowników. Przeprowadź ankietę wśród swojego zespołu – dowiedz się, ile dni w tygodniu wolą pracować w biurze, w domu itp. Określ również emocje – obawy i punkty stresogenne. Przeprowadź długą, spokojną rozmowę. Dobre poznanie nadziei i obaw pracowników pomaga w opracowaniu skutecznej strategii działania. Idealna będzie mieszanka pytań otwartych i zamkniętych, która pobudza do wartościowych rozmów pełnych cennych informacji.

Przykładowa ankieta dotycząca preferencji pracownika w zakresie powrotu do pracy

1. W idealnym układzie, ile dni w tygodniu chciał(a)byś pracować w biurze?

2. Co Ci się podoba, a co nie, w kontekście pracy w biurze?

3. Co Ci się podoba, a co nie, w kontekście pracy w domu?

4. Co myślisz o powrocie do biura? Jakie masz nadzieje? Co Cię ekscytuje? Jakie masz wątpliwości?

5. Jakie modernizacje biura, inwestycje lub protokoły sprawiłyby, że czuł(a)byś się  bardziej zadowolony(a) lub bezpieczniejszy(a) podczas powrotu do biura?

6. Czego najbardziej Ci brakowało po opuszczeniu biura?

7. Co Ci się najbardziej podobało, a co nie podobało, w biurze przed rokiem 2020?

8. Jak wygląda Twoje domowe biuro? Czy jest ono w jakikolwiek sposób nieodpowiednie? Co poprawiłoby Twoje doświadczenie w pracy w domu?

Pracownicy skarżą się na hałas na open space? Rozważ budki akustyczne do pracy w biurze – eliminują hałas, pozwalając poprawić efektywność pracy.

Budki są skutecznym sposobem na rozwiązanie problemu hałasu w biurze, ponieważ każda z nich jest przeznaczona do pracy hybrydowej o dużej intensywności. HushPhone to akustyczna budka telefoniczna do prowadzenia cichych rozmów. HushMeet to biurowa kabina konferencyjna przeznaczona do spotkań 3–4 osobowych. HushHybrid to kabina wideokonferencyjna do prowadzenia konferencji. Kabina z biurkiem HushWork.sit&stand to prywatna przestrzeń do pracy o regulowanej wysokości do zadań realizowanych w ciszy i skupieniu.

Ponieważ wszystkie budki są akustyczne, eliminują hałas biurowy, wyłapując jego najgorsze źródła – głośne rozmowy, spotkania i wideokonferencje. W tym samym czasie pracownik korzysta z przestrzeni idealnej do wykonywania swoich zadań… cisza i spokój dla udanej rozmowy telefonicznej w hushPhone… lub doskonałe oświetlenie dla wysokiej jakości wideokonferencji w hushHybrid… albo dokładnie zaprojektowana atmosfera, która ukrywa wszystkie odgłosy spotkania, dzięki czemu uczestnicy mogą się dostroić i zrobić tyle hałasu, ile chcą w hushMeet…

2. Zdefiniuj oczekiwania

Kluczem do sukcesu są jasne oczekiwania. Każdy w Twoim zespole powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje.

Praca hybrydowa – kluczowe elementy polityki w firmie

1. Jaki formalny czas pracy wprowadzi Twja organizacja?

2. Jaka jest oficjalna polityka elastycznego czasu pracy?

3. Czy od Twojego zespołu zdalnego oczekuje się, że będzie pracować w określonym przedziale czasowym?

4. Ile dni pracownicy są zobowiązani pracować w biurze, jeśli w ogóle?

5. Czy zespoły projektowe są zobowiązane do uczestniczenia w codziennych lub cotygodniowych spotkaniach w metodologii SCRUM? Spotkaniach wydziałowych organizowanych raz na dwa tygodnie? Comiesięcznych spotkaniach towarzyskich zespołu? Spotkaniach twarzą w twarz?

6. Jakie zasady regulują godziny pracy biura? Co z wiadomościami e-mail po godzinach pracy? Co z przerwami?

7. W jaki sposób będziecie wspierać pracowników zdalnych?

8. W jaki sposób będziecie informować o nowych politykach?

3. Przeanalizuj doświadczenia pracowników – od pracy w siedzibie firmy do pracy z domu. Postaraj się o bezproblemowe połączenie tych dwóch elementów.

KROK 1: Zapewnij każdemu pracownikowi ergonomiczne i wydajne biuro w domu

W domu pracownicy powinni mieć biurko dobrej jakości, ergonomiczne krzesło, monitor lub podstawkę pod laptopa podnoszącą ekran do poziomu oczu oraz klawiaturę i mysz, które umożliwią utrzymanie naturalnej postawy podczas pisania i korzystania z komputera (zgięcie łokcia ~90°). Niższym pracownikom przyda się podnóżek, który zapewni lepsze krążenie w nogach. Jeśli ktoś zmaga się z przemęczeniem oczu lub bólami głowy, okulary z filtrem światła niebieskiego są kolejnym prostym produktem wartym niewielkiej inwestycji.

KROK 2: Uczyń biuro hybrydowym, dzięki odpowiednim miejscom do pracy i spotkań, aby zniwelować wirtualną lukę

Komunikacja i współpraca stanowią wyzwanie w hybrydowym świecie z oczywistych powodów. Znaczenia i emocje mogą zostać utracone, gdy połączenia są wirtualne.

Doskonałe miejsca do spotkań, pracy, rozmów telefonicznych i wideokonferencji pomagają zniwelować wirtualną lukę. Jeśli Twoje otwarte biuro jest chaotyczne, głośne lub brakuje mu prywatności, to te przestrzenie zapewnią właściwy komfort akustyczny i prywatność – i są absolutnie niezbędne. Niezbędne hybrydowe środowiska biurowe obejmują wysokiej jakości jednoosobowe przestrzenie do wideokonferencji, sale konferencyjne mieszczące 4–8 pracowników, prywatne przestrzenie do spotkań 1 na 1 (patrz: hushMeet.S), akustyczne przestrzenie do spotkań 4-osobowych oraz biurowe budki telefoniczne do prowadzenia prywatnych rozmów.

KROK 3: Nadaj priorytet zdrowiu i dobremu samopoczuciu psychicznemu

Badanie nastrojów w branży HR w 2021 roku przeprowadzone przez Future Workplace pokazuje, że zdrowie psychiczne i dobre samopoczucie pracowników stanowią najwyższy priorytet dla myślących przyszłościowo liderów HR. Poniżej przedstawiamy podstawowe sposoby wspierania obu tych dziedzin w hybrydowym świecie.

Wzmocnienie pozycji jednostki

rzenieśmy do domu naszą pierwszą zasadę. „Rozwiązania zorientowane na pracownika” to najmądrzejsze podejście, gdy celujemy w dobre samopoczucie. Kiedy ludzie są słuchani i rozumiani, zyskują siłę przebicia. Posiadają umiejętność harmonizowania pracy i życia. Zintegrowane podejście skutkuje lepszymi wynikami w obu dziedzinach. Organizacja Gartner stwierdziła, że firmy o wysokim stopniu elastyczności prawie trzykrotnie częściej odnotowują wysoką wydajność pracowników.

Ograniczenie hałasu w biurach

Hałas w biurze jest poważnym czynnikiem stresogennym, który może przyczynić się do wypalenia zawodowego. Jak wspomniano powyżej, budki akustyczne są godnym przeciwnikiem hałasu, ponieważ wyłapują i eliminują jego główne źródła. A ponieważ mają zamkniętą lub półotwartą konstrukcję, ograniczają bodźce wzrokowe, które mogą być równie stresujące.

Po wyeliminowaniu głównych źródeł hałasu inne elementy tłumiące nadmierny dźwięk też mogą pomóc w udoskonaleniu „krajobrazu dźwiękowego” biura, strefa po strefie. Przeczytaj o ważnym związku między hałasem w biurze (i innymi czynnikami rozpraszającymi uwagę), stresem i wypaleniem zawodowym: Czy open space wypala pracowników?

Zapewnij pracownikom więcej prywatności w biurze

Prywatność w biurze jest skorelowana z satysfakcją z pracy i wydajnością. Dzieje się tak dlatego, że „prywatność architektoniczna”, czyli poczucie prywatności np. w miejscu pracy, wpływa na „prywatność psychologiczną”, czyli poczucie kontroli nad sobą. Mówiąc wprost, prywatność sprawia, że pracownicy czują się dobrze, a produktywność wynika ze stanu dobrego samopoczucia. Pracownicy potrzebują więc dostępu do prywatnych przestrzeni w miejscu pracy. Kiedy kolega z zespołu musi odebrać osobistą rozmowę, powinien mieć możliwość po prostu wskoczyć do budki telefonicznej lub małego pokoju spotkań. Kiedy członek zespołu musi połączyć się w cztery oczy ze swoim przełożonym w celu przeprowadzenia swobodnej dyskusji, powinien mieć możliwość łatwego spotkania się w dwuosobowej kabinie, takiej jak hushMeet.S (lub podobnym prywatnym środowisku). Kiedy pracownik potrzebuje ciszy i spokoju, aby skupić się na pracy, powinien mieć możliwość ulokowania się w osobistej przestrzeni roboczej, takiej jak ta, którą oferuje hushWork.sit&stand.

Zadbaj więc o to, aby Twoi współpracownicy nigdy nie walczyli o ograniczoną przestrzeń lub nie byli zmuszeni wychodzić na zewnątrz, aby zadzwonić lub co gorsza, aby odbywali rozmowy lub spotkania na otwartej przestrzeni. Prywatność ma fundamentalne znaczenie.

Zwiększenie autonomii w miejscu pracy

Autonomia jest kluczowa dla dobrego samopoczucia. Pracownicy z wyższym poziomem autonomii w pracy deklarują jej pozytywny wpływ na ogólne samopoczucie i większą satysfakcję z pracy. Ponieważ budki, kabiny i inne zamknięte przestrzenie do pracy dają pracownikom autonomię nad ich środowiskiem pracy, są jedną z najlepszych inwestycji w dobre samopoczucie w otwartych przestrzeniach biurowych. Każda budka zapewnia nie tylko ciszę i prywatność, ale jest również w pełni wyposażona, z regulowanym oświetleniem i wentylacją. W kabinie akustycznej pracownik ma kontrolę nad każdym podstawowym aspektem środowiska pracy: dźwiękiem, światłem, bodźcami wizualnymi i wentylacją.

4. Praca hybrydowa – wykorzystanie funkcji społecznych biura (spotkania, współpraca i socjalizacja).

Jesteśmy istotami społecznymi, emocjonalnymi. Silne więzi społeczne i emocjonalne przekładają się na szczęśliwszą, zdrowszą i lepszą jakościowo pracę hybrydową

– podkreśla Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Nieodłącznym elementem efektywnej pracy zdalnej jest biuro, które wspiera funkcje społeczne. Dzieje się tak dlatego, że biuro sprzyja tym surowym, szczerym chwilom, które tworzą relacje. A relacje międzyludzkie przekładają się na lepszą pracę dzięki zwiększaniu morale. W rzeczywistości, przyjaźnie w pracy mogą podwoić satysfakcję pracownika o 50%, a pracownicy, którzy mają w pracy najlepszego przyjaciela, są bardziej zaangażowani. Socjalizacja po prostu nadaje sens zarówno pracy, jak i życiu. Prawdziwe, ludzkie elementy fizycznego przebywania razem, nadrabiania zaległości, dzielenia się nowościami i burze mózgów są tym, co równoważy zdalną naturę pracy w domu.

W biurze brak przestrzeni dla realizacji funkcji społecznych? Rozważ akustyczne kabiny Hushoffice do pracy.

Prywatne, ciche i wygodne kabiny czynią biuro hybrydowym, dając pracownikom bezpieczne, wygodne przestrzenie do przebywania razem.

Porozmawiajmy o bezpieczeństwie sanitarnym

Jak pokazują badania przed rokiem 2020 pracownicy biur otwartych brali o 62% więcej dni chorobowych niż pracownicy biur o tradycyjnym układzie. Nie jest to zaskoczeniem, biorąc pod uwagę, że bez przegród, paneli lub ścian jakiegokolwiek rodzaju, drobnoustroje mają swobodę rozprzestrzeniania się w miejscu pracy.

I oczywiście nie są jedynym czynnikiem wpływającym na zdrowie w biurach open space. Hałas w otwartym biurze przyczynia się również do stresu – a stres osłabia układ odpornościowy. Jak wspomnieliśmy powyżej – brak prywatności również przyczynia się do stresu.

Świetną wiadomością jest to, że rozwiązanie takie jak biurowe budki akustyczne, to rozwiązanie „trzy w jednym”. Po pierwsze, kabiny akustyczne mogą być znacznie bardziej higieniczne niż wspólne miejsce pracy. Przykładowo, wszystkie często dotykane powierzchnie w kabinach Hushoffice pokryte są nanopowłoką fotokatalityczną, która zapobiega rozwojowi wirusów i innych drobnoustrojów. Dwutlenek tytanu w nanopowłoce katalizuje reaktywne formy tlenu pod wpływem światła, utleniając wirusy, bakterie i inne zanieczyszczenia organiczne. Krótko mówiąc, często dotykane powierzchnie kabiny są utrzymywane w higienicznej czystości. Jednocześnie każda kabina eliminuje hałas w biurze i zapewnia pracownikom prywatność. Trzy stresogenne kwestie odchodzą w zapomnienie w imię dobrego samopoczucia!

W jaki sposób kabiny biurowe czynią spotkania, współpracę i spotkania towarzyskie bezpieczniejszymi?

• Budki akustyczne zapewniają pracownikom osobiste, łatwe do zarządzania miejsce pracy, z higienicznymi powierzchniami, co przekłada się na spokój ducha

• Podczas gdy biuro jest otwarte i wspólne, kabiny są zamknięte i prywatne, co sprawia, że łatwiej jest utrzymać je w czystości niż biuro

• Budki Hushoffice pokryte są rozwiązaniem antywirusowym – cienką nanopowłoką, która przeciwdziała rozwojowi wirusów i mikrobów

5. Wyznacz comiesięczny czas na spotkania 1:1 z menedżerami

Zarządzanie wynikami, coaching, mentoring, szkolenia… Menedżerowie HR mają wpływ na każdy „ludzki” aspekt biznesu. Potrzebują odpowiedniego środowiska w biurze, aby spotkać się z liderami zespołów w konfiguracji 1:1

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Zidentyfikowanie i pełne zrozumienie przeszkód jest wystarczająco trudne. Opracowanie i wdrożenie właściwych zmian to zupełnie inna gra. Bez wątpienia, aby „środowisko hybrydowe” działało dla wszystkich, potrzebna będzie nasza najlepsza praca zespołowa. Poświęcony czas na spotkania 1:1 będzie zatem kluczowy dla pracy hybrydowej. Menedżerowie będą potrzebowali stałego wsparcia i szkoleń. Spotkania 1:1 są również doskonałym czasem dla menedżerów na niezależne spotkania z członkami zespołu. Ponieważ widoczność menedżera jest z natury rzeczy mniejsza w świecie hybrydowym (gdzie członkowie zespołu pracują zdalnie przez część czasu), spotkania 1:1 staną się niezbędnym momentem na kontakt.

Przykładowa ankieta – spotkania 1:1 z menedżerami

1. W jaki sposób biuro może lepiej wspierać członków zespołu zdalnego? Co z członkami zespołu na miejscu?

2. Jakie problemy napotykają członkowie Twojego zespołu w domu? W biurze?

3. Czy uważasz, że członkowie Twojego zespołu są bardziej lub mniej zaangażowani, gdy pracują w domu?

4. Co było największym osiągnięciem Twojego zespołu w tym miesiącu? Co było największym wyzwaniem?

5. Jakie frustracje napotykasz w sferze współpracy? W sferze komunikacji?

6. Jakie wyzwania stoją przed Tobą w związku z nadzorem nad pracownikami? Czy z łatwością śledzisz postępy?

7. Jakie elementy naszej nowej polityki podobają się, a jakie nie podobają się Twoim kolegom z zespołu?

Podsumowanie: 5 wskazówek dla menedżerów HR – praca hybrydowa

1. Poznaj potrzeby swoich pracowników

2. Zdefiniuj oczekiwania

3. Staraj się osiągnąć możliwość bezproblemowego łączenia z miejsca pracy z pracownikami w domach

4. Wykorzystaj funkcje społeczne biura

5. Wyznacz czas na spotkania 1:1 z menedżerami

Praca hybrydowa i budki akustyczne do biura – często zadawane pytania

Jak działa powłoka antywirusowa?

Przeczytaj więcej na ten temat tutaj.

Czy budki akustyczne mają wbudowane meble?

Tak! Biurowe budki telefoniczne hushPhone wyposażone są w składany stolik pod laptopa, ergonomiczną półkę, o którą można się oprzeć, stojąc, oraz opcjonalny stołek montowany na podłodze. W kabinie wideokonferencyjnej hushHybrid znajduje się wygodna sofa i biurko z regulacją głębokości.  4-osobowa kabina konferencyjna hushMeet, wersja półzamknięta hushMeet.open, 2-osobowa kabina konferencyjna hushMeet.S oraz wersja półzamknięta hushMeet.open.S wyposażone są w dwie tapicerowane sofy oraz stół. Kabina HushWork.sit&stand (stanowisko pracy o regulowanej wysokości) jest wyposażona w biurko umożliwiające pracę w pozycji siedzącej i stojącej, natomiast kabina do prowadzenia konferencji hushMeet.L oferuje opcjonalny stół konferencyjny. Oba miejsca pracy w hushTwin, 2-osobowej małej kabinie akustycznej, wyposażone są w biurko i tapicerowaną sofę.

Gdzie mogę zobaczyć całą kolekcję kabin biurowych Hushoffice?

Właśnie tutaj!