Activity-Based Workplace, czyli miejsce pracy (z kabinami biurowymi) dostosowane do zadań

Activity-based work – tl;dr

• Zamiast przypisywać osoby do stanowisk pracy, organizacja pracy dostosowana do zadań (ABW) nadaje miejscu pracy odpowiednie ramy do ich realizacji. Tak zaaranżowane biuro posiada wydzielone strefy służące do wykonania określonego zestawu czynności. Ta dywersyfikacja daje osobom pracującym większą autonomię w ciągu dnia pracy, umożliwiając wybór najlepszych miejsc na zrealizowanie każdego zadania.

• Badania wskazują, że potencjalne problemy modelu ABW wynikają bardziej z jakości wdrożenia go w konkretnym biurze i wykorzystania przez użytkowników, aniżeli z samej koncepcji. Krótko mówiąc, skuteczność organizacji pracy dostosowanej do zadań zależy w dużej mierze od fizycznych warunków panujących w biurze. Co ciekawe, w jednym z badań wykazano, że wygoda, którą w biurach dostosowanych do zadań daje wyposażenie wnętrza, najsilniej wpływa na własne samopoczucie postrzegane przez osoby pracujące.

• Na ogół w pracy zorganizowanej na zasadach ABW znajdziemy miejsca spełniające szeroki zakres potrzeb osób pracujących: od pracy zespołowej, strefy lounge, spotkań w małej grupce, poprzez stoły, do pracy nad projektem po bufety, przestrzenie coworkingowe, sale konferencyjne i akustyczne kabiny, takie jak kabiny Hushoffice.

Czym jest praca dostosowana do zadań (ABW)?

Praca dostosowana do zadań (ABW) to zarówno sposób, jak i ramy organizacyjne pracy. Zamiast stałych stanowisk, kładzie nacisk na tworzenie otoczenia specyficznego dla danego zadania. W tak rozplanowanym biurze osoby pracujące mogą w zależności od zmieniających się zadań swobodnie wybierać spośród różnych schematów pracy: od stref coworkingowych, przez strefy skupienia, po kabiny biurowe, jak np. hushWork.

Zorientowane na realizację zadań, a tym samym zindywidualizowane, podejście ABW do aranżacji biura upowszechnia się nieustannie, ponieważ umożliwia zoptymalizowanie wykorzystania wnętrza, dostosowanie do wielu schematów pracy, a w końcu i zwiększenie ogólnej wydajności organizacyjnej i zadowolenia zespołu

– stwierdza Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Organizacja pracy dostosowana do zadań zmienia miejsce pracy

Zastosowane w układzie biura podejście ABW stanowi standard projektowania zorientowanego na człowieka, polegający na dostarczeniu osobom pracującym szeregu miejsc, w których mogą pracować, spotkać się i zrelaksować. Docelowo miejsca te mają zapewniać elastyczność i możliwość rekonfiguracji za pomocą przenośnych elementów wyposażenia, a tym samym umożliwić maksymalne możliwości adaptacyjne.

Każda firma będzie dysponować odmiennym zakresem konfiguracji miejsca pracy.

Zasadniczo jednak w miejscu pracy stworzonym według modelu ABW znajdziemy strefy pracy zespołowej, strefy lounge, strefy do spotkań w małej grupce, stoły do pracy nad projektem, bufety, przestrzenie coworkingowe, sale konferencyjne, pomieszczenia zapewniające prywatność, kąciki ciszy oraz biurowe budki telefoniczne, takie jak hushPhone.

Jakie są minusy wnętrz biurowych ABW?

Wykazano, że potencjalne problemy wynikają bardziej z braku skuteczności wdrożenia go w konkretnym biurze i wykorzystania przez użytkowników, aniżeli z samej koncepcji. Mówiąc inaczej, powodzenie organizacji pracy dostosowanej do zadań zależy w dużej mierze od fizycznych warunków panujących w biurze.

Kluczowe znaczenie mają modernizacje i dostosowywanie układu z myślą o zatrudnionych.

Analiza badań nad organizacją pracy dostosowaną do zadań z ostatnich 10 lat wykazała, że po przyjęciu modelu sprzyjającego ABW konieczna jest ciągła ocena nastrojów osób pracujących dotyczących funkcjonalności biura, diagnozująca i reagująca na zmieniające się potrzeby i preferencje, co umożliwi końcowy sukces modelu ABW.

Korzyści płynące z organizacji pracy dostosowanej do zadań są liczne

Podejście ABW wspiera elastyczność, pozwalając osobom pracującym na wybór miejsca pracy, które pasuje do ich zadań. Potencjalnie poprawia też warunki przestrzenne, eliminując potrzebę przydzielania biurek. Kiedy przełączanie się między samotną pracą w skupieniu, pracą w grupie i odpoczynkiem przebiega sprawnie, to produktywność i samopoczucie również ulegają poprawie.

Czego zatem potrzebują osoby pracujące bez względu na ich stanowiska i specjalizacje?

Mówiąc wprost: autonomii i wsparcia, aby pracować najlepiej, jak potrafią. Organizacja pracy dostosowana do zadań jest podejściem przyszłościowym, ponieważ daje autonomię polegającą na wyborze szeregu miejsc do pracy w biurze i swobodzie ich zmiany odpowiednio do poszczególnych dni pracy.

Projektowanie miejsca pracy dostosowanego do zadań oznacza staranne zaplanowanie każdej części biura, tak aby wspierać różne style pracy i zadania

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Przyszłością pracy jest elastyczność i ukierunkowanie na ludzi

34% osób pracujących twierdzi, że brak elastyczności ogranicza ich produktywność. Spośród tych 34%  wiele osób zgłasza potrzebę posiadania opcji wyboru miejsc do pracy – zarówno w biurze, jak i poza nim. Wyraźnie widać, że elastyczność w biurze jest głównym czynnikiem wpływającym na wydajność pracowników.

Różne grupy pokoleniowe o różnych stylach pracy

Przedstawiciele każdego pokolenia mają odmienne oczekiwania w stosunku do biura. Tradycjonaliści szukają miejsc zapewniających prywatność na potrzeby spotkań. Milenialsi cenią sobie estetykę resimercial. Pokolenie X uwielbia otwarte, przejrzyste aranżacje. W koncepcji ABW jest miejsce dla każdej z tych grup, ponieważ tworzy ona oddzielne strefy, zaspokajając te zróżnicowane, a także częściowo pokrywające się potrzeby.

Kabiny akustyczne Hushoffice – dostosowane do specyfiki wykonywanych zadań

Jaką zatem rolę odgrywają w tym kabiny biurowe? Kabiny biurowe, zwane też podami, to w pełni wyposażone, wielofunkcyjne, mobilne, zapewniające prywatność i przyjemnie ciche miejsca do pracy, spotkań i odpoczynku. Można je dostosować do konkretnych działań, co w połączeniu z odpowiednim rozmieszczeniem wyposażenia biurowego zapewni pełny zakres funkcji pracy zespołu.

Wspieranie różnych stylów pracy

Formułując i rozumiejąc zadania zgodnie z ich kategoriami, oraz wyznaczając i dostrajając do każdego z nich przestrzeń, powoli, acz skutecznie, tworzymy miejsca w biurze, które uwzględniają całą gamę różnych stylów pracy

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Nie każdy lubi prowadzić spotkania w oddzielonej przestrzeni, jaką jest kabina. Wśród nas są osoby ekstrawertyczne i energiczne, preferujące ogólnodostępne i bardziej ożywione miejsca. Dla tego typu osób świetną opcją jest budka biurowa, taka jak hushMeet.open – zamknięta z jednej strony, zapewniająca częściowe oddzielenie od reszty biura.

Eliminowanie silosów, poprawa relacji w zespole

Niezobowiązujące wymiany zdań wyrównują relacje zespołowe w biurze. Spontaniczne rozmowy w ramach wspólnego wykonywania obowiązków to dla każdego okazja do swobodnego wyrażania swojego zdania, korzystania z wzajemności komunikacji. Ta prosta zależność przekłada się na wyższy poziom zadowolenia z wykonywanych zadań.

Autonomia w miejscu pracy przynosi wiele korzyści

Organizacje, które przejdą na funkcjonowanie według modelu Activity Based Working, odnotowują średni wzrost w zakresie: ogólnej satysfakcji z miejsca pracy (17%), produktywności indywidualnej (13%), produktywności zespołu (8%), kultury organizacyjnej (11%) oraz poczucia wspólnoty w miejscu pracy (4%).

Niemniej sukces modelu pracy dostosowanego do zadań zależy od wielu czynników.

Wiodące badania pokazują, że na efekty pracy w modelu ABW wpływa to, jak dobrze zharmonizowano schematy pracy poszczególnych osób w firmie ze wsparciem zapewnianym przez ich fizyczną przestrzeń do pracy, jak autentyczne jest ich poczucie wyboru oraz w jakim stopniu kultura organizacyjna pozwala na elastyczny i mobilny styl pracy.

Niezbędnym elementem w biurze ABW są miejsca do pracy, które zapewniają prywatność

ABW może faktycznie zwiększyć wśród kadry pracowniczej i menedżerskiej częstotliwość komunikacji osobistej, międzywydziałowej i nieformalnej, co poprawia ich wydajność i kreatywność. Analizy jednak wyraźnie wskazują na jeden warunek: jeśli biuro nie posiada jakichkolwiek odizolowanych przestrzeni do pracy, jego otwarty plan sprzyja dekoncentracji.

W rzeczywistości to wyposażenie biura umożliwia (lub uniemożliwia) organizację pracy dostosowaną do zadań.

Dany układ wyposażenia jest komunikatem odnośnie przeznaczenia każdej osobnej przestrzeni w miejscu pracy i przyczynia się do zwiększenia intuicyjności biura. Jeśli taki sygnał okazuje się zbyt słaby, utrudni to zespołowi nawigację w biurze i zwiększy niepewność co do przewidzianego wykorzystania danej przestrzeni.

Jak dużą rolę odgrywa w biurze wyposażenie wnętrza?

W jednym z badań wykazano, że na samopoczucie osób pracujących najsilniej wpływa wygoda, którą w biurach dostosowanych do zadań daje wyposażenie wnętrza. To właśnie w świetle takich ustaleń możemy z dumą prezentować naszą rodzinę kabin Hushoffice, które posiadają atrakcyjne wykończenie w postaci tapicerki i ergonomicznych mebli.

Kabiny akustyczne – miejsca współpracy, interakcji, odpoczynku i koncentracji

Podsumowując, aby organizacja z powodzeniem ewoluowała do modelu ABW, biuro musi zaspokajać najważniejsze potrzeby osób pracujących. Pody i budki biurowe wspomagają ten proces, dzieląc otwarty plan na osobne strefy do wykonywania odrębnych zadań, zapewniając jednocześnie zdrową dawkę prywatności i ciszy.

Pomieszczenie sprzyjające koncentracji, miejsca do pracy w ciszy

Niemal 80% osób pracujących w biurze twierdzi, że ich produktywność zależy od tego, czy dysponują cichą i zapewniającą prywatność przestrzenią do pracy. Jednoosobowa budka, taka jak hushHybrid, to idealna, zapewniająca prywatność przestrzeń do pracy – wyposażona w wygodne meble i wszystkie funkcje potrzebne do skupienia się na pracy pośród biurowego zgiełku.

Zamiast wysyłać e-maile, rozmawiaj

Przeciążenie cyfrowe może prowadzić do drażliwości, niepokoju i wahań nastroju. Z drugiej strony, komunikacja twarzą w twarz jest jednym z najskuteczniejszych sposobów zaspokojenia potrzeby więzi społecznych. HushMeet to kameralna 4-osobowa kabina biurowa do zebrań stacjonarnych, które są dla każdego nieodzowne.

Mini‑sale konferencyjne do prowadzenia spotkań, burzy mózgów i narad

Wprowadzająca niezwykły nastrój kabina, taka jak hushMeet.S, to świetny sposób na zaspokojenie powszechnej wśród osób pracujących potrzeby spotkania. Jej wyjątkowa akustyka wycisza wszystkie wypowiedzi wewnątrz, zapewniając dyskrecję w sprawach poufnych. Samodzielna kabina stanowi też prawdziwy azyl prywatności.

Strefy relaksu w biurze to miejsca, w których można złapać oddech

Często, aby się zregenerować, wystarczy na kilka minut wyłączyć cały wirtualny (i fizyczny) hałas. Kabinę, taką jak hushMeet.L, starannie zaprojektowano właśnie z myślą o tym. Będąc wewnątrz, słyszymy tylko subtelny, kojący szmer dochodzący z biura.

Biura przyszłości – różnorodne strefy do wyboru przez osoby pracujące

Badania są zgodne co do faktu, że czynniki przestrzenne w dużej mierze decydują o sukcesie koncepcji ABW w miejscu pracy – to czynniki, takie jak łatwość interakcji w biurze, możliwość dostosowania przestrzeni do pracy i ilość miejsca na przechowywanie materiałów. W istocie, rola odpowiednich mebli i przemyślanego układu w modelu ABW jest nie do przecenienia!

Nowoczesne biuro musi zaspokajać potrzebę posiadania wyboru.

Rozpocznij mądre i sukcesywne urozmaicanie otwartego układu w swoim biurze, dzieląc je na funkcjonalne strefy w duchu feng shui, zorientowane na dane potrzeby, zarówno te związane z samą pracą, jak i samopoczuciem. Poprzez różne opcje prawidłowo skonfigurowane z układem wyposażenia pozwolisz podwładnym na odnalezienie własnego rytmu w miejscu pracy.

Activity-based work – podsumowanie

• Zamiast przypisywać osoby do stanowisk pracy, organizacja pracy dostosowana do zadań (ABW) nadaje miejscu pracy odpowiednie ramy do ich realizacji. Tak zaaranżowane biuro posiada wydzielone strefy służące do wykonania określonego zestawu czynności. Ta dywersyfikacja daje osobom pracującym większą autonomię w ciągu dnia pracy, umożliwiając wybór najlepszych miejsc na zrealizowanie każdego zadania.

• Badania wskazują, że potencjalne problemy modelu ABW wynikają bardziej z jakości wdrożenia go w konkretnym biurze i wykorzystania przez użytkowników, aniżeli z samej koncepcji. Krótko mówiąc, skuteczność organizacji pracy dostosowanej do zadań zależy w dużej mierze od fizycznych warunków panujących w biurze. Co ciekawe, w jednym z badań wykazano, że wygoda, którą w biurach dostosowanych do zadań daje wyposażenie wnętrza, najsilniej wpływa na własne samopoczucie, postrzegane przez osoby pracujące.

• Na ogół w pracy zorganizowanej na zasadach ABW znajdziemy miejsca spełniające szeroki zakres potrzeb osób pracujących: od pracy zespołowej, strefy lounge, spotkań w małej grupce, poprzez stoły do pracy nad projektem, po bufety, przestrzenie coworkingowe, sale konferencyjne i akustyczne kabiny, takie jak kabiny Hushoffice.

Biuro oparte na koncepcji activity-based work – często zadawane pytania

Jaki jest przykład Activity-Based Working?

Typowym przykładem podejścia ABW jest stosowanie w biurze podziału na strefy, dostosowane do konkretnych zadań. Obejmują one zwykle: przestrzenie do pracy wspólnej, strefy lounge, strefy do spotkań w małej grupce, stoły do pracy nad projektem, bufety, wspólne siedziska, sale konferencyjne i wygłuszone kabiny, takie jak kabiny Hushoffice.

Jakie są zasady organizacji pracy opartej na zadaniach?

Podstawową przesłanką, na której zasadza się organizacja pracy opartej na zadaniach jest autonomia osoby pracującej w biurze. Tylko mając autonomię i możliwość wyboru opcji, osoby pracujące będą w stanie znaleźć swój rytm w miejscu pracy, wykonując swoje obowiązki najlepiej, jak potrafią, płynnie i bez większych utrudnień. Jednym z najbardziej konkretnych sposobów na zapewnienie tej autonomii jest urozmaicenie biura na otwartym planie, poprzez przekształcenie go w szereg stref do pracy o odmiennej konfiguracji, które może wybrać osoba pracująca odpowiednio do zmieniających się w ciągu dnia potrzeb.

Czym jest projektowanie układu biura optymalizowanego według zadań?

Projektowanie układu biura optymalizowanego według zadań, określanego również jako organizacja pracy dostosowana do zadań (ABW), to strategia projektowania miejsca pracy, która priorytetowo traktuje elastyczność i autonomię osób pracujących – zamiast przypisywania im stałych stanowisk pracy, ABW ma na celu stworzenie różnorodnych miejsc pracy przeznaczonych do wykonywania określonych czynności.