Büroarbeit im Open Space nach COVID-19 – wie sollte das Unternehmen reorganisiert werden?

Open Space – mehr als nur ein Büro

Die Anfänge von Open Space Büros waren nicht einfach: Obwohl die Idee gut gemeint war, begannen viele Unternehmen, dieses Modell der Raumorganisation vor allem zu nutzen, um eine größere Anzahl von Mitarbeitern auf kleinerem Raum unterzubringen und dadurch Kosten zu senken. Ständiger Lärm, das Summen von Gesprächen vermischt mit den Geräuschen zahlreicher Schreibmaschinen, klingelnde Telefone… In den Büros des 20. Jahrhunderts waren die Arbeitsbedingungen überhaupt nicht günstig! Glücklicherweise haben sich die Zeiten geändert und Geschäftsinhaber haben sich bewusst gemacht, dass nicht nur die geringen Mietkosten für Büroflächen zählen, sondern auch der Komfort der Mitarbeiter. Moderne Open Space Büros sind mehr als nur ein Raum mit Schreibtischen – es ist auch eine Lösung, die die Kommunikation, den Informationsfluss zwischen den Menschen und deren Integration erleichtert. Open Space Büros haben auch ihre Nachteile. Die wichtigsten sind die Einschränkung der Privatsphäre der Mitarbeiter und Lärm. Aus diesem Grund hat die Arbeit im Open Space sowohl ihre Befürworter als auch ihre Gegner. Eines ist sicher: Die entsprechende Gestaltung kann einen solchen Raum komplett verändern und auf aktuelle Bedürfnisse eingehen – auch zu Pandemiezeiten und unmittelbar danach.

Open Space und das Coronavirus – Chance oder Bedrohung?

Trotz allen Anscheins ist es überhaupt nicht leicht diese Frage zu beantworten. Ein großer Büroraum mit mehreren Arbeitsplätzen ist ein größeres Risiko, da sich viele Personen gleichzeitig im selben Raum aufhalten. Zu Pandemiezeiten ist eine Büroarbeit kaum vorstellbar, bei der Kollegen ständig zwischen den Arbeitsplätzen wechseln oder Teambesprechungen vereinbaren. Andererseits lassen sich einzelne Schreibtische ganz einfach abtrennen, und eine große Fläche gibt auch eine Möglichkeit soziale Distanz einzuhalten. Auch das Arbeiten im Open Space kann sicher sein – Voraussetzung ist allerdings die Einführung streng definierter Regeln und zusätzlicher Lösungen, die die Organisation des Büros leicht verändern. Wie kann in dieser Situation getan werden?

Pandemie-Büro – Distanz ist die Hauptsache!

Die Grundregel, die derzeit in jedem Büro vorherrscht, ist die Notwendigkeit soziale Distanz einzuhalten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen mindestens 1,5-Meter-Abstand zwischen einzelnen Arbeitsplätzen sicherzustellen. Wenn Schreibtische in einem bestimmten Unternehmen nicht umgestellt werden können: In Büros (auch Open Space) kann Schichtarbeit eingeführt werden, damit zum Beispiel nur jeder zweite oder sogar jede dritte Arbeitsplatz besetzt ist.

Es lohnt sich aber auch, sich ein wenig von der Verpflichtung des stationären Arbeitens zu distanzieren. Die Pandemie zwang viele Unternehmen dazu, Heimarbeit einzuführen. Mitarbeiter verrichteten ihre Aufgaben zu Hause statt an ihren Schreibtischen. Die Umfrage „Voice of the European workforce” des Beratungsunternehmens Deloitte hat ergeben, dass 57% der Befragten wünschen sich nach Ende der Pandemie häufigere Heimarbeit. Daher lohnt es sich, die neuen Fähigkeiten der Mitarbeiter zu nutzen und Ihnen Arbeit in einem hybriden System zu ermöglichen. Das spart ihnen Zeit und senkt die mit dem Bürobetrieb verbundenen Kosten. Auch die psychische Behaglichkeit der Mitarbeiter sollte erwähnt werden – viele Menschen ignorieren die ersten Symptome einer Erkältung und erscheinen im Büro, um ihren Arbeitstag nicht zu verlieren. Diese Situation ist während der Pandemie unzulässig. Daher ist es eine gute Praxis, Mitarbeitern zu erlauben im Homeoffice zu arbeiten, wenn sie dies benötigen.

Ist es noch ein Open Space oder schon ein klassisches Büro? Es ist an der Zeit das Büro umzugestalten

Teammitglieder, die am Projekt vor Ort arbeiten, „Besuche” bei Kollegen, gemeinsame Kaffeepausen und Diskussionen in der Küche – das ist leider nicht mehr möglich. Distanz, Distanz, Distanz – alle wiederholen das und leider haben sie Recht. Mitarbeiter verbringen fast die ganze Zeit an ihrem eigenen Arbeitsplatz, und Gespräche zwischen Teams finden in der Regel online statt. In Kombination mit dem normalen Bürotrubel macht es das zusätzliche Summen vieler Telefonanrufe und Videokonferenzen schwer, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren. Eine generelle Renovierung und Abtrennung von Räumen für über zehn oder sogar ein paar Dutzend Mitarbeiter ist unmöglich… Oder vielleicht doch? Moderne Akustikkabinen ermöglichen Ihnen, in Ruhe und Konzentration zu arbeiten – können erfolgreich  nicht nur kleine Einzelzimmer ersetzen, aber auch Räume für Teamarbeit oder auch kleine Konferenzräume.

Akustikkabinen: Wenn die Ruhe notwendig wird

Wichtige Videokonferenz mit dem Kunden? Erstellen eines Monatsabschlussberichts? Oder vielleicht die Einführung der Korrekturen in die Abrechnung? Jeder braucht von Zeit zu Zeit einen Moment der Konzentration, und in Open Space Büros ist es nicht leicht völlige Ruhe zu finden. In solchen Momenten sind hushWork-Kabinen perfekt. Obwohl scheinbar klein, ermöglichen sie dank der maximalen Nutzung des Innenraums ein komfortables Arbeiten und können aufgrund der umfassenden Ausstattung erfolgreich als separater Raum betrachtet werden. hushWork- und hushPhone– Kabinen bieten auch Privatsphäre für Mitarbeiter, die sich im Open Space nicht wohl fühlen und Angst vor Kontakten mit Kollegen haben. HushMeet ist wiederum eine Lösung, mit der Sie die Teamarbeit unter Pandemiebedingungen organisieren können: Eine komfortable Kabine bietet nicht nur Platz für Mitarbeiter, sondern auch für Laptops, einen Projektor, notwendige Unterlagen und alles, was im Moment für effizientes Arbeiten benötigt wird. HushMeet-Kabinen erlauben es Ihnen auch, sich mit Kunden und Auftragnehmern in einer neuen, pandemischen Realität zu treffen, da sie professionelle Videokonferenzen ermöglichen. Es ist eine großartige Investition – nicht nur für Open Space Büros!