Argumenty przemawiające za wideokonferencjami wewnątrz jednego biura są mocne

Zapraszamy do lektury.

Wideokonferencje wewnątrz jednego biura – tl;dr

• Uczestniczenie w rozmowach z biura, a nie z domu, oznacza poleganie na dostępnych w biurze, specjalnie zaprojektowanych, gotowych do użycia przestrzeniach do połączeń wideo (takich jak kabiny Hushoffice), a nie na prowizorycznych konfiguracjach domowych. Oszczędność czasu. Wyeliminowanie stresu. Minimalizacja trudności technicznych.

• Wideokonferencje wewnątrz tego samego biura oznaczają, że osoby pracujące mogą do nich dołączać same lub w podgrupach z własnych urządzeń. Dzięki temu mogą zachować szybki dostęp do lokalnych plików laptopa. W ten sposób każda osoba uczestnicząca może zacząć streamować swoją część jednym kliknięciem. Opóźnienia wskutek ręcznego udostępniania dokumentacji w sali konferencyjnej odchodzą w przeszłość.

• Połączenia wewnątrz tego samego biura pozwalają każdej osobie uczestniczącej dołączyć z najbardziej odpowiedniego miejsca w biurze pod względem jej roli w trakcie spotkania. Osoba prowadząca może uczestniczyć z jednoosobowej budki, takiej jak hushHybrid, aby utrzymać niezmąconą koncentrację. Duet programistów aplikacji może dołączyć z kabiny hushMeet, siedząc obok siebie, aby „dorzucić swoje trzy grosze” jako zespół. I tak dalej, i tak dalej.

• Kultura wideokonferencji wewnątrz biura przyciąga więcej osób pracujących do firmy, ponieważ miejsce pracy jest nie tylko miejscem pracy zespołowej, ale także centrum wideorozmów. Zespół kolokowany ma więcej okazji do improwizowanych dyskusji w czasie rzeczywistym. Takie interakcje odświeżają myślenie i zachęcają do pracy. W ogóle nie ma tych interakcji w pracy zdalnej.

• Organizowanie spotkań hybrydowych i uczestniczenie w nich z biura (w zapewniającej prywatność, akustycznej przestrzeni, takiej jak kabina hushMeet) to jedyny sposób na zapewnienie poufności niejawnych treści spotkań.

• Nawet jeśli wszystkie strony rozmowy są obecne w biurze, to ze względu na możliwość nagrywania jednym kliknięciem do późniejszego wykorzystania, preferowanym wariantem może być połączenie wideo, a nie spotkanie twarzą w twarz.

Biuro musi wspierać wszelkie rodzaje spotkań z użyciem technologii cyfrowej.

Czasami wszystkie osoby uczestniczą w połączeniu zdalnie. Innym razem jedni dołączają z biura, inni z domu. Ale można też uczestniczyć z biura, lecz z jego oddzielnych pomieszczeń. Cieszyć się dostępem do narzędzi swojego laptopa. I wzajemną dostępnością po spotkaniu. Krótko mówiąc, wideorozmowy wewnątrz tego samego biura.

Tak, wideokonferencje podczas połączeń zdalnych pozwalają zniwelować duże odległości. Wszyscy znamy to osiągnięcie. Istnieje jednak bardziej namacalna, acz równie niesamowita przydatność połączeń wideo. Nawet w sytuacji, gdy większość uczestników jest obecna w miejscu pracy, opcja wideospotkania z oddzielnych miejsc w biurze może być najbardziej wydajna i preferowana – z kilku powodów. Po pierwsze, swoboda: każda uczestnicząca osoba dołącza do połączenia z najbardziej odpowiedniego miejsca w biurze, zgodnie z jej rolą w spotkaniu. Do tego dochodzi szybki dostęp do lokalnych plików podczas korzystania z osobistego laptopa. Nie bez znaczenia jest także możliwość nagrywania spotkań wideo jednym kliknięciem, co może okazać się przydatne, gdy zajdzie taka potrzeba

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Jaki wpływ miała pandemia na zmianę sposobu prowadzenia spotkań?

Od 2020 r. spotkania stały się częstsze, ale krótsze. Nasuwa się wniosek, że biuro musi być wyposażone w doskonałe przestrzenie konferencyjne, takie jak hushHybrid. Przestrzenie do wykorzystania w szybki i wygodny sposób. Dzięki temu większa ilość krótkich spotkań nie będzie stanowić problemu.

Czy zatem w wideorozmowach w ramach tego samego biura kryje się duży potencjał?

Tak właśnie uważamy. W biurze różne strony mogą dołączyć do wspólnego połączenia z preferowanego przez siebie miejsca. Ludzie intuicyjnie udadzą się w miejsce, które najlepiej odpowiada ich potrzebom. W chwili gdy spotkania stają się bardziej dostosowane do indywidualnych przypadków, reprezentują potrzeby osób pracujących.

Wyobraź sobie, że ty i twój zespół w biurze musicie połączyć się podczas zdalnego spotkania z pracującymi w innej części świata. Sala konferencyjna jest zajęta. Część zespołu zbiera się w hushMeet.L. Jest to duża kabina akustyczna z telewizorem i systemem audio do wideorozmów. W kabinie mają szeroki blat potrzebny do rozłożenia dokumentów. W międzyczasie, dwóch innych współpracowników wślizguje się do 4-osobowej kabiny hushMeet. Uczestniczą w spotkaniu razem za pośrednictwem wspólnego laptopa, siedząc obok siebie, aby zaprezentować swoją pracę jako zespół. Wreszcie, prowadzący – główny uczestnik lub uczestniczka – dołącza z hushPhone, jednoosobowej, wyizolowanej budki telefonicznej. Mają pewność, że nic nie będzie ich rozpraszać i zajęli wygodną pozycję stojącą, która najbardziej im odpowiada. Dołączając niezależnie z kabiny zapewniającej prywatność, prowadzący ma też możliwość ustawić się centralnie przed kamerą jako główny uczestnik

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Warto rozważyć zalety połączeń wideo realizowanych wewnątrz jednego biura.

Pozwalają one na wiele sposobów zaoszczędzić czas i usprawnić komunikację. A co najważniejsze, prowadzenie takich rozmów w biurze w specjalnie do tego przeznaczonych miejscach jest jedynym sposobem na zapewnienie ich poufności. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Szybkie połączenia wideo pozwalają zaoszczędzić czas.

Komunikacja wideo wewnątrz jednego biura może równać się oszczędności czasu, a to ze względu na płynną integrację w ramach infrastruktury biura, którego dotyczy, specjalnie zaprojektowanych, gotowych do użycia miejsc do połączeń wideo (takich jak kabiny Hushoffice).

Biuro można wyposażyć w idealne miejsca do połączeń wideo.

Efektem jest znaczna oszczędność czasu. Osoby pracujące mogą zjawiać się na spotkaniu wideo w jednej chwili. I bez trudności logistycznych każdego takiego połączenia, polegających na aranżacji odpowiedniego tła, ustawienia oświetlenia lub akustyki.

Wewnątrzbiurowe konfiguracje połączeń wideo są minimalizują trudności techniczne.

Oszczędza to zespołom frustracji i nakładów czasu związanych z rozwiązywaniem problemów. Ponadto unika się problemu niestabilnej sieci internetowej, powszechnego dla sieci domowych, skutkującego zakłóceniami i niską jakością połączenia wideo. Miejsca w biurze przeznaczone do połączeń można dopracować tak, aby były niezawodne.

Dostęp do plików w komputerze pozwala każdemu na bezzwłoczne udostępnienie danych.

Podczas połączenia możemy streamować pliki lokalne jednym kliknięciem. Przebiega to szybciej niż ręczne udostępnianie w sali konferencyjnej. Funkcja ta przydaje się, gdy pojawiają się nowe wątpliwości. Dzięki dostępności i udostępnianiu dokumentów na miejscu eliminuje się konieczność długiego oczekiwania na informacje.

Komunikacja przebiega lepiej, gdy zespół jest w zasięgu wirtualnym (oraz fizycznym).

Realizowane w biurze wideo-połączenia mogą zapoczątkować bardziej bezpośrednią i wydajną wymianę informacji w chwili po ich zakończeniu. Gdy wszyscy uczestnicy są w zasięgu ręki, dyskusje następują bez zwłoki wynikającej z różnicy stref czasowych i godzin pracy. Ta komunikacja w czasie rzeczywistym przyspiesza podejmowanie decyzji, nadając projektom rozmachu.

Wideorozmowa z kolegą lub koleżanką z drugiego końca biura może wydawać się czymś dziwnym, ale może też pomóc „rozmontować” pojawiające się zewsząd, czasem niewielkie, przeszkody, nim sparaliżują nasze możliwości analizy. Po pierwsze, nie ma konieczności koordynowania grafików. Osoby pracujące w tym samym biurze mogą łatwiej zsynchronizować swoją dostępność. Jego natychmiastowość przydaje również spontaniczności naszej pracy zespołowej. Skraca się czas realizacji i zmniejsza obciążenie związane z organizowaniem spotkań w wielu lokalizacjach. A co najważniejsze, w każdym tygodniu pracy zdarzają się przestoje, które najlepiej rozwiązuje nie nadmiernie rozbudowana agenda, lecz zwykły telefon do osoby, która uczestniczy w projekcie – organiczna, niewymuszona wymiana zdań

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Rozmowę wideo zawsze można nagrać w celu późniejszego wykorzystania.

W gorączce codzienności treść spotkania nierzadko ulatuje z chwilą opuszczenia sali. Dlatego nagrywanie wideokonferencji jest dużym usprawnieniem, gdyż rejestruje każde słowo w każdym punkcie rozmowy i przywoływanego dokumentu.

Uczestniczenie w spotkaniach hybrydowych z biura jest sposobem na zapewnienie poufności.

Sprawdza się to szczególnie, gdy łączymy się z bezpiecznej, akustycznej przestrzeni, takiej jak kabina hushMeet. Te specjalnie zaprojektowane pomieszczenia stanowią konfigurowalne, zapewniające dyskrecję miejsca niepodważalnej prywatności, co jest trudno odtworzyć w nieprzewidywalnych warunkach home office lub tzw. trzecich miejsc.

Brak kontroli wyglądu biur domowych i trzecich miejsc to ryzyko utraty prywatności.

Przerywanie, hałas w tle i przypadkowe ujawnianie poufnych informacji to poważne problemy pracy poza biurem. Natomiast biurowe wideorozmowy prowadzone z miejsca o specjalnie dostosowanej akustyce wykluczają to ryzyko.

Zaufanie stanowi podstawę lukratywnej współpracy i udanych transakcji.

Jeśli klient odniesie wrażenie, że podczas rozmowy telefonicznej istnieje ryzyko podsłuchania niejawnych danych, że do poufnych informacji nie podchodzi się z najwyższą dyskrecją, to wiarygodność obsługi naszej firmy wystawiona jest na szwank. Idzie za tym podważenie zaufania do organizacji.

Prowadzenie wideorozmów z biura chroni przed utratą uwagi.

Cisza i skupienie prowadzą do autentycznej uważności. Biurowe pomieszczenia do wideorozmów klasy premium tworzą spokojne, stabilne otoczenie bez zakłóceń, co korzystnie wpływa na każde spotkanie. Wysokiej jakości miejsca do spotkań nie tylko dbają o „mentalną przepustowość”, ale ich aura profesjonalizmu podnosi rangę każdej rozmowy.

Wyzwania w zarządzaniu przestrzenią biurową w czasach rewolucji cyfrowej.

Co dalej z salami konferencyjnymi? Jak najskuteczniej raz na zawsze wytłumić hałaśliwe wnętrze biurowe? Bezprecedensowym rozwiązaniem tak szeroko postawionego problemu są takie kabiny, jak nasza kolekcja Hushoffice.

Czy tradycyjne sale konferencyjne to już przeszłość?

Ich upadek przewidują czołowi wizjonerzy, widząc jak dużym zmianom są poddawane: pomniejszane, o bardziej kwadratowym kształcie, co demokratyzuje zebranych przy stole (bez szczytu), bardziej modułowe i kameralne, wyposażone w lepszą akustykę i liczne technologie.

Co ciekawe, określenia te dokładnie definiują budki Hushoffice, takie jak hushMeet, które są kompaktowe, kwadratowego kształtu, mobilne, kameralne i wyposażone w moduły zasilania i regulowane oświetlenie.

Każde biuro nieposiadające takich budek codziennie boryka się z zakłóceniami!

Natomiast po wejściu do kabiny osoby pracujące wkraczają do minimalistycznej, dopracowanej, odosobnionej i wyciszonej przestrzeni, nad którą mają kontrolę. Hałas zostaje wygłuszony. Kwestie wykraczające poza bieżące zadanie zostawia się za drzwiami. Cel spotkania można realizować z niepodzielną uwagą.

Budki akustyczne Hushoffice do spotkań wszelkiego typu. Rozwiązanie dynamicznych potrzeb.

Pody marki Hushoffice są samowystarczalne, co daje poczucie autonomii w ich przestrzeni. Zostały one zaprojektowane z troską o kojący nastrój wyciszenia, wytłumienie wszelkich dźwięków z zewnątrz do poziomu delikatnego, niezrozumiałego szmeru. Chronią również rozmowy prowadzone wewnątrz, gwarantując prywatność i spokój ducha.

Zapewniona prywatność. Czysta wydajność. Korzyści wideorozmów wewnątrz tego samego biura.

Nawet jeśli zdalne wideorozmowy cechuje elastyczność, to brakuje im spontaniczności i swobodnej komunikacji, która ma miejsce w środowisku biurowym. Istotnie, biuro zapewnia przestrzeń do zaimprowizowanych dyskusji, budowania relacji i wzmacniania więzi w zespole – elementów koleżeństwa, które ożywiają naszą pracę.

Kiedy decydować się na rozmowy wideo? Kiedy spotykać się twarzą w twarz?

Spotkania wideo są oczywiście wygodne. A rozmowa osobista pozwala na niewerbalne sygnały w postaci mowy ciała i mimiki, co niuansuje komunikację.

Wybór między tymi dwoma rozwiązaniami zależy ostatecznie od charakteru i celów spotkania.

Spotykanie się osobiście bardziej odpowiada prowadzeniu lekkiej rozmowy, budowania relacji lub luźnych pogawędek. Połączenia wideo w sposób oczywisty niwelują dystans geograficzny. A gdy potrzeba szybkiego przekazu informacji przeważa nad korzyściami płynącymi z interakcji twarzą w twarz, wystarczy zwykła rozmowa wideo.

Wewnątrzbiurowe połączenia wideo w świecie pracy hybrydowej.

Gwarantuje natychmiastowy kontakt osobisty. Upraszcza zawiłości grafików. Daje stały dostęp do miejscowej dokumentacji. Minimalizuje problemy techniczne. Ogólnie rzecz biorąc, wideorozmowy w ramach tego samego biura ułatwiają codzienną wymianę informacji, czyniąc pracę bardziej płynną. Jest to faktyczny element modelu hybrydowego.

Wideokonferencje wewnątrz jednego biura – podsumowanie

• Uczestniczenie w rozmowach z biura, a nie z domu, oznacza poleganie na dostępnych w biurze, specjalnie zaprojektowanych, gotowych do użycia przestrzeniach do połączeń wideo (takich jak kabiny Hushoffice), a nie na prowizorycznych konfiguracjach domowych. Oszczędność czasu. Wyeliminowanie stresu. Minimalizacja trudności technicznych.

• Wideokonferencje wewnątrz tego samego biura oznaczają, że osoby pracujące mogą do nich dołączać same lub w podgrupach z własnych urządzeń. Dzięki temu mogą zachować szybki dostęp do lokalnych plików laptopa. W ten sposób każda osoba uczestnicząca może zacząć streamować swoją część jednym kliknięciem. Opóźnienia wskutek ręcznego udostępniania dokumentacji w sali konferencyjnej odchodzą w przeszłość.

• Połączenia wewnątrz tego samego biura pozwalają każdej osobie uczestniczącej dołączyć z najbardziej odpowiedniego miejsca w biurze pod względem jej roli w trakcie spotkania. Osoba prowadząca może uczestniczyć z jednoosobowej budki, takiej jak hushHybrid, aby utrzymać niezmąconą koncentrację. Duet programistów aplikacji może dołączyć z kabiny hushMeet, siedząc obok siebie, aby „dorzucić swoje trzy grosze” jako zespół. I tak dalej, i tak dalej.

• Kultura wideokonferencji wewnątrz biura przyciąga więcej osób pracujących do firmy, ponieważ miejsce pracy jest nie tylko miejscem pracy zespołowej, ale także centrum wideorozmów. Zespół kolokowany ma więcej okazji do improwizowanych dyskusji w czasie rzeczywistym. Takie interakcje odświeżają myślenie i zachęcają do pracy. W ogóle nie ma tych interakcji w pracy zdalnej.

• Organizowanie spotkań hybrydowych i uczestniczenie w nich z biura (w zapewniającej prywatność, akustycznej przestrzeni, takiej jak kabina hushMeet) to jedyny sposób na zapewnienie poufności niejawnych treści spotkań.

• Nawet jeśli wszystkie strony rozmowy są obecne w biurze, to ze względu na możliwość nagrywania jednym kliknięciem do późniejszego wykorzystania, preferowanym wariantem może być połączenie wideo, a nie spotkanie twarzą w twarz.

Wideokonferencje w obrębie jednego biura – często zadawane pytania

Czym są wideokonferencje wewnątrz jednego biura?

Jest to związane z praktyką prowadzenia wirtualnych spotkań w ramach jednej przestrzeni biurowej. Tradycyjne połączenia wideo łączą uczestników na odległość. Połączenia wideo wewnątrz tego samego biura mają miejsce, gdy wszyscy uczestnicy spotkania znajdują się w tym samym biurze, ale w różnych jego częściach. Metoda ta polega na wykorzystaniu pomieszczeń biurowych specjalnie zaprojektowanych do połączeń wideo, takich jak zapewniające prywatność kabiny.

Jakie korzyści płyną z wideokonferencji wewnątrz jednego biura?

Podczas wewnętrzbiurowej rozmowy wideo osoby z tego samego, fizycznego biura spotykają się wirtualnie. Eliminuje to potrzebę przemieszczania i zapobiega utracie cennego czasu. Z drugiej strony, dołączanie do rozmowy z domu polega na prowizorycznej konfiguracji, którą może upośledzać hałas, rozproszenie uwagi i brak dyskrecji. Połączenia wewnątrz tego samego biura oparte są na profesjonalnych pomieszczeniach biurowych, takich jak budki Hushoffice. Ta forma wideokonferencji zapewnia również każdej osobie pracującej lub mniejszej grupie takich osób natychmiastowy dostęp do lokalnych plików w swoim laptopie. Umożliwia to sprawniejszą wymianę pomysłów.

Kiedy powinienem zorganizować spotkanie wirtualne, a kiedy twarzą w twarz?

Spotkania osobiste mogą górować nad spotkaniami wirtualnymi na kilka sposobów. Mogą budować relacje o większym znaczeniu. Pozwalają sprawniej rozwikłać zawiłe kwestie. Bezpośrednio przyczyniają się do budowania zespołu. Mówiąc krótko, wiążą się z elementem ludzkim, niewerbalną i bezpośrednią komunikacją. Z drugiej zaś strony, spotkania wirtualne zwykle różni od tych osobistych wyższy komfort. Stanowią lepszy wybór w sytuacji, gdy osobisty kontakt nie gra roli, a kluczowe znaczenie ma czas.