16 sposobów na efektywne spotkania hybrydowe

Spotkania hybrydowe w skrócie: 16 wskazówek, by były efektywne

1. Przedstaw się
2. Bądź obecny
3. Podczas mówienia patrz bezpośrednio w kamerę
4. Myśl jak reżyser filmowy, aby zwiększyć zaangażowanie
5. Wyświetl obraz pracowników zdalnych
6. Umieść prezenterów w odpowiednim miejscu, tak, aby wszyscy mogli ich zobaczyć
7. Wykorzystaj sesje pytań i odpowiedzi
8. Włącz wszystkich do działań podejmowanych na spotkaniu
9. Popraw prywatność komunikacji w biurze
10. Test, 1, 2
11. Wycisz swój mikrofon podczas słuchania
12. Wybierz odpowiedni format spotkania
13. Pamiętaj, że cierpliwość jest cnotą
14. Wyznacz moderatora na większe spotkania zespołowe
15. Wejdź, znając cel
16. Regularnie komunikuj się ze swoim zespołem, aby pozyskać feedback

1.   Przedstaw się

Kiedy spotykasz nowych ludzi, przywitaj się i przedstaw się, opisując swoją rolę w firmie lub projekcie.

2.   Bądź obecny

Pokusa wielozadaniowości jest ogromna, gdy spotykasz się wirtualnie, ponieważ możesz łatwo pisać wiadomości lub na klawiaturze bez wiedzy innych uczestników. Jednak obecność to poszanowanie czasu i uwagi każdego człowieka. Stała obecność gwarantuje, że niczego nie przeoczysz.

3.   Podczas mówienia patrz bezpośrednio w kamerę

W rozmowach wideo istnieje tendencja do zatrzymywania wzroku na ekranach uczestników podczas mówienia. Zamiast tego staraj się patrzeć prosto w swoją własną kamerę. To angażuje innych – utrzymywanie kontaktu wzrokowego sprawia, że ludzie czują, że mówi się do nich bezpośrednio.

4.   Myśl jak reżyser filmowy

Spotkania hybrydowe doskonale sprawdzają się, gdy organizatorzy w równym stopniu zaspokajają potrzeby uczestników wirtualnych i tych na miejscu. Zastanów się, co każda osoba widzi i słyszy. Opłaca się przemyśleć te aspekty doświadczenia zdalnego uczestnika, ponieważ jest to grupa często pomijana. Utrzymanie ich zaangażowania w rozmowach zdalnych pomaga utrzymać ich ogólne zaangażowanie.

Światła, kamera, akcja!

Zamontuj kamerę i ustaw kolegów w biurze w przemyślany sposób. Kiedy zdalni uczestnicy widzą wszystkich, czują się bardziej zaangażowani w rozmowę. Upewnij się, że każdy może zobaczyć całą treść, do której się odwołuje. Celem jest zwrócenie uwagi wszystkich osób. Profesjonalne oświetlenie, mikrofony, wideo i oprogramowanie również to ułatwiają.

Na ratunek – biurowe kabiny do wideokonferencji

Czy w Twoim miejscu pracy brakuje jednoosobowych miejsc do prowadzenia rozmów wideo? Rozważ w pełni wyposażone rozwiązanie, np. biurową kabinę do wideokonferencji hushHybrid. Kabiny do rozmów wideo, takie jak hushHybrid, są doskonałym rozwiązaniem długoterminowym, ponieważ są mobilne. Można je przemieszczać po biurze i przenosić do nowych budynków w razie potrzeby. Są zasobem, a nie ciężarem.

5.   Pokaż twarze pracowników zdalnych

Jeśli miejsce na to pozwala, prezentuj zdalnych uczestników na dużym, oddzielnym ekranie w przestrzeni konferencyjnej. Tak, niektórzy ludzie wolą trzymać się zdjęcia lub awatara niż obrazu wideo na żywo. Jednak widok imienia i twarzy każdego uczestnika na jednym ekranie to pewny sposób, aby zagwarantować, że uczestnicy, prezenterzy i moderatorzy traktują ludzi jednakowo.

6.   Umieść prezenterów w odpowiednim miejscu, tak, aby wszyscy mogli ich zobaczyć

Jeśli do spotkania dołączają główni prezenterzy z biura, umieść ich celowo w przestrzeni wideokonferencyjnej. W ten sposób osoby prowadzące rozmowę nie przeoczą żadnych subtelnych werbalnych i niewerbalnych wskazówek przydatnych w komunikacji. Najlepiej, jeśli zdalni uczestnicy tak bardzo wczują się w rozmowę, że zapomną, iż nie są fizycznie obecni.

7.   Wykorzystaj stare dobre sesje pytań i odpowiedzi

Sondowanie grupy w chwilach oddechu jest doskonałym sposobem na pobudzenie rozmowy. Jeśli jest to część programu spotkania, wspomnij o tym na początku, aby zachęcić do pełnej obecności. Uczestnicy będą przygotowani do udzielania informacji zwrotnych. Poświęcą czas na przemyślenie sprawy. Rozważ zachęcenie ludzi do przesyłania własnych pytań.

8.   Włącz wszystkich do działań podejmowanych na spotkaniu

Większość działań w ramach współpracy w cztery oczy można w jakiś sposób odtworzyć wirtualnie. Tutaj z pomocą przychodzą podstawowe narzędzia oprogramowania do wideokonferencji. Upewnij się, że narzędzia umożliwiają wszystkim uczestnictwo w takim samym stopniu.

9.   Popraw prywatność rozmów w biurze

Dzięki prywatności rozmów pracownicy nie są zalewani hałasem w biurze, ani nie obawiają się, że zostaną podsłuchani. Bez możliwości przeprowadzania prywatnych rozmów mogą być zarówno rozproszeni, jak i zestresowani. Jest to fundamentalna kwestia. Prywatne stanowiska pracy mogą w tym pomóc – są jak mobilne systemy ochrony mowy.

Zobacz całą kolekcję kabin biurowych Hushoffice, aby dowiedzieć się więcej.

10.   Test, 1, 2

Zawsze przed rozmową sprawdź konfigurację oprogramowania, połączenie internetowe, mikrofon i kamerę. W przypadku ważnych spotkań przeprowadź próbę. Nic tak nie niszczy atmosfery spotkania, jak usterki audio i wideo. Testowanie zapewnia płynne działanie wszystkich elementów technicznych. Zapoznaje również pracowników z przebiegiem i treścią rozmowy, zamieniając spotkanie rozproszone w płynny proces.

3 triki dotyczące rozmów wideo…

• Funkcja „Skupienie” podczas udostępniania ekranu w celu wyciszenia powiadomień… Jeśli korzystasz z systemu Windows 10, przejdź do pozycji Ustawienia > System > Powiadomienia i akcje >Ustawienia funkcji Skupienie i ustaw opcję „Gdy duplikuję ekran” na „Włączone”. Możesz też przełączyć ją ręcznie w centrum akcji (prawy dolny róg paska zadań systemu Windows 10). Jeśli korzystasz z komputera Mac, użyj aplikacji innej firmy, takiej jak Muzzle, aby automatycznie wyciszyć powiadomienia z pulpitu.

• Automatyczne kopiowanie adresu URL do tworzenia szybkich zaproszeń Podczas korzystania z aplikacji Zoom użyj funkcji skrótu klawiaturowego „Zaproś” (w systemie MacOS jest to Command+I; w systemie Windows jest to Alt+I). Lub znajdź funkcję automatycznego kopiowania zaproszeń w ustawieniach ogólnych oprogramowania do obsługi spotkań. Zaznacz odpowiednie pole, aby szybko zapraszać ludzi, omijając proces ręcznego zapraszania.

• Zmień nazwę wyświetlaną w Zoom… Kiedy jesteś na spotkaniu Zoom, kliknij przycisk „Uczestnicy”, najedź kursorem na swoje nazwisko, kliknij „Więcej” > „Zmień nazwę” i zmień tymczasowo swoją nazwę wyświetlaną w Zoom. Aby zmienić ją na stałe, przejdź do portalu Zoom, zaloguj się na swoje konto, kliknij „Profil”, kliknij „Edytuj” w prawym górnym rogu, wprowadź nową nazwę i kliknij „Zapisz zmiany”.

11.   Wycisz swój mikrofon podczas słuchania

Jeszcze jeden prosty sposób. Wyrób sobie nawyk wyciszania mikrofonu, kiedy nie mówisz. Jeśli hałas w biurze stanowi problem, warto rozważyć zastosowanie przegród akustycznych jako natychmiastowego rozwiązania. W dłuższej perspektywie czasowej warto rozważyć biurowe kabiny konferencyjne. Eliminują one na dobre hałas z otoczenia.

12.   Spotkania hybrydowe – wybierz odpowiedni format

Zarówno rozmowy wideo, jak i telefoniczne mają swoje zalety. Uczestnicy mogą mieć preferencje dotyczące tych dwóch rozwiązań. Niektórzy wolą łączyć się za pomocą obrazu wideo ze względu na „ludzki” czynnik. Inni wolą rozmowy telefoniczne ze względu na ich niezawodną prostotę, niezależnie od omawianego tematu. Niezależnie od tego, co się dzieje, upewnij się, że format pasuje do okoliczności. I zapraszaj tylko tych, którzy są istotni dla porządku spotkania.

13.   Pamiętaj, że cierpliwość jest cnotą

Różnice w strefie czasowej i opóźnienia w dostępie do Internetu mogą powodować przestoje czy zamrożenie ekranu. Tutaj cierpliwość jest drogą. Poświęć czas na wysłuchanie każdej pełnej myśli. Oprzyj się chęci wtrącania się w połowie zdania. Zamiast tego daj ludziom dużo czasu na wypowiedź. Odczekaj kilka sekund, zanim odpowiesz. Zapytaj: „czy mogę podzielić się jakąś myślą?”, zanim zagłębisz się w dyskusję.

14.   Wyznacz moderatora na większe spotkania hybrydowe

vModerator będący osobą trzecią może poprowadzić rozmowę, naprowadzając ją na właściwy kierunek. Bez niego spotkanie może zostać zdominowane przez jednego lub dwóch bardziej gadatliwych pracowników. Dobry moderator zauważa każdą przerwę i oddaje głos każdemu, kto nie dokończył swojej kwestii. W kontekście różnych osobowości, to moderatorzy są kluczem do utrzymania sprawiedliwego podziału wypowiedzi.

15.   Wejdź, znając cel

Jak w przypadku każdego rodzaju spotkania, jasny cel i solidny plan są kluczowe. Każdy powinien wiedzieć z wyprzedzeniem, jaki jest cel spotkania. Ogólny zarys punktów do rozmowy zadziała. Zwięzła wiadomość wstępna pomoże również w sprecyzowaniu istotnych celów, terminów i obowiązków.

16.   Regularnie komunikuj się ze swoim zespołem, aby pozyskać feedback

Zadawanie pytań dotyczących najważniejszych aspektów każdego spotkania jest mądrym posunięciem. Uzyskasz cenne informacje zwrotne. I tylko dzięki tym informacjom możesz stale ulepszać agendę spotkania.

Przykładowa ankieta: sukces spotkań hybrydowych

• Co podoba Ci się w spotkaniach hybrydowych?
• Jakie frustrujące aspekty spotkań hybrydowych napotykasz?
• Czy jesteś zadowolony(a) ze swojego mikrofonu? Kamery? Oprogramowania?
• Co Ci się podoba, a co nie w obecnie używanym oprogramowaniu?
• Wolisz rozmowy telefoniczne czy wideokonferencje? Dlaczego?
• Czy czujesz, że masz poczucie prywatności rozmowy, gdy uczestniczysz w wideorozmowie z biura?
• Czy podczas prowadzenia wideorozmowy z biura coś Cię rozprasza?
• Czy masz wystarczająco dużo prywatnych miejsc w biurze, aby odbierać rozmowy telefoniczne? Miejsc do prowadzenia wideokonferencji?
• Jak wygląda Twoje domowe biuro? Dlaczego jest ono nieodpowiednie do rozmów telefonicznych lub wideokonferencji?
• Czy podczas zdalnego dołączania do wideorozmowy jesteś w stanie z łatwością angażować się w działania związane ze spotkaniem i współpracować? Jakie przeszkody istnieją w tym zakresie?
• Co możemy zrobić, aby poprawić wrażenia z rozmów telefonicznych i wideo dla naszego zespołu?
• Czy uważasz, że większość rozmów telefonicznych i wideo ma odpowiednią długość?
• Czy wolisz spotkania osobiste od wirtualnych? Jeśli tak, to dlaczego?

Masz jakieś własne wskazówki? A może są jakieś wyzwania, które pominęliśmy? Jakie urządzenia biurowe i technologie byłyby niezbędne dla Twojej organizacji? Czy jakieś produkty znajdują się na Twojej liście życzeń?

Spotkania hybrydowe: 16 wskazówek, by były efektywne

1. Przedstaw się
2. Bądź obecny
3. Podczas mówienia patrz bezpośrednio w kamerę
4. Myśl jak reżyser filmowy, aby zwiększyć zaangażowanie
5. Wyświetl obraz pracowników zdalnych
6. Umieść prezenterów w odpowiednim miejscu, tak, aby wszyscy mogli ich zobaczyć
7. Wykorzystaj sesje pytań i odpowiedzi
8. Włącz wszystkich do działań podejmowanych na spotkaniu
9. Popraw prywatność komunikacji w biurze
10. Test, 1, 2
11. Wycisz swój mikrofon podczas słuchania
12. Wybierz odpowiedni format spotkania
13. Pamiętaj, że cierpliwość jest cnotą
14. Wyznacz moderatora na większe spotkania zespołowe
15. Wejdź, znając cel
16. Regularnie komunikuj się ze swoim zespołem, aby pozyskać feedback

Biurowe kabiny akustyczne i spotkania hybrydowe – FAQs

Jakie są najlepsze kabiny biurowe do spotkań hybrydowych?

Do najpopularniejszych kabin do spotkań hybrydowych należą budki akustyczne do rozmów telefonicznych (hushPhone) oraz jednoosobowe kabiny do wideokonferencji (hushHybrid). Obie kabiny są mobilne, dzięki czemu układ w biurze jest elastyczny. Są również akustycznie wyciszone, aby zablokować hałas z otoczenia, zapewnić zrozumiałość mowy i zagwarantować prywatność akustyczną. Co więcej, kabiny takie jak hushPhone i hushHybrid zostały zaprojektowane z myślą o komforcie użytkowania. Dzięki wygodnym meblom i regulowanemu oświetleniu/wentylacji dłuższe spotkania stają się przyjemnością.

Jak mogę poprawić prywatność mowy w moim biurze?

Prywatność rozmów można poprawić, stosując podejście wielokierunkowe. Po pierwsze, podziel przestrzeń za pomocą przenośnych dźwiękoszczelnych przegród. Stworzysz podstrefy, które są bardziej dźwiękoszczelne niż jedna czysto otwarta strefa. Po drugie, zastosuj miękkie, biurowe wyposażenie i materiały wygłuszające, takie jak płytki, panele, przegrody i tkaniny. Pochłaniają one hałas i tłumią strefy docelowe. Po trzecie, zwróć uwagę na kabiny i budki biurowe. Kabiny i budki są skonstruowane tak, aby zapewnić właściwe zrozumienie mowy wewnątrz, jednocześnie zapewniając prywatność rozmów. Budka hushPhone i kabina do wideokonferencji hushHybrid to świetne opcje, które warto sprawdzić. HushPhone jest idealny do prywatnych rozmów telefonicznych, natomiast hushHybrid doskonale sprawdza się podczas prywatnych rozmów wideo.

Czym jest kabina do połączeń wideokonferencyjnych?

Kabina do wideokonferencji to mobilna, akustyczna kabina robocza wyposażona we wszystkie funkcje niezbędne do prowadzenia udanych wideokonferencji. Modelowym przykładem będzie kabina hushHybrid, która oferuje biurko z regulacją głębokości do wygodnej pracy z laptopem, opcjonalny uchwyt na monitor do szybkiego użycia oraz opcjonalne paski świetlne wideo dla idealnego podświetlenia twarzy. Jest ona przeznaczona do świata hybrydowego – świata uzależnionego od połączeń wideo.