Arbeiten Sie weniger, aber effizienter mit Fokuszone!

Die Fähigkeit und Möglichkeit, sich zur Steigerung seiner Produktivität richtig auf die ausgeführten Aufgaben zu konzentrieren, hängt zum einen von den entsprechenden Arbeitstechniken und zum anderen von der Sicherstellung der optimalen „Umstände“ dieser Arbeit ab. Sehen Sie, was getan werden kann…

Regeln für effizientes Arbeiten

Es ist sinnlos, über die offensichtlichen Dinge zu viel zu schreiben, aber es lohnt sich auf jeden Fall, sie hier aufzuzählen, also… Um weniger, aber effizienter zu arbeiten, müssen Sie natürlich erfrischt, ausgeruht und gesund sein. Körperliche und/oder geistige Erschöpfung sowie Stress führen zu Konzentrationsproblemen. Es ist insbesondere schwierig, sich auf anspruchsvolle Aufgaben auf der Arbeit zu konzentrieren. Bei Schlafdefizit und krankheitsbedingtem Unwohlsein ist ähnlich. In solchen Situationen helfen keine Tricks. Sie müssen sich ausruhen, beruhigen, ausschlafen, heilen. Nur dann ist es zweckmäßig, die Techniken für effizientes Arbeiten umzusetzen. Hier sind einige davon:

Planen, delegieren, priorisieren Sie

Effiziente Arbeit ist durchdachte und geplante Arbeit. Konzentrieren Sie sich also zuerst darauf. Erledigen Sie nicht eine Million Dinge auf einmal, nur um die geforderte Leistung zu bringen. Überlegen Sie, was und wann erledigt werden muss. Priorisieren Sie Aufgaben, um sich zuerst den wichtigen und dringendsten zu widmen. Wichtige, aber weniger dringende Dinge planen Sie für später ein. Es ist am besten, dringende und unwichtige Aufgaben an jemanden zu delegieren und unwichtige und unnötige zu vergessen. Erstellen Sie eine „To-Do”-Liste für den Tag, aber auch für die Woche oder noch länger, um die richtige Perspektive zu erhalten und sich einen Überblick über den Arbeitsumfang zu verschaffen. Teilen Sie größere Aufgaben in Etappen auf setzen Sie sich Zwischenziele – es ist einfacher, sich auf kleinere „Teile” zu konzentrieren, und zusätzlich motiviert jede weitere Umsetzung des Zwischenziels zum weiteren Handeln. Benutzen Sie einen Kalender oder noch besser eine der Aufgaben- und Zeitmanagementanwendungen. Wenn Sie alles eingeplant haben, können Sie mit der Arbeit beginnen. Und vergessen Sie nicht – Multitasking wird definitiv überbewertet. Monotasking dient der besseren Konzentration. Was bedeutet das? 

Übertreiben Sie es nicht mit dem Multitasking

Das Potenzial des menschlichen Gehirns wird viel besser genutzt, wenn anstehende Aufgaben nacheinander und nicht gleichzeitig ausgeführt werden. Multitasking ist – zugegeben – heute in Mode und in manchen Unternehmen sogar gefordert, aber es nicht die beste Option, wenn man weniger, dafür aber effizienter arbeiten möchte. Auch Menschen, die besonders multitaskfähig sind, können bis zu drei wichtige/größere/schwierige Aufgaben erfolgreich bewältigen. Dies ist eine menschliche „Hardware-Einschränkung”. Erledigen Sie nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig, weil dies der Konzentration nicht förderlich ist. Der Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben führt dazu, dass die Konzentration nachlässt und der Geist jedes Mal einen zusätzlichen Moment braucht, um sich auf die Aufgabe zu fokussieren, zu der er gerade zurückgekehrt ist. Es ist nicht effizient. Lieber kürzer an einem Ding arbeiten, aber auf Hochtouren – wie bei der Pomodoro-Methode…

Arbeiten Sie kurz, aber intensiv

Eine der grundlegenden und am einfachsten zu implementierenden Techniken zur Verbesserung der Produktivität und damit zur Reduzierung der Arbeitszeit ist das Intervallsystem, Pomodoro genannt. Es geht darum, 25 Minuten lang intensiv an einer Aufgabe zu arbeiten, ohne sich einen Moment lang mit etwas anderem zu beschäftigen (Anrufe beantworten, E-Mails checken usw.). Nach dieser Zeit machen Sie eine 5-minütige Pause, um „den Kopf auszulüften“, und beginnen dann weitere 25 Minuten intensiver Arbeit. Dann wieder eine Pause und weitere 25 Minuten. Nach einigen solchen Zyklen ist eine längere, sogar eine Stunde Erholung notwendig und Regeneration nach geistiger Anstrengung. Versuchen Sie dies unbedingt. Sie werden schnell feststellen, dass Sie mit einem solchen Arbeitssystem in kürzerer Zeit viel mehr erledigen können.

Nutzen Sie Energiespitzen

Um mehr zu schaffen, ohne nach Feierabend im Büro sitzen zu müssen, nutzen Sie Ihre Arbeitszeit optimal und planen Sie Ihre Aufgaben so, dass die schwierigsten und anspruchsvollsten zu der Tageszeit zu erledigen, wenn Sie einen „energetischen Hügel” haben. Dann arbeiten Sie am besten. Diese „Spitzenzeiten” sind normalerweise drei während des Arbeitstages. Für die meisten Büroangestellten fallen sie auf den Vormittag. Das größte Leistungstief setzt direkt nach dem Mittagessen ein. Jetzt ist eine gute Zeit für die leichtesten Dinge, die nicht viel Aufmerksamkeit, Kreativität oder beispielsweise analytisches Denken erfordern. Vergessen Sie bei der Planung Ihres Arbeitstages nicht auch Erholungszeiten einzuplanen. 

Machen Sie regelmäßig Arbeitspausen

Voraussetzung für effizientes Arbeiten ist auch erfolgreiche Erholung während der Arbeit. Ohne Pausen werden Sie Ihre Produktivitätsspitzen nicht erreichen. Wer geistig arbeitet, braucht alle 60 – 90 Minuten für ein paar / über zehn Minuten durchzuatmen. Dies ist eine weitere Einschränkung des Gehirns, das sehr viel leisten und etwa eine halbe Stunde mit Höchstgeschwindigkeit arbeiten kann, wonach seine Leistungsfähigkeit langsam nachlässt. Um sein volles Potenzial wieder ausschöpfen zu können, müssen Sie ihm einen kleinen „Reset” erlauben. Und es ist wirklich keine Zeitverschwendung, denn so ein Moment der Entspannung lässt Sie danach wieder Top-Leistung erbringen. Es zahlt sich einfach aus. Damit es aber funktioniert, muss die Erholung echt sein – am besten abseits Ihres Schreibtisches, im Chillout-Raum.

Fokuszone im Büro

Wenn Sie bereits wissen, was zu tun ist und wie Sie weniger, aber effizienter arbeiten können, suchen Sie sich einen richtigen Platz dafür. Hohe Effizienz wird gefördert durch Komfort, Begrenzung unnötiger Reize, Ruhe… Wenn der Arbeitsplatz bequem ist, konzentriert sich der Mitarbeiter auf die Aufgaben und nicht darauf, wie sehr sein Rücken von dem nicht ergonomischen Stuhl schmerzt. Wenn ihn Bürolärm daran hindert sich genug zu konzentrieren erledigt er seine Aufgaben viel länger. Aus diesem Grund gibt es in vielen Büros Fokuszonen – als entsprechend gestaltete Räume für Einzelarbeit (Fokusräume) oder Büro-Akustikkabinen für ruhiges Arbeiten.

Verstecken Sie sich vor Lärm

Der Geräuschpegel im standardmäßigen Open Space Büro beträgt etwa 60 Dezibel und für konzentriertes Arbeiten muss er halb so hoch sein. Andernfalls ist es sehr schwierig sich völlig zu konzentrieren und jedes Mal, wenn Sie sich von der anstehenden Aufgabe ablenken lassen, müssen Sie dann dazu zurückkehren und sich wieder völlig konzentrieren, was wertvolle Zeit kostet und die Produktivität verringert. Beim Arbeiten in der Büro-Akustikkabine schützen Sie sich effektiv vor Lärm, denn Außengeräusche, die ins Kabineninnere gelangen, bleiben in Flüsterlautstärke und stören oder lenken dadurch nicht ab.

Vermeiden Sie Ablenkungen

In der Akustikkabine (im Büro oder zu Hause, weil sie zu Pandemiezeiten und des alltäglichen Hush immer öfter auch als Heimbüro dient) ist es einfacher, sich von verschiedenen Arten von Ablenkern abzuschotten. Sie können Ihr Telefon am Arbeitsplatz liegen lassen. Eher niemand wird Sie da bei der Arbeit stören, denn dort geben Sie das Signal: NICHT STÖREN. Auch visuelle Reize sind eingeschränkt – Sie schauen andere nicht an, so schweifen die Gedanken nicht ab: Sie denken nicht darüber nach, wer gerade den Raum betreten hat, wenn Ihr Nachbar endlich den Schreibtisch aufräumt, worüber Kollegen am anderen Ende des Open Space sprechen. Sie sind allein mit Ihrer Aufgabe und konzentrieren sich nur darauf.

Machen Sie es Ihnen bequem

Hush-Kabinen für Einzelarbeit sind ergonomische Lösungen, die auf vielen Ebenen für den Arbeitskomfort sorgen: Akustik, Belüftung, Stromversorgung, innovative Einrichtungselemente und mehr. Nutzen Sie diese so oft wie möglich, um Ihre Leistung zu verbessern. Sie werden den Unterschied schnell spüren.