Praktyczne wskazówki – onboarding do pracy hybrydowej

Onboarding w pracy hybrydowej – tl;dr

1. Nadaj priorytet osobistym rozmowom w cztery oczy (między nowo zatrudnioną osobą a jej menedżerem)

2. Stosuj system pomocnych kolegów („buddy system”) – łącz osoby nowo zatrudnione w pary z głównym punktem kontaktowym

3. Graj długoterminowo, wyznaczając cele krótkoterminowe

Pierwsze 90 dni zatrudnienia to czas, który może okazać się decydujący.

20% rotacji pracowników następuje w ciągu pierwszych 90 dni zatrudnienia. Jest to bardzo ważne, biorąc pod uwagę wszystkie zasoby, które trzeba przeznaczyć na sprawdzenie i zatrudnienie nowego członka zespołu; obsadzenie wolnego stanowiska kosztuje średnio około 4 000 USD. Do tego dochodzą oczywiście koszty czasu i energii.

W świecie hybrydowym jest mniej miejsca na niedociągnięcia podczas wdrażania pracowników.

Obecnie nowi pracownicy są bardziej podatni na izolację, ponieważ nie mają w biurze tak wielu bezpośrednich interakcji. Nie mają tak wielu okazji, by porównać twarze z imionami, więc nie mają tylu możliwości na stworzenie solidnych, wspierających więzi ze współpracownikami.

Nadszedł czas, aby dokonać przeglądu praktyk związanych z wdrażaniem nowych pracowników do pracy, upewniać się, że nowi pracownicy czują się mile widziani i wspierani, niezależnie od tego, czy pracują wirtualnie, czy na miejscu

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Im szybciej nowy pracownik zostanie wdrożony, tym szybciej nastąpi zwrot z inwestycji.

W rzeczywistości pracownicy, którzy dobrze przeszli proces wdrażania do pracy są o 50% bardziej wydajni w pierwszym roku pracy. Niestety, szacuje się, że tylko 29% nowo zatrudnionych czuje się w pełni przygotowanych i wspieranych po przyjęciu do pracy. Rozwiązaniem jest skuteczny protokół wprowadzania pracowników do pracy.

Wskazówka nr 1: Nadaj priorytet rozmowom w cztery oczy (między nową osobą a menedżerem)

Wartość regularnego przebywania z inną osobą, sam na sam, jest dobrze udokumentowana. Wprowadzając cotygodniowe spotkania 1:1, firma Adobe zmniejszyła dobrowolną rotację pracowników o 30%, a firma GE pięciokrotnie zwiększyła swoją wydajność. Sposób to wczesne i częste spotkania – pracownicy, którzy mają dwa razy więcej spotkań 1:1 niż ich koledzy, są o 67% mniej narażeni na brak zaangażowania.

Skuteczne wprowadzenie pracownika do pracy zależy od dobrych relacji z menedżerem.

Szacuje się, że 70% różnic w zaangażowaniu pracowników jest spowodowanych przez ich menedżerów. Wynika z tego, że nowo zatrudnione osoby są 3,5x bardziej zadowolone, gdy ich menedżerowie odgrywają aktywną rolę. Relacje z kierownictwem są uznawane za najważniejszy czynnik wpływający na satysfakcję z pracy.

Menedżerowie powinni codziennie (choćby wirtualnie) kontaktować się z nowymi pracownikami.

Odprawy nie muszą być długie i nie muszą być formalne. Wystarczy 15 minut na to, aby dowiedzieć się, w jakim punkcie znajduje się nowo zatrudniona osoba – czym jest podekscytowana, czym zdezorientowana, gdzie utknęła. To wystarczy. Wystarczy odrobina czasu, aby rozwiązać małe problemy, a także zapobiec powstawaniu dużych.

Wskazówka nr 2: Stosuj funkcję „buddy”

W języku angielskim taką osobę nazywa się „onboarding buddy”. To współpracownik, do którego można zwrócić się z prośbą o pomoc. Nowo zatrudnione osoby, które mają przydzielonych takich kolegów, są o 23% bardziej zadowolone z procesu wdrażania niż osoby, którym ich nie przydzielono. W rzeczywistości 86% nowo zatrudnionych osób, które spotkały się z kolegą 4–8 razy w ciągu pierwszych 90 dni pracy, twierdzi, że ich kolega pomógł im od razu stać się produktywnymi.

Kolegą może być bezpośredni przełożony lub inna osoba z odpowiednimi kwalifikacjami.

Taka osoba powinna dobrze rozumieć rolę nowego pracownika – może to być doświadczony członek kierownictwa, który zna zasady i może zapewnić, że nowy pracownik dobrze się zaaklimatyzuje.

Co sprawia, że jest się dobrym kolegą?

Koledzy powinni być towarzyscy – z całego serca zaangażowani w zapewnienie nowemu współpracownikowi warunków do odniesienia sukcesu. Powinni być bardzo zaangażowani. Osoba lubiąca ludzi, łatwo nawiązująca kontakty z innymi. Koledzy muszą mieć czas i energię dla sprawy – poświęcać jej należytą uwagę zawsze, gdy jest potrzebna.

Czym zajmuje się pomocny kolega?

Kolega odpowiada na losowe pytania. Przekierowuje specjalistyczne zapytania do odpowiednich osób. Łączy nowo zatrudnionych z właściwymi osobami. Dzięki niemu wprowadzanie nowych pracowników do pracy przebiega bezproblemowo, szybciej i skuteczniej niż w przypadku jakiegokolwiek pakietu powitalnego.

System ten przynosi korzyści zarówno pomocnym kolegom, jak i nowym pracownikom. Nowy pracownik po raz pierwszy zbliża się do niszy, w której działa Twoja firma. Zadaje inteligentne pytania, które mogą skłonić ludzi do zmiany sposobu myślenia. Osoba dociekliwa i zdeterminowana, by odnieść sukces, będzie kwestionować każde założenie. I oczywiście nauczanie jest jednym z najlepszych sposobów na integrację – gdy Twój kolega opisuje kluczowe systemy i procesy, sam lepiej zaczyna je rozumieć

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Wskazówka nr 3: Graj długoterminowo, wyznaczając cele krótkoterminowe

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać przy zatrudnianiu pracownika, jest to, że pierwsze tygodnie pracy nadają ton. Chcesz sprawić, by ich doświadczenia były na tyle pozytywne i produktywne, by zatrzymać ich przy sobie.

Początkowe tygodnie pracy decydują o tym, czy pracownik będzie stawiać się do pracy z radością, czy też będzie się bał drugiego miesiąca – czy bez trudu zbierze informacje potrzebne do pierwszego projektu, czy też przeszkodzi mu niepewność co do tego, do kogo się zwrócić. Wyznaczanie małych, łatwych do osiągnięcia celów to jeden ze sposobów na nabranie pozytywnego rozpędu. Może chodzić o organizowanie spotkań ze wszystkimi kluczowymi osobami. Można też poprosić ich o przygotowanie i przedstawienie kilku slajdów na temat łańcucha dostaw. Chodzi o to, aby w pełni zaangażowali się w pracę, nawiązywali relacje, kontaktowali się ze współpracownikami w celu uzyskania konstruktywnej informacji zwrotnej

– mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

Każde trafienie i pudło na bramkę uruchamiają pętlę informacji zwrotnych.

Każde trafienie (mierzalna metryka… nowe spostrzeżenie…) jest zachęcające, a każde spudłowanie (błąd w komunikacji… błąd w rozmowie…) zniechęcające.

Należy pamiętać, że małe zwycięstwa umożliwiają osiąganie wielkich sukcesów.

W miarę jak nowy pracownik nabiera tempa z każdym kolejnym trafieniem (każdą małą wygraną), rośnie jego apetyt na te duże sukcesy. Bez wątpienia ma to związek z upartością. Tak więc krótkoterminowe, osiągalne cele są kamieniami milowymi na drodze do osiągnięcia celów głównych, co zapewnia długoterminowe zatrzymanie pracownika.

W końcu, jak można zjeść słonia? Jeden kęs na raz.

Cele krótkoterminowe pełnią rolę punktów kontrolnych, dzieląc pierwsze 90 dni na łatwe do opanowania fragmenty. Jeśli pracownik trafi w sedno, jego wysiłki zostaną docenione. Jeśli nie uda mu się osiągnąć jakiegoś celu, menedżer to zauważy, dzięki czemu będzie w stanie wrócić na właściwą drogę. W obu przypadkach morale utrzymuje się na zdrowo wysokim poziomie.

Onboarding w pracy hybrydowej – najważniejsze wnioski

1. Nadaj priorytet osobistym rozmowom w cztery oczy (między nowo zatrudnioną osobą a jej menedżerem)

2. Stosuj system pomocnych kolegów („buddy system”) – łącz osoby nowo zatrudnione w pary z głównym punktem kontaktowym

3. Graj długoterminowo, wyznaczając cele krótkoterminowe

Jaka jest jedna z najlepszych praktyk wprowadzania nowych pracowników do hybrydowego miejsca pracy?

Stosuj system pomocnych kolegów „buddy system”. Nowo zatrudnione osoby, które mają przydzielonych kolegów, są o 23% bardziej zadowolone z procesu wdrażania niż osoby, którym ich nie przydzielono.

Jaki rodzaj kabiny biurowej jest najlepszy do wprowadzania nowych współpracowników?

2-osobowa kabina hushMeet.S jest praktycznie przeznaczona do onboardingu nowych pracowników. To wygodna przestrzeń, w której nowi członkowie zespołu mogą często spotykać się ze swoim menedżerem.

Jaki jest najlepszy sposób wprowadzenia nowego pracownika na stanowisko pracy?

Zastosuj regularne spotkania 1:1 (pomiędzy pracownikiem a jego menedżerem). Sparuj nowo zatrudnioną osobę z główną osobą kontaktową lub „pomocnym kolegą nowego pracownika”. Wyznacz cele krótkoterminowe, dzięki którym pracownik osiągnie kilka zwycięstw i będzie cieszyć się pozytywnym rozpędem od samego początku.