Jak zarządzać zespołem rozproszonym

Zarządzanie zespołem rozproszonym – tl;dr

• Zespół rozproszony to grupa pracowników, którzy ściśle ze sobą współpracują, ale znajdują się w różnych miejscach. W niektórych przypadkach mogą oni nigdy nie pracować razem we wspólnym biurze.

• Zatrudnianie rozproszonego zespołu pozwala pozyskiwać talenty z praktycznie dowolnego miejsca na świecie, zwiększać kompetencję międzykulturową i optymalizować ciągłość biznesową.

• Wyzwania dla zespołów rozproszonych obejmują zaangażowanie, komunikację, izolację i budowanie więzi zespołowej. Kabiny Hushoffice pomagają, zapewniając pracownikom na miejscu ciche przestrzenie, w których użytkownicy mogą z łatwością spotykać się ze swoimi zdalnymi współpracownikami.

Czym jest zespół rozproszony?

Zespół rozproszony to grupa pracowników, którzy pracują razem, ale znajdują się w różnych miejscach, czasem w różnych krajach, a czasem na różnych kontynentach. Choć przybierają one różne formy, tym co czyni je zespołami rozproszonymi, jest brak wspólnego biura centralnego.

Różnica między zespołami rozproszonymi, zdalnymi i hybrydowymi: rola biura.

Podczas gdy zespoły hybrydowe są zobowiązane do pracy w biurze przez określoną liczbę dni w tygodniu, zespoły zdalne mają pełną swobodę pracy z dowolnego miejsca każdego dnia i mogą przychodzić i wychodzić według własnego uznania. W przypadku zespołu rozproszonego biuro nie jest w ogóle wymagane.

Podczas budowania rozproszonego zespołu priorytetem pracodawcy nie jest wprowadzanie nowej energii do biura. Zamiast tego priorytetem jest zatrudnianie dokładnie tych osób, które posiadają odpowiednią wiedzę specjalistyczną w danej niszy. Dlatego też wiele rozproszonych zespołów działa bez konieczności współpracy w fizycznej przestrzeni. Ponieważ rzadko, jeśli w ogóle, pracują w biurze, konieczne jest, aby przełożeni, którzy nadzorują tych wirtualnych członków zespołu, mieli zapewniające prywatność przestrzenie w biurze, takie jak kabiny hushWork, aby łączyć się za pośrednictwem połączeń telefonicznych lub wideokonferencji ze swoimi odległymi kolegami – przestrzenie, w których hałas w biurze i inne zakłócenia są blokowane, co pozwala w pełni skupić się na kluczowych dyskusjach ze zdalnymi współpracownikami

— mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Choć fizycznie nieobecne, zespoły rozproszone są motorem produktywności organizacji.

Nic dziwnego, że niektóre z największych firm na świecie są w pełni rozproszone. Pracownicy zdalni wykazują się ogromną samodyscypliną i często są samodzielni – potrafią przyjąć rodzący się pomysł i działać zgodnie z nim. Chociaż ich obecność nie jest odczuwalna, ich wpływ na zespół może być ogromny.

Istnieje wiele powodów, dla których warto rozważyć stworzenie zespołu rozproszonego.

W niektórych przypadkach organizacje mogą przyjąć hybrydowy harmonogram dla większości swoich pracowników, ale pozwolić określonym zespołom, takim jak zespół ds. rozwoju aplikacji lub inne wyspecjalizowane grupy, na elastyczność pracy w sposób w pełni rozproszony – tj. bez gromadzenia się w biurze. Takie podejście może być skuteczne, ponieważ uwzględnia unikalne wymagania niektórych zespołów, pozwalając firmie wykorzystać zalety pracy zdalnej i zmaksymalizować pozyskiwanie talentów w zakresie niszowych zestawów umiejętności

— mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager w Hushoffice.

1.    Szerszy zasięg geograficzny i dostęp do specjalistycznych umiejętności

Usuwając bariery geograficzne, można pozyskiwać talenty z praktycznie dowolnego miejsca na świecie. Nie jesteś już ograniczony odległością dojazdu do pracy i możesz zarzucić najszerszą sieć, pozyskując talenty z niszową wiedzą specjalistyczną lub konkretną wiedzą branżową – talenty, które mogą być rzadkie lub bardzo poszukiwane.

2.    Mniejsze bariery w zatrudnianiu

Praca zdalna przyciąga największe talenty, które mogą nie chcieć lub nie być w stanie przenieść się do biura. W pełni akceptując pracę zdalną na wybranych stanowiskach, można pozyskać większą pulę potencjalnych pracowników i uzyskać dostęp do najlepszych z najlepszych.

3.    Globalne perspektywy i inteligencja kulturowa

Zespoły rozproszone są często wielokulturowe. Ich połączenie paradygmatów pozwala na bardziej zaawansowane rozwiązywanie problemów. Dla firm działających na rynkach międzynarodowych lub starających się rozszerzyć swój globalny zasięg, płynność międzykulturowa jest poważnym atutem.

4.    Wydajność 24/7

Mając pracowników w różnych strefach czasowych, zespół może osiągnąć produktywność przez całą dobę. Może to oznaczać szybszy czas realizacji, ciągłe postępy w projektach i szybszą obsługę klienta.

5.    Ciągłość działalności

Rozproszone zespoły są bardziej odporne na zakłócenia, takie jak klęski żywiołowe itp. Gdy członkowie zespołu nie są zależni od jednego miejsca pracy, można kontynuować działalność w trudnych warunkach.

Jakie są wyzwania związane z zarządzaniem zespołem rozproszonym?

Podczas gdy model zespołu rozproszonego oferuje wiele korzyści, wiąże się on również z wyjątkowymi wyzwaniami, z którymi menedżerowie i przełożeni muszą sobie poradzić.

Zaangażowanie i komunikacja…

Zaangażowanie jest trudne dla fizycznie rozproszonego zespołu, który komunikuje się tylko wirtualnie. Niezwykle ważne jest, aby biuro posiadało wysokiej jakości miejsca do spotkań wideo i rozmów telefonicznych, w których pracownicy na miejscu mogą spotykać się ze zdalnymi współpracownikami tak łatwo, jak to możliwe, zachowując pełną uwagę.

Różnice tonalne. Celowe zmiany tempa mówienia. Dobra intonacja. Te delikatne elementy – wszystko, co potrzebne do skutecznych rozmów telefonicznych. Rzeczy, które mogą zostać utracone w tłumaczeniu podczas rozmów prowadzonych w hałaśliwej przestrzeni biurowej. Właśnie dlatego menedżerowie rozproszonych zespołów potrzebują prywatnych budek telefonicznych, takich jak hushPhone. Kabiny, które wyciszają hałas w tle i poprawiają zrozumiałość mowy, zapewniają silne połączenie i płynną komunikację podczas każdej rozmowy ze zdalnymi podwładnymi. Bez względu na fizyczną odległość, wszyscy są bardziej zaangażowani

— mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Izolacja i samotność…

30% pracowników zdalnych zmaga się z samotnością. Brak codziennych osobistych interakcji i przypadkowych kontaktów społecznych może rzeczywiście prowadzić do poczucia alienacji. Może to zaszkodzić poczuciu przynależności i motywacji.

Pozytywny wpływ: rozmowy wideo wiążą się ze zmniejszeniem poczucia samotności i izolacji społecznej.

Ich aspekt wizualny symuluje rzeczywistą obecność. Dlatego też poprawa tych aspektów wizualnych jest kluczowa, jeśli nadzorujesz lub planujesz stworzyć rozproszony zespół. Wyposaż biuro w profesjonalne miejsca do wideorozmów (zobacz: hushHybrid) i dostarcz zdalnym współpracownikom wysokiej jakości oświetlenie wideo do pracy z laptopem.

Większość pracowników zdalnych woli mieć włączoną kamerę podczas rozmów.

Według tej większości łatwiej jest się komunikować, widząc czyjąś mimikę. Ta preferencja oznacza, że większość pracowników korzysta obecnie ze spotkań wideo. Obecne biuro nie jest więc odpowiednie dla dzisiejszych pracowników, jeśli nie jest wyposażone w profesjonalne przestrzenie do wideorozmów.

Szkolenie zespołu i budowanie zaufania…

Praktyczne wskazówki i natychmiastowe informacje zwrotne są trudne do odtworzenia wirtualnie. Pracownicy zdalni tracą możliwość obserwowania i interakcji ze współpracownikami twarzą w twarz. Może to mieć wpływ na ich doświadczenie edukacyjne. Bez fizycznej obecności ludzie mogą również stracić motywację lub koncentrację.

75% pracowników zdalnych spędza nawet jedną czwartą tygodnia pracy na spotkaniach.

Fakt, że pracownicy zdalni spędzają znaczną część swojego tygodnia pracy na spotkaniach, podkreśla znaczenie zapewnienia doskonałych przestrzeni do spotkań w biurze. Za przykład weźmy hushMeet.L – przestrzeń, w której pracownicy biurowi mogą bez przeszkód spotykać się z pracownikami zdalnymi. Wówczas szkolenie zespołowe nabiera rytmu, a zespoły odnajdują naturalną synergię pomimo wirtualnego charakteru korespondencji

— mówi Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Codzienna komunikacja i częste spotkania budują tożsamość zespołu.

71% zespołów z pracownikami zdalnymi polega na spotkaniach 1:1 w celu utrzymania kontaktu. Nic dziwnego, skoro osoby z o połowę mniejszą liczbą spotkań 1:1 są o 67% bardziej narażone na utratę pracownika. Kabina, taka jak hushHybrid, jest idealną przestrzenią dla tych ważnych wirtualnych połączeń. Prywatna i cicha kabina hushHybrid sprawia, że obie strony czują się komfortowo.

Połączenia wideo promują bardziej zrównoważone dyskusje i bardziej dynamiczne burze mózgów.

Jako istoty wizualne, jesteśmy bardziej zaangażowani, gdy widzimy czyjąś twarz. Sam wyraz twarzy jest bogatą informacją, przekazującą emocje i postawy. Gesty rąk, ruchy ciała i zmiany w kontakcie wzrokowym pozwalają również na bardziej merytoryczne rozmowy.

Wolne od hałasu i spokojne kabiny Hushoffice tworzą metaforyczne echo wirtualnego zaangażowania.

Zaangażowanie może odbijać się echem między ludźmi. Kiedy jeden inwestuje swoją energię w drugiego, uwaga odbija się echem: to dawanie i przyjmowanie prawdziwej współpracy. Ciche, prywatne i minimalistycznie zaprojektowane kabiny Hushoffice są odpowiednim środowiskiem, sprzyjającym początkowemu skupieniu, które uruchamia ten wzajemny przepływ.

Zarządzanie zespołem rozproszonym – podsumowanie

• Zespół rozproszony to grupa pracowników, którzy ściśle ze sobą współpracują, ale znajdują się w różnych miejscach. W niektórych przypadkach mogą oni nigdy nie pracować razem we wspólnym biurze.

• Zatrudnianie rozproszonego zespołu pozwala pozyskiwać talenty z praktycznie dowolnego miejsca na świecie, zwiększać kompetencję międzykulturową i optymalizować ciągłość biznesową.

• Wyzwania dla zespołów rozproszonych obejmują zaangażowanie, komunikację, izolację i budowanie więzi zespołowej. Kabiny Hushoffice pomagają, zapewniając pracownikom na miejscu ciche przestrzenie, w których użytkownicy mogą z łatwością spotykać się ze swoimi zdalnymi współpracownikami.

Zespoły rozproszone – często zadawane pytania

Jaki jest przykład zespołu rozproszonego?

Przykładem zespołu rozproszonego może być zespół programistów pracujący nad projektem dla firmy technologicznej. Członkowie zespołu mogą znajdować się w różnych miastach lub krajach, współpracując zdalnie przy projektowaniu, rozwijaniu i testowaniu oprogramowania. Komunikują się i koordynują swoją pracę za pomocą różnych narzędzi do współpracy online, takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami, platformy do wideokonferencji i komunikatory internetowe. Pomimo fizycznego rozdzielenia, pracują razem, aby dostarczyć oprogramowanie.

Jakie są wyzwania dla zespołów rozproszonych?

Typowe wyzwania dla rozproszonego zespołu obejmują zaangażowanie, komunikację, samotność i szkolenie zespołowe. Akustyczne kabiny Hushoffice pomagają, zapewniając pracownikom na miejscu prywatne, izolowane akustycznie przestrzenie do spotkań ze zdalnymi współpracownikami bez hałasu i rozpraszania uwagi.

Jak można zaadaptować biuro dla zespołu rozproszonego?

Ponieważ rozmowy wideo są podstawową formą komunikacji dla rozproszonych zespołów, należy wyposażyć swoje biuro o wysokiej jakości przestrzenie do rozmów wideo, takie jak kabiny Hushoffice, i zapewnić zdalnym współpracownikom wysokiej jakości oświetlenie wideo do pracy przy laptopie, aby zwiększyć sukces zespołu.