Hushoffice

Blog

Hoe kunnen we medewerkers meer KEUZE in de open kantooromgeving geven?

Oproep tot het gebruik van speciale pods in de open kantoorruimte -- om lawaai te compenseren en de autonomie te herstellen. "Autonomie leidt tot empowerment. We werken hard om de balans tussen vormen van samenwerking en onafhankelijkheid te vinden" - Bobby Kotick, zakenman

De behoefte aan autonomie – of de controle over hoe we werken en leven – is een fundamentele menselijke behoefte. Zonder autonomie voelen we ons gestrest en ongelukkig.

Dit geldt vooral op het werk.

En het wordt met name begrepen bij de planning van volstrekt open kantoorruimtes.

De open kantoorruimte en autonomie (of het ontbreken daarvan)

Het open kantoor ontneemt werknemers hun autonomie op meerdere niveaus.

Doordat alle geluidsabsorberende wanden en scheidingswanden zijn verwijderd, is lawaai op kantoor een storende kracht geworden die ertoe leidt dat werknemers zich niet meer kunnen ontspannen en concentreren. En hoewel dit lawaai de kenmerkende verschijningsvorm van de open kantoorruimte is, mogen ook andere omgevingscondities, zoals ventilatie, muziek en verlichting niet over het hoofd worden gezien. Omdat deze allemaal van invloed zijn op het welzijn van de medewerkers. En trouwens, in een volstrekt open kantoor vallen al deze factoren buiten de controle van de medewerkers.

Zonder geluidsabsorberende, privacy-stimulerende scheidingswanden geven medewerkers consequent aan dat ze het gevoel hebben constant te worden gemonitord of gemicromanaged (ook als dat niet het geval is). Deze collectieve ervaring schreeuwt ‘gebrek aan autonomie over de ruimte’, want autonomie is het tegenovergestelde van micromanagement. Medewerkers hebben behoefte aan privéruimtes om hun werkzaamheden naar behoren te kunnen verrichten. Ook moeten ze zich vertrouwd voelen; een gevoel dat door deze betaalbare privéruimte wordt geboden. Ze hebben autonomie nodig.

De traditionele open kantoorruimte biedt geen privé werkruimte. Zonder een verscheidenheid aan werkomgevingen om uit te kiezen (zoals pods) zijn medewerkers dagelijks de hele dag door aan één bureau gebonden. In dit geval worden de psychologische problemen als gevolg van het gebrek aan keuze nog verergerd door dé hoofdzonde van de kantoorergonomie: het feit dat men zich niet vrij kan bewegen.

Het hier besproken onderwerp? Zonder controle over de werkomstandigheden om ons heen voelen we ons onderdrukt.

De statistieken: autonomie leidt tot betere prestaties

“De meest tevreden werknemers hebben een grote keuze en een hoge mate van controle op hun werkplek en zijn in staat om zowel alleen als in groepsverband effectief te werken“-Rapport inzake betrokkenheid en de wereldwijde werkplek van Steelcase

Werknemers die in meerdere hoedanigheden controle krijgen over hun werk vinden een persoonlijke flow bij hun werkzaamheden op kantoor. Zo kunnen ze uiteindelijk het beste van zichzelf geven.

De open kantoorruimte heeft ons gevoel van autonomie verpletterd… maar wat gaan we daaraan doen?

Volgens de Gensler Werkplek Enquête 2019 hebben kantoren die eerder open zijn maar die wel over ruime privéruimtes beschikken de meest productieve medewerkers. Daarnaast geven deze medewerkers aan dat ze hun ervaringen op kantoor waarderen als gevolg van het gevarieerde aanbod aan privéruimtes (akoestische pods, samenwerkingsruimtes, werkcafés, …).

Dit inzicht is zeer bemoedigend voor wie in een open kantoorruimte heeft geïnvesteerd maar teleurgesteld is over het rendement ervan. Precies omdat het aangeeft dat het uitgangspunt van een open kantoor niet geheel onjuist is; het concept ‘open’ moet gewoon in evenwicht zijn met de behoefte aan ‘gesloten’.

Medewerkers KEUZES bieden over hoe ze kunnen werken

“De huidige werkplek is een ecosysteem. De beste werkervaringen berusten op variatie, keuze en autonomie. Het bieden van een goede werkervaring levert ook directe voordelen op voor de bedrijfsprestaties. Goede werkplekken zorgen voor meer betrokken werknemers; en meer betrokken werknemers zijn de sleutel tot productiviteit en winst”. -Gensler’s Werkplek Enquête 2019 in de VS

Maar hoe waardevol zijn keuzemogelijkheden nu eigenlijk? Volgens Gensler’s onderzoek maakt 79 % van de werknemers die de keuze hebben uit verschillende werkomgevingen gewag van goede werkervaringen. Verscheidenheid…. keuze…. autonomie… de juiste kantoorinrichting is dan ook duidelijk.

Wat ontbreekt er dan nog? Pods die speciale werkplekken creëren en die aan medewerkers een volledige controle over hun werkomstandigheden geven.

Pods geven werknemers op twee verschillende niveaus de keuze over hoe ze kunnen werken

“De keuze van de werkplek is slechts een onderdeel van een bredere cultuur van autonomie. De ondersteuning van het organisatiebeleid en de juiste afstemming van tools en technologie met het oog op de optimalisering van de productiviteit stellen werknemers in staat hun eigen prestaties te optimaliseren. Hierdoor worden ze tevredener, gemotiveerder en creatiever…” -Diane Hoskins, Co-CEO, Gensler

Uit de gegevens van Gensler blijkt dat medewerkers wel degelijk baat hebben bij het gevoel van cohesie en transparantie dat door de open kantoorruimte wordt geboden. Maar in de praktijk hebben mensen ook controle nodig over de manier waarop ze werken om het beste van zichzelf te kunnen geven – zowel gezamenlijk als individueel.

Hier speelt keuze een belangrijke rol. En keuze is wat de veelzijdige pods bieden.

Het mooie van een “work-pod-based benadering” die erop gericht is KEUZE in de open kantoorruimte in te bouwen, is dat het medewerkers de controle over hun werkomgeving geeft. Dit geschiedt op twee verschillende en even belangrijke niveaus.

  • In wat voor soort pod wil ik werken? In een grote of een kleine? Een open of een gedeeltelijk gesloten pod? Zittend of staand?
  • Welke condities wil ik in mijn pod? Helder of zwak licht? Binaural beats of ambient silence? Middelmatige of hoge ventilatie?

Stel je voor: een licht, open kantoor uitgerust met verschillende soorten pods die strategisch in het hele kantoor zijn neergezet.  Solo pods langs de muren. Iedere pod biedt een totale geluidsisolatie tijdens de videoconferenties van uw topverkopers… zodat zij zich van hun meest zelfverzekerde kant kunnen laten zien tegenover elke belangrijke klant. Meeting pods van verschillende afmetingen en ontwerpen worden naast de solo pods geplaatst. Deze meeting pods omarmen door hun design de vrije stroom van samenwerking — belangrijk, want ook de autonomie van de groep is van belang. Een aantal halfopen pods vervolledigt het aanbod aan pods. Ze bieden een mooie kruisbestuiving tussen ‘scheiding van’ en ‘aansluiting op’ de ruimere omgeving, waardoor de stroom