3 conseils pratiques : l’intégration dans un monde hybride

L’intégration dans un monde hybride – tl;dr

1. Privilégiez les entretiens individuels en personne (entre un nouvel embauché et son manager)

2. Utilisez le système de jumelage – associez les employés à un point de contact principal

3. Jouez sur le long terme en fixant des objectifs à court terme

Les 90 premiers jours d’emploi sont décisifs.

20 % de la rotation du personnel se produit au cours des 90 premiers jours d’emploi. C’est considérable, compte tenu de toutes les ressources nécessaires à la sélection et à l’intégration d’un nouveau collaborateur ; il faut compter environ 4000$ en moyenne pour combler un poste vacant. Ajoutez à cela le coût en temps et en énergie, bien sûr.

Le fait est qu’il y a moins de marge de manœuvre pour les lacunes de l’intégration dans un monde hybride.

Aujourd’hui, les nouveaux employés sont plus susceptibles d’être isolés parce qu’ils n’ont pas autant d’interactions en face à face au bureau. Ils n’ont pas souvent l’occasion de mettre des visages sur des noms, et n’ont donc pas souvent l’occasion de nouer des liens étroits et solidaires avec leurs collègues.

C’est le moment de revoir vos pratiques d’accueil, en veillant à ce que les nouveaux embauchés se sentent bien accueillis et soutenus, qu’ils travaillent virtuellement ou sur site 

– déclare Mateusz Barczyk, Responsable Principal de la Marque, Hushoffice.

Plus vite l’embauche prend son envol, plus vite vous verrez un retour sur investissement.

En fait, il a été démontré que les employés qui bénéficient d’un excellent accueil sont 50 % plus productifs au cours de leur première année de travail. Malheureusement, on estime que seulement 29 % des nouveaux embauchés se sentent pleinement préparés et soutenus après leur entrée en fonction. Un protocole d’intégration gagnant est le billet d’entrée.

Conseil #1 : Privilégiez les entretiens individuels en personne (entre un nouvel embauché et son manager)

La valeur des entretiens individuels réguliers est bien documentée. En adoptant des entretiens individuels bihebdomadaires, Adobe a réduit de 30 % les départs volontaires, tandis que GE a multiplié par cinq sa productivité. Il faut agir tôt et souvent : les employés qui ont deux fois plus de tête-à-tête que leurs homologues ont 67 % moins de chances d’être désengagés.

Un accueil efficace dépend d’une bonne relation entre le responsable et l’employé.

On estime que 70 % de la variation de l’engagement des employés est causée par leur responsable direct. Il s’ensuit que les nouveaux embauchés ont 3,5X plus de chances d’être heureux lorsque leurs responsables jouent un rôle actif. Les relations avec la direction sont en fait reconnues comme le facteur #1 de satisfaction au travail.

Les responsables doivent prendre des nouvelles de leur nouvel embauché (au moins virtuellement) tous les jours.

Les entretiens n’ont pas besoin d’être longs ni d’être formels. Juste 15 minutes sur l’état d’avancement du nouvel embauché – ce qui l’excite, le trouble, le bloque. Ça fera l’affaire. Un peu de temps est tout ce qu’il faut pour résoudre les petits problèmes et empêcher les gros de se développer.

Conseil #2 : Utilisez le système de jumelage – associez les employés à un point de contact principal

Un « accompagnateur d’intégration », comme l’appelle Microsoft. C’est une bonne idée. Les nouveaux embauchés qui ont un compagnon attitré sont 23 % plus heureux de leur intégration que ceux qui n’en ont pas. En fait, 86 % des nouveaux embauchés qui rencontrent un accompagnateur 4 à 8 fois au cours de leurs 90 premiers jours de travail disent que ce dernier les a aidées à devenir productives immédiatement.

Un accompagnateur peut être le responsable direct de l’employé ou un tout autre collègue qualifié pour l’aider.

Il doit bien comprendre le rôle de l’employé – peut-être un cadre chevronné qui connaît les ficelles du métier et peut s’assurer que son nouveau collègue s’acclimate bien.

Qu’est-ce qui fait un bon accompagnateur?

Les accompagnateurs doivent être sociables et s’engager de tout cœur à faire triompher leur nouveau camarade. Ils doivent être très engagés. Une personne « sociable » qui se lie facilement aux autres. Et les accompagnateurs doivent consacrer du temps et de l’énergie pour cette cause – en y consacrant l’attention nécessaire chaque fois que c’est nécessaire.

Que fait un accompagnateur?

Un accompagnateur répond à des questions aléatoires. Redirige les personnes spécialisées vers les personnes appropriées. Met en relation l’employé avec toutes les personnes appropriées. Il rend l’intégration plus transparente, en donnant une vue d’ensemble du terrain plus rapidement et plus efficacement que n’importe quel paquet de bienvenue.

Le système de jumelage profite autant à l’accompagnateur qu’au nouvel embauché. Du sang neuf s’approche de la niche de votre entreprise pour la toute première fois. Ils posent des questions intelligentes qui peuvent amener les gens à réfléchir d’une manière différente. Une personne curieuse et déterminée à réussir remettra en question chaque hypothèse. Et bien sûr, l’enseignement est l’un des meilleurs moyens d’intégration : en décrivant les systèmes et processus clés, votre accompagnateur en acquerra lui-même une meilleure compréhension

– explique Mateusz Barczyk, Responsable de la Marque Hushoffice.

Conseil #3 : Jouez sur le long terme en fixant des objectifs à court terme

La principale chose à garder à l’esprit lorsque vous accueillez quelqu’un est que les premières semaines d’emploi donnent le ton. Vous voulez que leur expérience soit suffisamment positive et productive pour les inciter à rester.

Les premières semaines déterminent si un employé est enthousiaste à l’idée de se présenter au travail ou s’il est terrifié au deuxième mois – s’il recueille sans effort les informations nécessaires à son premier projet ou s’il est gêné par l’incertitude quant aux personnes à contacter. La fixation de petits objectifs simples etréalisables est un moyen de créer un élan positif. Cela peut consister à organiser des réunions avec toutes les personnes clés. Ou leur demander de préparer et de présenter quelques slides sur la chaîne d’approvisionnement. L’idée est de les immerger complètement, de créer des liens, d’échanger avec leurs collègues pour obtenir un retour constructif

– explique Mateusz Barczyk, Responsable de la Marque chez Hushoffice.

Chaque succès ou échec a déclenché une boucle de rétroaction positive ou négative.

Chaque succès (une valeur mesurable… une nouvelle perspective…) est encourageant ; chaque échec (un malentendu… une gaffe évitable à l’appel…), décourageant.

Notez que les petites victoires rendent les grandes possibles.

Au fur et à mesure que votre nouvel embauché prend de la vitesse avec chaque succès (chaque petite victoire), son appétit pour les grandes réussites augmente. En phase avec leur côté rigide, sans aucun doute. Ainsi, des objectifs réalisables à court terme sont les tremplins vers des objectifs plus importants, ce qui permet une rétention à long terme.

Après tout, comment mange-t-on un éléphant ? Une bouchée à la fois.

Les objectifs à court terme servent de points de contrôle et divisent les 90 premiers jours en éléments gérables. Si votre embauché fait mouche, ses efforts sont reconnus. S’il rate un objectif, leur manager le repère et les remet sur la bonne voie. Dans les deux cas, le moral reste au beau fixe.

L’intégration dans un monde hybride – questions fréquentes

Quelle est la meilleure pratique pour intégrer les employés dans un lieu de travail hybride ?

Utilisez le système de jumelage. Les nouvelles recrues qui ont un accompagnateur attitré sont 23 % plus satisfaites de leur intégration que celles qui n’en ont pas.

Quel type de bureau est le mieux adapté à l’accueil de nouveaux coéquipiers ?

Le site cabine hushMeet.S pour 2 personnes est pratiquement destinée à l’intégration. Il s’agit d’un espace confortable où les nouveaux coéquipiers peuvent rencontrer fréquemment leur responsable.

Quelle est la meilleure façon d’intégrer un nouvel employé ?

Mettez en place des entretiens individuels réguliers (entre un employé et son responsable). Associez l’employé à un point de contact principal ou à un « accompagnateur d’intégration ». Et fixez des objectifs à court terme, en leur donnant quelques victoires pour un élan positif dès le départ.