Wie man ein verteiltes Team leitet

Ein verteiltes Team leiten – tl;dr

• Ein verteiltes Team ist eine Gruppe von Mitarbeitern, die eng zusammenarbeiten, aber an verschiedenen Orten tätig sind. In einigen Fällen arbeiten sie vielleicht nie in einem gemeinsamen Büro zusammen.

• Die Einstellung eines verteilten Teams ermöglicht es Ihnen, Talente von praktisch überall auf der Welt zu finden, Ihre interkulturelle Kompetenz zu verbessern und die Geschäftskontinuität zu optimieren.

• Zu den Herausforderungen für verteilte Teams gehören Engagement, Kommunikation, Isolation und Teambildung. Hushoffice-Büroboxen helfen Ihnen dabei, indem sie den Mitarbeitern vor Ort ruhige, konzentrierte Räume bieten, in denen sie sich regelmäßig mit ihren Kollegen aus der Ferne treffen können.

Was ist ein verteiltes Team?

Ein verteiltes Team ist eine Gruppe von Mitarbeitern, die miteinander arbeiten, aber an verschiedenen Orten sitzen, manchmal über Länder, mitunter sogar über Kontinente hinweg. Obwohl sie viele Formen annehmen, sind sie vor allem deshalb ein verteiltes Team, weil sie keine gemeinsames zentrales Büro haben.

Der Unterschied zwischen verteilten, dezentralen und hybriden Teams liegt in der Rolle des Büros.

Während hybride Teams verpflichtet sind, eine bestimmte Anzahl von Tagen pro Woche im Büro zu arbeiten, haben Remote-Teams die volle Flexibilität, jeden Tag von einem beliebigen Ort aus zu arbeiten und können kommen und gehen, wie sie es ihnen passt. Für ein verteiltes Team ist das Büro überhaupt keine Voraussetzung.

Wenn ein Arbeitgeber ein verteiltes Team aufbaut, geht es in erster Linie nicht darum, neue Energie ins Büro zu bringen. Vielmehr liegt der Fokus darauf, genau die Personen einzustellen, die über das richtige Fachwissen in einer bestimmten Nische verfügen. Aus diesem Grund arbeiten viele verteilte Teams, ohne jemals gemeinsam in ein- und demselben physischen Raum tätig zu sein. Da sie nur selten, wenn überhaupt, im Büro arbeiten, ist es unerlässlich, dass jene Vorgesetzten, die diese „virtuellen“ Teammitglieder betreuen, über private, konzentrierte Bereiche im Büro wie hushWork verfügen, wo sie sich per Anruf oder Videokonferenz mit ihren entfernten Kollegen verbinden können. Dies sind Bereiche, in denen Bürogeräusche und andere Unterbrechungen ausgeblendet werden, so dass man sich voll und ganz auf wichtige Diskussionen mit Kollegen aus der Ferne konzentrieren kann

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Auch wenn sie physisch nicht anwesend sind, sind verteilte Teams Motoren der unternehmerischen Produktivität.

Es ist kein Wunder, dass einige der größten Unternehmen der Welt vollständig verteilt aufgestellt sind. Mitarbeiter aus der Ferne verfügen über eine hervorragende Selbstdisziplin und sind oft „Selbststarter“ — sie können eine aufkeimende Idee aufgreifen und weiterverfolgen. Auch wenn ihre Anwesenheit nicht unmittelbar spürbar ist, kann ihr Einfluss auf ein Team enorm sein.

Es gibt viele Gründe, die für den Aufbau eines verteilten Teams sprechen.

In bestimmten Fällen können Organisationen einen hybriden Zeitplan für die Mehrheit ihrer Mitarbeiter einführen, aber bestimmten Teams, wie dem App-Entwicklungsteam oder anderen spezialisierten Gruppen, die Flexibilität geben, vollständig verteilt zu arbeiten — also ohne jemals in einem Büro zusammenzukommen. Dieser Ansatz kann gut funktionieren, weil er die besonderen Anforderungen bestimmter Teams berücksichtigt und es einem Unternehmen ermöglicht, die Vorteile der Fernarbeit zu nutzen und die Talentakquise für Nischenkompetenzen zu maximieren

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

1.    Größere geografische Reichweite und Zugang zu Spezialkenntnissen

Durch die Beseitigung geografischer Barrieren können Sie Talente von praktisch überall auf der Welt anwerben. Sie sind nicht mehr durch ihre Entfernung zum physischen Arbeitsplatz eingeschränkt und können ein möglichst weites Netz auswerfen, um Talente mit Nischenkenntnissen oder spezifischem Branchenwissen „einzufangen“ — Talente, die selten oder sehr gefragt sind.

2.    Abbau von Einstellungshindernissen

Durch die Möglichkeit der Fernarbeit werden Spitzenkräfte gewonnen, die nicht bereit oder in der Lage sind, für eine Stelle im Büro umzuziehen. Indem Sie bei ausgewählten Positionen auf Fernarbeit setzen, fischen Sie in einem größeren Pool an potenziellen Mitarbeitern und erhalten Zugang zu den Besten der Besten.

3.    Globale Perspektiven und kulturelle Intelligenz

Verteilte Teams sind oft multikulturell. Die Mischung von Paradigmen ermöglicht eine anspruchsvollere Problemlösung. Für Unternehmen, die auf internationalen Märkten tätig sind oder ihre globale Präsenz ausbauen wollen, ist jede interkulturelle Kompetenz von großem Vorteil.

4.    Produktivität rund um die Uhr

Mit Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen kann ein Team rund um die Uhr produktiv sein. Dies kann schnellere Durchlaufzeiten, kontinuierliche Projektfortschritte und einen schnelleren Kundensupport bedeuten.

5.    Geschäftskontinuität

Verteilte Teams sind widerstandsfähiger gegen Störungen wie Naturkatastrophen und dergleichen. Denn wenn die Teammitglieder nicht auf einen einzigen Arbeitsort angewiesen sind, können Sie auch unter schwierigen Bedingungen weiterarbeiten.

Was sind die Herausforderungen bei der Leitung eines verteilten Teams?

Das Modell der verteilten Teams bietet zwar zahlreiche Vorteile, stellt Manager und Vorgesetzte aber auch vor besondere Herausforderungen.

Engagement und Kommunikation…

Für ein räumlich getrenntes Team, das nur virtuell kommuniziert, ist Engagement ein durchaus schwieriges Unterfangen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Büro über hochwertige Videokonferenz- und Telefonkonferenzräume verfügt, in denen sich die Mitarbeiter vor Ort so einfach wie möglich mit ihren Kollegen aus der Ferne treffen können und dabei ihre volle Aufmerksamkeit behalten.

Anpassung der Stimmlage. Bewusstes Ändern des Sprechtempos. Feine Intonation. All die heiklen Elemente — der Stoff, aus dem effektive Telefongespräche sind. Die Dinge, die bei Anrufen in einem lauten Büroraum in der Übersetzung verloren gehen können. Aus diesem Grund benötigen Manager von verteilten Teams private Telefonkabinen wie hushPhone. Es handelt sich hierbei um Räume, die Hintergrundgeräusche dämpfen und die Sprachverständlichkeit verbessern, sorgen für eine starke Verbindung und eine flüssige Kommunikation bei jedem Anruf mit entfernten Untergebenen. Unabhängig von der räumlichen Entfernung sind so alle Beteiligten stärker eingebunden

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager bei Hushoffice.

Isolation und Einsamkeit…

30 % der Fernmitarbeiter haben mit Einsamkeit zu kämpfen. Das Fehlen täglicher persönlicher Interaktionen und zufälliger sozialer Kontakte kann in der Tat entfremdend wirken. Dies kann das Zugehörigkeitsgefühl und die Motivation beeinträchtigen.

Positiv ist, dass Videoanrufe mit einer Verringerung von Einsamkeit und sozialer Isolation verbunden sind.

Ihr visueller Aspekt simuliert die reale Präsenz. Daher ist die Verbesserung dieser visuellen Aspekte von entscheidender Bedeutung, wenn Sie ein verteiltes Team leiten oder planen. Statten Sie Ihr Büro mit professionellen Videokonferenzräumen aus (siehe: hushHybrid) und versorgen Sie Kollegen, die aus der Ferne arbeiten, mit hochwertigen Laptop-Videoleuchten.

Die Mehrheit der Fernmitarbeiter bevorzugen es, ihre Kamera während des Gesprächs eingeschaltet zu haben.

Diese Mehrheit ist der Meinung, dass es einfacher ist, sich mitzuteilen, wenn man die Mimik des anderen sieht. Diese Vorliebe bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter Videokonferenzen begrüßen. Das Büro von heute ist also nicht für die Mitarbeiter von heute geeignet, wenn es nicht mit professionellen Videokonferenzräumen ausgestattet ist.

Teamtraining und Vertrauensbildung…

Praktische Anleitung und unmittelbares Feedback sind virtuell nur schwer zu erreichen. Fernmitarbeiter verpassen es, ihre Kollegen von Angesicht zu Angesicht zu beobachten und mit ihnen zu interagieren. Dies kann sich auf ihre Lernerfahrung auswirken. Ohne körperliche Anwesenheit können die Menschen auch ihre Motivation oder Konzentration verlieren.

75 % der Fernmitarbeiter verbringen bis zu einem Viertel der Arbeitswoche in Sitzungen.

Die Tatsache, dass Fernmitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen, macht deutlich, wie wichtig es ist, perfekte Besprechungsräume im Büro bereitzustellen. Nehmen Sie hushMeet.L als Beispiel, einen Raum, in dem sich Kollegen im Büro ungestört mit Fernmitarbeitern treffen können. Dann findet das Teamtraining einen Rhythmus und die Teams finden trotz des virtuellen Charakters ihrer Korrespondenz eine natürliche Synergie

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Tägliche Kommunikation und häufige Treffen fördern die Identität des Teams.

71 % der Teams mit Fernmitarbeitern nutzen 1:1-Sitzungen, um in Verbindung zu bleiben. Kein Wunder, denn bei denjenigen, die nur halb so viele 1:1-Sitzungen haben, ist die Wahrscheinlichkeit eines Ausstiegs um 67 % höher . Eine Bürobox wie hushHybrid ist ein idealer Ort für diese wichtigen virtuellen Verbindungen. Privat und leise: hushHybrid sorgt dafür, dass sich beide Parteien wohl fühlen.

Videoanrufe fördern ausgewogenere Diskussionen und dynamischere Brainstormings.

Als visuelle Wesen sind wir engagierter, wenn wir das Gesicht einer Person sehen können. Die Mimik und Gestik bieten bereits an sich reichhaltige Informationen, die Emotionen und Haltungen vermitteln. Handgesten, Körperbewegungen und ein veränderter Blickkontakt ermöglichen ebenfalls gehaltvollere Gespräche.

Die geräuschlosen und friedlichen Hushoffice-Büroboxen schaffen ein metaphorisches Echo des virtuellen Engagements.

Engagement kann zwischen Menschen nachhallen. Wenn einer seine Energie in den anderen investiert, kommt die Aufmerksamkeit zurück. Dies ist das Geben und Nehmen im Rahmen einer echten Zusammenarbeit. Die ruhigen, privaten und minimalistisch gestalteten Hushoffice-Büroboxen sind die geeignete Umgebung, um die anfängliche Konzentration zu fördern, welche diesen wechselseitigen Fluss in Gang setzt.

Wie man ein verteiltes Team leitet – Zusammenfassung

• Ein verteiltes Team ist eine Gruppe von Mitarbeitern, die eng zusammenarbeiten, aber an verschiedenen Orten tätig sind. In einigen Fällen arbeiten sie vielleicht nie in einem gemeinsamen Büro zusammen.

• Die Einstellung eines verteilten Teams ermöglicht es Ihnen, Talente von praktisch überall auf der Welt zu finden, Ihre interkulturelle Kompetenz zu verbessern und die Geschäftskontinuität zu optimieren.

• Zu den Herausforderungen für verteilte Teams gehören Engagement, Kommunikation, Isolation und Teambildung. Hushoffice-Büroboxen helfen Ihnen dabei, indem sie den Mitarbeitern vor Ort ruhige, konzentrierte Räume bieten, in denen sie sich regelmäßig mit ihren Kollegen aus der Ferne treffen können.

Ein verteiltes Team leiten – häufig gestellte Fragen

Was ist ein Beispiel für ein verteiltes Team?

Ein Beispiel für ein verteiltes Team könnte ein Softwareentwicklungsteam sein, das an einem Projekt für ein Technologieunternehmen arbeitet. Die Teammitglieder können sich in verschiedenen Städten oder Ländern befinden und aus der Ferne zusammenarbeiten, um die Software zu entwerfen, zu entwickeln und zu testen. Sie kommunizieren und koordinieren ihre Arbeit über verschiedene Tools für die Online-Zusammenarbeit, z. B. Projektmanagement-Software, Videokonferenzplattformen und Instant-Messaging-Anwendungen. Obwohl sie räumlich voneinander getrennt sind, arbeiten sie bei der Erstellung des Softwareprodukts zusammen.

Was sind die Herausforderungen für verteilte Teams?

Typische Herausforderungen für ein verteiltes Team sind Engagement, Kommunikation, Einsamkeit und Teamtraining. Die akustischen Arbeitsboxen von Hushoffice helfen dabei, indem sie den Mitarbeitern vor Ort private, schallgedämmte Räume zur Verfügung stellen, in denen sie sich ohne Lärm und Ablenkungen mit aus der Ferne arbeitenden Kollegen treffen können.

Wie kann mein Büro an die Bedürfnisse eines verteilten Teams angepasst werden?

Da Videoanrufe eine der wichtigsten Kommunikationsformen für verteilte Teams sind, sollten Sie Ihr Büro mit hochwertigen Videogesprächsräumen wie Hushoffice-Büroboxen ausstatten und aus der Fern arbeitende Kollegen mit hochwertigen Clip-On-Videoleuchten für Laptops ausstatten, um den Erfolg Ihres Teams zu unterstützen.