Virtuelle Meetings – Tipps & Tricks für Videokonferenzen

Der Oscar wird das erreichte Ziel des Meetings und das persönliche Image sein, das die Umsetzung weiterer Geschäftsziele erleichtert, also… Gehen Sie an die Arbeit, denn Sie müssen die Rolle eines Regisseurs, Drehbuchautors, Kameramanns, Bühnenbildners, Kostümbildners, Maskenbildners, Tontechnikers, Lichtdesigners … und die Hauptrolle spielen.

SZENARIO – Ihr Videokonferenz-Konspekt

Setzen Sie das Ziel und planen Sie dann sorgfältig den Verlauf des Meetings, dessen Form und Inhalt. Bereiten Sie die Agenda vor und übermitteln Sie diese vorab anderen Teilnehmern der Videokonferenz. Schreiben Sie alles mit Angabe der Uhrzeiten auf, damit alle wissen, wie lange das Online-Meeting dauern wird. Dies ist auch notwendig bei der Moderation des Gesprächs, an dem mehr Personen teilnehmen – Sie müssen wissen, wie lang sie sprechen dürfen, damit die geplante Dauer der Videokonferenz eingehalten wird. Nehmen Sie in den Zeitplan (wie im Drehbuch) nicht nur die Liste der zu besprechenden Themen auf, sondern auch die während der Videokonferenz zu verwendenden Materialien (Präsentationen, Filme, Dokumente) und ordnen Sie diese den entsprechenden Momenten des Treffens zu, um möglichen Chaos zu vermeiden. Berücksichtigen Sie auch die Rollen der einzelnen Teilnehmer – wer und wann „eintritt“, wie viel Zeit er/sie für eigene Anliegen hat usw. Je sorgfältiger Sie alles planen und aufschreiben, desto weniger Fehler werden Sie während des Meetings machen.

BÜHNENBILD – Hintergrund, auf dem Sie sich präsentieren

Achten Sie auf den Ort des virtuellen Meetings, also die Umgebung, in der Sie sich zeigen. Dies ist ein wichtiger Kontext für dieses Gespräch – genau wie bei Meetings von Angesicht zu Angesicht – (gemütliches Café vs. „kalter“ Konferenzraum). Der Hintergrund gibt dem Ganzen einen gewissen Ton, baut das Bild der Person auf, die sich darin präsentiert, beeinflusst aber auch die Online-Kommunikation, unterstützt oder lenkt die Aufmerksamkeit der Gesprächspartner ab. Bei geschäftlichen Telefonkonferenzen sollte die Szenerie eher neutral sein, um nicht vom Vordergrund und der verbalen Botschaft abzulenken. Vermeiden Sie unnötige zufällige Dinge und zu dynamische oder auffällige Hintergründe während der Videokonferenzen. Die Farben sind von großer Bedeutung und sollen die Augen Ihrer Gesprächspartner nicht ermüden. Ein dezenter, nicht mit Details gefüllter Hintergrund wird die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf Sie lenken. Es empfiehlt sich, das Bühnenbild im Voraus zu testen – dazu setzen Sie sich vor die Kamera und machen Sie einen Screenshot, dann betrachten Sie genau das im Rahmen eingefrorene Bild und analysieren Sie die Details. 

LICHT – Beleuchtung des Plans während des Online-Meetings

Zeigen Sie sich im besten Licht – im übertragenen wie im wörtlichen Sinne. Vermeiden Sie kühle Leuchtstofflampen. Achten Sie auch auf das Licht von oben, da Sie dann ungünstig aussehen können. Am besten nutzen Sie das natürliche Tageslicht, indem Sie zum Beispiel mit dem Gesicht zum Fenster sitzen. Sollte dies jedoch aus verschiedenen Gründen unmöglich sein, platzieren Sie das Hauptlicht einfach hinter der Kamera. Dann wird das Gesicht gut ausgeleuchtet und die Gefahr von unschönen Schatten darauf verschwindet. Verwenden Sie natürlich Weißlicht und achten Sie darauf, dass die Lampe Sie nicht blendet. 

TON – Umgebungsakustik bei Videokonferenzen 

Neben der Bildqualität bei Videokonferenzen ist die Tonqualität ebenso wichtig. Und es geht nicht nur um ein hochwertiges Mikrofon, sondern auch (oder vielleicht sogar vor allem) um Hintergrundgeräusche, die die Kommunikation stören. Diese müssen Sie für die Zeit des Online-Meetings eliminieren. Da nicht alles beeinflusst werden kann, wie z.B. Lärm hinter dem Fenster (eine stark befahrene Straße, Rasenmähergeräusche, Kirchenglocken) oder die Renovierung in Räumen hinter der Wand, ist die Nutzung der Akustikkabine (hushTwin, hushMeet.L, hushWork.sit&stand oder eines anderen Modells) die beste Option. Nichts wird Sie stören und Sie werden andere nicht stören, und Ihre Gesprächspartner werden die Qualität der Kommunikation zu schätzen wissen. In die Kabine dringt kein Lärm ein, Ihre Worte werden nicht unangenehm widerhallen, Sie können sich besser darauf konzentrieren, was andere Teilnehmer der Telefonkonferenz zu Ihnen sagen. 

FOTOS – Ihr Bildausschnitt

Die Person, die das virtuelle Meeting durchführt und/oder daran teilnimmt, sollte sich auch um ihren Bildausschnitt kümmern. Am besten stellen Sie die Kamera während der Videokonferenz so auf, dass diese Sie proportional aufnimmt – sie sollte also auf Augenhöhe positioniert sein und Ihr Gesicht mittig umrahmen. Bei Videomeetings funktioniert Halbzoom (die Person ist auf dem Bildschirm von der Oberseite des Kopfes bis zur Mitte der Brust oder Taille sichtbar). Bei dieser Aufnahme ist der Hintergrund der Person untergeordnet, man sieht ihre Mimik und Emotionen im Gesicht, und genau darum geht es bei Ferngesprächen über die Kamera. Denken Sie nur daran, dass ein solcher Plan maximal drei Personen aufnehmen kann. Sollten mehr Konferenzteilnehmer eine Kamera / einen Computer benutzen, müssen Sie den Bildausschnitt ändern.

KOSTÜME – Outfit für ein virtuelles Meeting

Der wichtigste Rat – ziehen Sie sich an, verkleiden Sie sich nicht (als jemand, der Sie nicht sind). Dies könnte Sie in Verlegenheit bringen, einschüchtern, künstliches Verhalten erzeugen… Es lohnt sich nicht sich dem auszusetzen. Passen Sie das Outfit zum Kontext, zeigen Sie Respekt vor den Gesprächspartnern, aber sorgen Sie auch für Bequemlichkeit. Ihr Aussehen und Ihre Kleidung während eines Geschäftstreffens müssen mehr oder weniger geschäftlichen Charakter haben, aber achten Sie darauf, dass sie zu Ihnen trotzdem passen. Sie gewinnen an stimmigem Erscheinungsbild, Authentizität und Glaubwürdigkeit, die nicht zu überschätzen sind! Berücksichtigen Sie auch praktische Aspekte: keine raschelnden Stoffe, die bei jeder Bewegung die Tonschicht der Videokonferenz stören können, glänzende Materialien, die das Licht unkontrolliert reflektieren, winzige, dichte Muster, die das Bild verzerren, oder schneeweiße Outfits.

CHARAKTERISIERUNG – Frisur, Make-up usw.

Ja – dies ist auch notwendig. Frisur, Make-up… Foundation und Puder werden nützlich sein – auch für Männer. Versuchen Sie, frisch und ästhetisch auszusehen. Benutzen Sie Kosmetika, um Anzeichen von Müdigkeit oder Schlafmangel zu verbergen und Hautveränderungen im Gesicht zu maskieren. Wenn es ein heißer Tag ist, stellen Sie sicher, dass Sie nicht vor Schweiß glühen, oder nehmen Sie einfach an der Videokonferenz teil, während Sie in der klimatisierten Hush-Kabine sitzen.

BESONDERE EFFEKTE – Maskierungsmängel

Der letzte Ausweg sind Spezialeffekte, also der Einsatz digitaler Technik. Wenn Sie nicht den richtigen Hintergrund für Ihren Rahmen haben oder keine Zeit hatten ihn vorzubereiten, verwenden Sie eine der in den meisten Videokonferenzprogrammen verfügbaren Optionen und finden Sie einen geeigneten Hintergrund. Lassen Sie den Palmenstrand für eine andere Gelegenheit. Für ein Geschäftstreffen wählen Sie etwas zum Büro passend. Manchmal lohnt es sich auch, Bildfilter zu verwenden – wie z.B. bei Instagram, die Sie ein wenig verschönern, indem Sie Falten im Gesicht glätten oder Hautverfärbungen beseitigen.

REGIE UND BESETZUNG – Ihre wichtigsten Rollen

Als Regisseur der gesamten Veranstaltung müssen Sie an alles denken, es aufeinander abstimmen und ausführen und als Darsteller der Hauptrolle für Ihre Figur sorgen. Wenn Sie bei einer Geschäftskonferenz vor der Kamera stehen, sprechen Sie langsam und deutlich, übertreiben Sie nicht mit Gesten und halten Sie Blickkontakt zu anderen Besprechungsteilnehmern, während Sie in das Objektiv schauen. Normalerweise – in einem persönlichen Gespräch – schauen Sie Ihrem Gesprächspartner etwa 60% der Gesprächszeit in die Augen. Hier sollte es ähnlich sein. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Rolle, beschäftigen Sie sich während der Videokonferenz nicht mit etwas anderem – das ist unprofessionell und unhöflich.

VIEL ERFOLG!

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