Videokonferenz-Etikette – Savoir-vivre bei der virtuellen Kommunikation mit Kunden

Google Hangouts, Microsoft Teams, Skype, Zoom – sind einige der heute  beliebtesten Tools für Videokonferenzen über das Internet. Im Zusammenhang mit der Pandemiegefahr ermöglichen sie sichere Online-Meetings, an denen eine beliebige Anzahl von Personen von überall auf der Welt teilnimmt. Egal ob an einer Videokonferenz eine kleine Gruppe von Mitarbeitern eines Unternehmens teilnimmt, die im Home-Office arbeiten und von Zeit zu Zeit gemeinsam etwas besprechen müssen, ob eine Videokonferenz ein sehr offizielles hochrangiges Treffen ist, gilt immer eine bestimmte Etikette. 

Videokonferenz – gute Praktiken ZUVOR

Richtige Vorbereitung für eine Videokonferenz ist die halbe Miete.

Wenn wir die Organisatoren sind, gehört zum guten Ton, ein paar Tage zuvor Einladungen zur Teilnahme an der Videokonferenz an Teilnehmer zu senden oder gemeinsam einen Termin zu vereinbaren, der allen passt. Vergessen wir an dieser Stelle nicht die verschiedenen Zeitzonen, in denen Teilnehmer arbeiten können, und machen wir keinen Fauxpas, bei dem wir ein Datum festsetzen, ohne beispielsweise Feiertage im Herkunftsland eines Teilnehmers zu berücksichtigen. In der Einladung sollten neben dem Termin der Zweck und die ungefähre Dauer des Meetings angegeben werden. 

In dieser Phase kann man auch informieren, wer an der Videokonferenz teilnimmt und eventuell seine Agenda darstellen. Falls erforderlich und gerechtfertigt, lohnt es sich auch, den eingeladenen Personen vor Beginn des Online-Meetings das Material zu übermitteln, mit dem sie sich für einen reibungslosen Verlauf vertraut machen sollten. 

Wählen wir für eine Videokonferenz eine leicht zugängliche und intuitiv zu bedienende Applikation, die keine Installation erfordert und Funktionen bietet, die der Besonderheit des Meetings entsprechen.

Als Veranstalter, aber auch Teilnehmer einer Videokonferenz sollten wir vor ihrem Beginn prüfen, ob unsere Hardware und Software ordnungsgemäß funktionieren. Außerdem sollten wir für eine sichere Internetverbindung sorgen, damit zu Beginn eines solchen Meetings keine technischen Probleme auftreten und es sofort stören. 

Wo sollte eine Videokonferenz durchgeführt werden?

Eine Videokonferenz ist der Ton und das Bild. Man sollte also für einen richtigen visuellen und akustischen Hintergrund sorgen und dabei kontrollieren, was im Bildausschnitt zu sehen ist und welche Geräusche aus der Umgebung kommen. Während eines Online-Meetings sollten sich Teilnehmer an Plätzen befinden, an denen die Kommunikation nicht gestört wird. Geräusche hinter dem Fenster oder aus dem Nebenraum, zufällige Personen oder unangemessene Objekte im Sichtfeld, sogenannte Meister des zweiten Plans, klingelnde Telefone oder die Geräusche eines auf dem Computer laufenden Chats und alle Ablenkungen sind inakzeptabel. Die Ton- und Bildqualität zählt, weil dies bei der Konzentration und Kommunikation hilft. Vermeiden wir also die blendende Sonne im Hintergrund oder zu tiefer Dunkelheit im Bildausschnitt. Wenn mehrere Personen dieselbe Kamera verwenden, sollten sie so sitzen, dass alle aufgenommen werden können. Es ist schwierig, eine Videokonferenz professionell zu organisieren, wenn im Büro kein schallisolierter und entsprechend eingerichteter Konferenzraum vorhanden ist. In einer solchen Situation ist hushMeet.L ideal.

Es handelt sich um eine Büro-Akustikkabine für mehrere Personen, die für komfortable Geschäftstreffen in einer kleinen Gruppe konzipiert ist. Sie eignet sich auch perfekt als komfortabler Ort und richtiges Bühnenbild bei einer Videokonferenz. Sie sorgt für Stille (Geräusche von außerhalb der Kabine, die aus lautem Open Space kommen, werden bis zur Flüsterlautstärke gedämpft) und Vertraulichkeit (Gespräche, die während einer Videokonferenz geführt werden, sind außerhalb der Kabine nicht zu hören). Außerdem kann man den Bildausschnitt problemlos (und gemäß der Etikette) planen und sicherstellen, dass keine unbefugte Person versehentlich darin erscheint. In hushMeet.L kann ein großer Bildschirm, Monitor oder Fernseher installiert sowie Kameras oder Mikrofone optimal angeordnet werden, um die bestmögliche Kommunikationsqualität zu erzielen. 

SAVOIR-VIVRE für eine Videokonferenz

Neben der Vorbereitung für eine Videokonferenz und der besten Ortswahl sind ebenfalls Verhaltensregeln wichtig, die es ziemlich viele gibt. Nachfolgend erinnern wir Sie an einige der wichtigsten.

Man muss sich entsprechend der Art des Meetings kleiden. Weil wir über Geschäfts-Videokonferenzen sprechen, sollte die Kleidung ihrer Teilnehmer der Geschäftskleidung ähneln – auch wenn sie zu Hause sprechen. Ein ordentliches, nicht auffälliges, neutrales äußeres Erscheinungsbild ist unerlässlich – es lenkt niemanden ab und drückt auch den Respekt gegenüber anderen Videokonferenz-Teilnehmern aus. Es lohnt sich auch, den vorteilhaftesten Plan zu gewährleisten und darauf zu achten, dass das Gesicht und Büste im Bildausschnitt zu sehen sind  – ohne ermüdende Nahaufnahmen oder unnatürliche Aufnahmen von oben oder unten. Dies erleichtert die Kommunikation nicht und sieht nicht professionell aus.

Wenn man der Organisator oder Moderator ist, sollte man am Anfang einer Videokonferenz Teilnehmer vorstellen (oder Ihnen nacheinander das Wort geben, damit sie es selbst tun können) und an die Agenda des Meetings erinnern.

Man sollte Blickkontakt halten und direkt in die Kamera schauen, wenn man zu anderen Videokonferenz-Teilnehmern spricht, und sein Mikrofon stummschalten, wenn man aktuell nicht spricht, um andere nicht zu stören.

Wenn man an der Diskussion teilnehmen oder eine ungeplante Frage stellen will und der Moderator das Wort nicht gibt, kann man manchmal den Text-Chat-Bereich dazu verwenden, der normalerweise während einer Videokonferenz angeschlossen wird. 

Was sollte man während einer Videokonferenz NICHT machen?

• Kommen wir nicht zu spät und verlassen wir sie nicht, bevor Sie endet.
• Unterbrechen wir niemanden, verlängern wir nicht die uns zur Verfügung stehende Sprechzeit.
• Beschäftigen wir uns nicht mit anderen Tätigkeiten, wenn wir an einer Videokonferenz teilnehmen. Dies ist nicht kultiviert.
• Gestikulieren wir nicht zu viel, machen wir keine nervösen, plötzlichen Bewegungen vor der Kamera.
• Schreien oder flüstern wir nicht – sprechen wir klar und natürlich.
• Lenken wir Teilnehmer nicht mit ungewöhnlicher Kleidung, seltsamen Frisuren oder Accessoires ab.
• Beantworten wir während einer Videokonferenz das Telefon nicht.

Es kann viele Verbote und Fauxpas aller Art geben, aber es ist unmöglich alles aufzulisten, was in einer solchen Situation unangemessen sein könnte. Die Videokonferenz-Etikette deckt alles ab, was die Etikette für ein übliches Geschäftstreffen, sowie die Fragen, die ausschließlich die Kontaktform betreffen – über das Internet, den Bildschirm und das Mikrofon anstatt von Angesicht zu Angesicht.