5 Leitlinien für HR-Manager: Hybrides Arbeiten

Die Herausforderungen sind klar. Wie stelle ich eine effektive Kommunikation sicher? Wie geht Zusammenarbeit sowohl virtuell als auch persönlich? Wie kann ich die Rechenschaftspflicht aufrechterhalten? Wie schütze ich meine Mitarbeiter vor dem Burnout daheim? Wie sorge ich dafür, dass Mitarbeiter in Telearbeit in Bezug auf Feedback und Informationen mit den Mitarbeitern vor Ort gleichgestellt sind?

Es gibt viel zu bedenken. Die folgenden Leitlinien werden Ihnen helfen, sich bei der Ausarbeitung eines einzigartigen Ansatzes für die Hybridarbeit zu orientieren.

KURZÜBERSICHT: 5 Leitlinien für HR-Manager – Hybrides Arbeiten

1. Machen Sie sich zunächst ein Bild von den Bedürfnissen Ihrer Belegschaft

2. Definieren Sie klare Erwartungen

3. Setzen Sie auf eine nahtlose Verbindung zwischen vor Ort und Zuhause

4. Nutzen Sie die sozialen Funktionen des Büros

5. Nehmen Sie sich Zeit für persönliche Gespräche mit Managern

Streben Sie nach „Mitarbeiterorientierung“. Machen Sie sich zunächst ein Bild von den Bedürfnissen Ihrer Belegschaft.

Wir sehen das hybride Arbeiten als eine enorme Chance – eine Chance, das einzigartige Kapital unserer Arbeitskräfte zu nutzen, indem wir jedem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, zu entscheiden, wann, wo und wie er arbeitet. Eine flexible Arbeitspraxis, die auf die Präferenzen der Mitarbeiter zugeschnitten ist, wird letztendlich die Talente fördern

– sagt Eliza Donek, Produktmanagerin bei Hushoffice.

Der erste Schritt besteht darin, die eigene Belegschaft zu verstehen. Befragen Sie Ihr Team – erfahren Sie, an wie vielen Tagen pro Woche sie am liebsten im Büro oder von zu Hause arbeiten usw. Erfassen Sie auch die Emotionen – Sorgen und Stresspunkte. Führen Sie ein ausführliches Gespräch. Wenn Sie die Hoffnungen und Befürchtungen gut kennen, können Sie eine richtig funktionierende Strategie entwickeln. Eine Mischung aus offenen und geschlossenen Fragen ist ideal und regt zu wertvollen Gesprächen mit vielen Erkenntnissen an.

Musterumfrage über die Präferenzen von Arbeitnehmern bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz

1. Wie viele Tage pro Woche möchten Sie idealerweise im Büro arbeiten?

2. Was mögen Sie an der Arbeit im Büro und was nicht?

3. Was gefällt Ihnen an der Arbeit von zu Hause und was gefällt Ihnen nicht?

4. Wie fühlen Sie sich bei der Rückkehr ins Büro? Welche Hoffnungen verbinden Sie damit? Begeisterungen? Befürchtungen?

5. Mit welchen Nachrüstungen, Investitionen oder Prozeduren würden Sie sich bei einer Rückkehr in Ihr Büro wohler oder sicherer fühlen?

6. Was haben Sie im Büro am meisten vermisst?

7. Was hat Ihnen am Büro vor 2020 am meisten gefallen bzw. missfallen?

8. Wie ist Ihr Arbeitsplatz in Ihrem Zuhause eingerichtet? Ist er in irgendeiner Weise unzureichend? Was würde Ihre Erfahrung mit Homeoffice verbessern?

Lärm im Großraumbüro als Grund für eine Mitarbeiterbeschwerde?

Ziehen Sie schalldichte Büroboxen in Betracht – sie eliminieren den Bürolärm endgültig und ermöglichen den Mitarbeitern vor Ort eine höhere Produktivität. Boxen sind eine effektive Lösung für Lärmbelästigung im Büro, da jede Box für eine geräuschvolle hybride Arbeitsaufgabe gebaut ist. HushPhone ist eine schalldichte Telefonkabine für ungestörte Anrufe. HushMeet ist eine Büro-Besprechungskabine für Besprechungen mit 3-4 Personen. HushHybrid ist eine Videokonferenzkabine für Videokonferenzen. Die HushWork.sit&stand Schreibtischbox ist ein privater, höhenverstellbarer Arbeitsbereich für konzentriertes Arbeiten. Da sie alle akustisch sind, eliminiert eine Flotte von Büroboxen die schlimmsten Lärmquellen im Büro – Anrufe, Meetings und Videokonferenzen – und schirmt sie ab. Währenddessen genießt der Mitarbeiter einen perfekten Raum für die jeweilige Aufgabe… Ruhe und Stille für ein erfolgreiches Telefonat in hushPhone… oder erstklassige Beleuchtung für eine hochwertige Videokonferenz in hushHybrid… oder ein technisches Ambiente, das alle Besprechungsgeräusche ausblendet, so dass die Teilnehmer in hushMeet so viel Lärm machen können, wie sie wollen…

Definieren Sie klare Erwartungen.

Klare Erwartungen sind der Schlüssel zum Erfolg. Jeder in Ihrem Team sollte wissen, was von ihm erwartet wird.

Bestandteile einer hybriden Arbeitspolitik

1. Welche formellen Arbeitszeiten wird Ihr Unternehmen einführen?

2. Wie sieht Ihre offizielle Politik für flexible Arbeitszeiten aus?

3. Wird von Ihrem Remote-Team erwartet, dass es während eines bestimmten Zeitfensters „im Dienst“ ist?

4. An wie vielen Tagen müssen die Arbeitnehmer vom Büro aus arbeiten, wenn überhaupt?

5. Müssen die Projektteams an täglichen oder wöchentlichen Scrums teilnehmen? Zweiwöchentliche Abteilungsbesprechungen? Monatliche Teamausflüge? Einzelgespräche?

6. Welche Regeln gelten für die Bürozeiten? After-Work-E-Mails? Pausen?

7. Wie werden Sie Telearbeiter unterstützen?

8. Wie werden Sie die neuen Maßnahmen kommunizieren?

Überprüfen Sie die gesamte Bandbreite der Mitarbeitererfahrung – vor Ort und zu Hause. Streben Sie eine nahtlose Verbindung zwischen beiden an.

SCHRITT 1: Schenken Sie jedem Mitarbeiter die Ausstattung für die ergonomische, produktive Arbeit im Homeoffice

Zu Hause sollten die Mitarbeiter über einen hochwertigen Schreibtisch, einen ergonomischen Stuhl, einen externen Monitor oder eine Laptoperhöhung, die den Bildschirm auf Augenhöhe bringt, sowie eine externe Tastatur und Maus verfügen, die eine natürliche Haltung beim Tippen und der Computerarbeit ermöglichen (ca. 90° Ellbogenbeugung). Kleinere Arbeitnehmer können von einer Fußstütze profitieren, um die Durchblutung der Beine zu fördern. Wenn jemand mit einer Überanstrengung der Augen oder Kopfschmerzen zu kämpfen hat, ist eine Blaulichtbrille ein weiteres einfaches Produkt, das eine kleine Investition wert ist.

SCHRITT 2: „Hybridisieren“ Sie Ihr Büro mit den richtigen Arbeits- und Besprechungsräumen, um die virtuelle Kluft vollständig zu überbrücken

Kommunikation und Zusammenarbeit sind in einer hybriden Welt aus offensichtlichen Gründen eine Herausforderung. Die Bedeutung und der emotionale Ton können nämlich verloren gehen, wenn die Verbindung virtuell ist.

Hervorragende Räumlichkeiten für Besprechungen, Arbeiten, Telefon- und Videokonferenzen helfen, die virtuelle Kluft zu überbrücken. Wenn Ihr Großraumbüro chaotisch und laut ist oder es an Privatsphäre mangelt, sollten diese Räume schallisoliert und privat sein – das ist enorm wichtig. Zu den unverzichtbaren hybriden Büroumgebungen gehören hochwertige Ein-Personen-Videokonferenzräume, Konferenzräume für 4-8 Mitarbeiter, private Einzelbesprechungsräume (siehe: hushMeet.S), akustische Besprechungsräume für 4 Personen und Telefonkabinen für vertrauliche Gespräche. Sehen Sie sich das an: 5 wesentliche Investitionen in Hybridbüros.

SCHRITT 3: Psychische Gesundheit und Wohlbefinden haben Vorrang

Der Future Workplace’s 2021 HR Sentiment Survey zeigt, dass die psychische Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter die oberste Priorität für zukunftsorientierte Personalleiter darstellen. Im Folgenden werden grundlegende Möglichkeiten aufgezeigt, wie beide in einer hybriden Welt unterstützt werden können.

Befähigung des Einzelnen…

Dies ist unsere erste Leitlinie. „Mitarbeiterorientierung“ ist der klügste Ansatz, wenn Wellness der Leitgedanke ist. Wenn Menschen zugehört wird und sie verstanden werden, werden sie gestärkt. Sie besitzen dann die Fähigkeit, Arbeit und Leben in Einklang zu bringen. Das Ergebnis ist ein integrativerer Ansatz, der in beiden Bereichen zu besseren Ergebnissen führt. Laut Gartner ist die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen mit einem hohen Maß an Flexibilität eine hohe Mitarbeiterleistung erzielen, fast dreimal so hoch.

Verringerung des Bürolärms…

Lärm im Büro ist ein ernsthafter Stressfaktor, der zu Burnout führen kann. Wie bereits erwähnt, sind Büroboxen ein wirksames Instrument für den Lärmschutz, weil sie die Hauptlärmquellen abfangen und beseitigen. Und da sie geschlossen oder halbgeschlossen sind, reduzieren sie auch störende visuelle Reize, die ebenso belastend sein können.

Sobald Sie die Hauptlärmquellen beseitigt haben, können tragbare Akustikpaneele, schalldämpfende Schaumstoffe, schallabsorbierende Farbe und andere Innenausstattungen wie schalldämpfende Vorhänge und Stoffe dazu beitragen, die „Geräuschkulisse“ des Büros von Bereich zu Bereich zu verbessern. Lesen Sie mehr über den wichtigen Zusammenhang zwischen Bürolärm (und anderen Ablenkungen), Stress und Burnout: Führen Großraumbüros zu Burnouts?

Den Mitarbeitern mehr Privatsphäre im Büro geben…

Die Privatsphäre im Büro steht im Zusammenhang mit der Arbeitszufriedenheit und der Leistung. Denn die „architektonische Privatsphäre“, d. h. das Gefühl der Privatsphäre am Arbeitsplatz, wirkt sich auf die „psychologische Privatsphäre“ aus, d. h. auf das Gefühl der Kontrolle über die eigene Person. Laienhaft ausgedrückt: Privatsphäre sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter wohlfühlen; Produktivität entsteht aus einem Zustand des Wohlbefindens. Daher müssen Arbeitnehmer bei Bedarf Zugang zu privaten Räumen am Arbeitsplatz haben.

Wenn ein Teamkollege ein persönliches Gespräch führen muss, sollte er einfach in eine Telefonkabine oder einen kleinen Besprechungsraum gehen können. Wenn sie ein vertrauliches Gespräch unter vier Augen mit ihrem Vorgesetzten führen müssen, sollten sie sich problemlos in einer 2-Personen-Kabine wie hushMeet.S (oder einer ähnlichen privaten Umgebung) treffen können. Wenn ein Angestellter einfach nur Ruhe für konzentriertes Arbeiten braucht, sollte er sich in einem persönlichen Arbeitsbereich einrichten können, wie ihn hushWork.sit&stand bietet.

Sorgen Sie also dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter niemals um begrenzt verfügbare Räume streiten müssen oder gezwungen sind, für Anrufe nach draußen zu gehen – oder, was noch schlimmer ist, ihre Anrufe oder Besprechungen im Open Space entgegenzunehmen. Die Privatsphäre ist von grundlegender Bedeutung.

Mehr Autonomie am Arbeitsplatz…

Autonomie ist auch für das Wohlbefinden von zentraler Bedeutung. Arbeitnehmer mit einem höheren Maß an Autonomie bei ihrer Arbeit berichten über positive Auswirkungen auf ihr allgemeines Wohlbefinden und eine höhere Arbeitszufriedenheit. Da Boxen, Kabinen und andere geschlossene Arbeitsbereiche Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Arbeitsumgebung selbst zu bestimmen, sind sie eine der besten Investitionen in das Wohlbefinden im Großraumbüro. Jede Box bietet nicht nur Ruhe und Privatsphäre, sondern ist auch voll ausgestattet, mit regulierbarer Beleuchtung und Belüftung. In einer Box oder einer Kabine hat der Mitarbeiter die Kontrolle über alle grundlegenden Umweltaspekte seines Arbeitsbereichs: Schall, Licht, visuelle Reize und Belüftung.

Nutzen Sie die sozialen Funktionen des Büros (Treffen, Zusammenarbeit und Geselligkeit).

Wir sind nun einmal soziale, emotionale Wesen. Starke soziale und emotionale Bindungen sorgen für ein glücklicheres, gesünderes und hochwertigeres Arbeiten

– erklärt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager bei Hushoffice.

Zu einer effektiven Telearbeit gehört auch ein Büro, das soziale Funktionen voll unterstützt. Der Grund dafür ist, dass das Büro diese unverfälschten, ehrlichen Momente fördert, aus denen Beziehungen entstehen. Und Beziehungen führen zu besserer Arbeit, weil sie die Arbeitsmoral steigern. Tatsächlich können Freundschaften am Arbeitsplatz die Mitarbeiterzufriedenheit um 50 % steigern, und Mitarbeiter, die einen besten Freund am Arbeitsplatz haben, berichten, dass sie sich stärker engagieren. Geselligkeit gibt der Arbeit und dem Leben einen Sinn. Die realen, menschlichen Elemente des physischen Beisammenseins, des Austauschens von Neuigkeiten und des Brainstormings sind das, was die Abgeschiedenheit der Arbeit von zu Hause aufwiegt.

Lesen Sie mehr über dieses aktuelle Thema: Welche Rolle spielt das Büro in einer hybriden Arbeitswelt?

Dann ziehen Sie Hushoffice akustische Arbeitsboxen in Betracht. Die privaten, ruhigen und bequemen Boxen „hybridisieren“ das Büro, indem sie Mitarbeitern sichere und bequeme Räume zum Zusammensein bieten. Lassen Sie uns über Keime sprechen.

Vor dem Jahr 2020 hatten Arbeitnehmer in Großraumbüros 62 % mehr Krankheitstage als Arbeitnehmer in herkömmlichen Büros zu verzeichnen. Das ist nicht verwunderlich, denn ohne Trennwände, Verkleidungen oder Wände jeglicher Art haben Keime am Arbeitsplatz freie Bahn.

Und natürlich sind Keime nicht der einzige Faktor im Freiraum, der die Gesundheit beeinträchtigt. Lärm im Großraumbüro sorgt zudem für Stress – und Stress schwächt das Immunsystem. Der Mangel an Privatsphäre trägt, wie bereits erwähnt, ebenfalls zu Stress bei.

Die gute Nachricht ist, dass eine Lösung wie eine Arbeitsbox eine Dreifachlösung ist. Zum einen können Boxen viel steriler sein als ein gemeinsamer Arbeitsbereich. So sind beispielsweise alle häufig berührten Oberflächen in den Hush Kabinen mit einer Beschichtung aus Nano-Photokatalysatoren versehen, die die Entwicklung von Viren und anderen Mikroben verhindert. Das Titandioxid in der Nanobeschichtung katalysiert Sauerstoffradikale unter Lichteinwirkung und oxidiert Viren, Bakterien und andere organische Schadstoffe. Kurzum, die häufig berührten Oberflächen der Kabine werden praktisch steril gehalten. Gleichzeitig eliminiert jede Kabine den Bürolärm und bietet den Mitarbeitern Privatsphäre. Drei Stresspunkte, die im Namen des Wohlbefindens ad acta gelegt werden!

So machen Büroboxen Besprechungen, Zusammenarbeit und Geselligkeit sicherer

• Während das Büro offen und gemeinschaftlich genutzt wird, sind die Boxen/Kabinen geschlossen und privat, wodurch sie leichter sauber zu halten sind als das Büro

• Hushoffice Boxen sind mit einer Antivirus-Lösung beschichtet – eine dünne Nano-Photokatalysator-Schicht, die der Entwicklung von Viren und Mikroben entgegenwirkt

Nehmen Sie sich monatlich Zeit für ein persönliches Gespräch mit Ihren Managern.

Leistungsmanagement, Coaching, Mentoring, Schulung usw. HR Manager haben Einfluss auf jeden „menschlichen“ Aspekt des Unternehmens. Sie brauchen eine angemessene Umgebung im Büro, um sich persönlich mit den Teamleitern zu treffen

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Hürden zu erkennen und zu verstehen ist schon schwer genug. Die richtigen Änderungen zu konzipieren und umzusetzen ist eine ganz andere Sache. Damit „Hybrid“ für alle funktioniert, ist zweifellos unsere beste Teamarbeit gefragt. In den kommenden Monaten wird es daher besonders wichtig sein, sich Zeit für sich selbst zu nehmen. Manager müssen konsequent unterstützt und geschult werden. Einzelgespräche sind auch eine hervorragende Gelegenheit für Manager, sich mit Teammitgliedern unabhängig voneinander zu treffen. Da die Sichtbarkeit von Managern in einer hybriden Welt (in der Teammitglieder einen Teil der Zeit aus der Ferne arbeiten) naturgemäß geringer ist, werden Einzelgespräche zu einer unverzichtbaren Gelegenheit, um sich auszutauschen.

Stichprobenerhebung – persönliches Gespräch mit Managern

1. Wie kann das Büro Ihre Teammitglieder in Telearbeit besser unterstützen? Die Teammitglieder vor Ort?

2. Mit welchen Schwierigkeiten haben Ihre Teammitglieder zu Hause zu kämpfen? Und im Büro?

3. Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Teammitglieder mehr oder weniger engagiert sind, wenn sie von zu Hause arbeiten?

4. Was war die größte Errungenschaft Ihres Teams in diesem Monat? Die größte Herausforderung?

5. Auf welche Frustrationen stoßen Sie im Bereich der Zusammenarbeit? Bei der Kommunikation?

6. Vor welchen Herausforderungen stehen Sie bei der Beaufsichtigung von Mitarbeitern? Fällt es Ihnen leicht, Fortschritte zu verfolgen?

7. Welche Bestandteile unserer neuen Politik gefallen Ihren Teamkollegen und welche missfallen ihnen?

ZUSAMMENFASSUNG: 5 Leitlinien für HR-Manager – Hybrides Arbeiten

1. Machen Sie sich zunächst ein Bild von den Bedürfnissen Ihrer Belegschaft

2. Definieren Sie klare Erwartungen

3. Setzen Sie auf eine nahtlose Verbindung zwischen vor Ort und Zuhause

4. Nutzen Sie die sozialen Funktionen des Büros

5. Nehmen Sie sich Zeit für persönliche Gespräche mit Managern

Hushoffice Büroboxen für das hybride Arbeiten – häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert die Antivirus-Beschichtung?

Lesen Sie hier alles darüber.

Haben die Büroboxen eingebaute Möbel?

Ja! HushPhone Bürotelefonkabinen sind mit einem klappbaren Laptoptisch, einer ergonomischen Ablage zum Anlehnen im Stehen und einem optionalen Hocker ausgestattet, der am Boden befestigt werden kann. Die hushHybrid Videokonferenzkabine ist mit einem bequemen Sofa und einem in der Tiefe verstellbaren Schreibtisch ausgestattet. Die hushMeet 4-Personen Besprechungsbox, die halbgeschlossene Version hushMeet.open, die hushMeet.S 2-Personen Besprechungsbox und die halbgeschlossene Version hushMeet.open.S verfügen alle über zwei gepolsterte Bänke und einen Besprechungstisch. HushWork.sit&stand (der höhenverstellbare Box-Arbeitsplatz) verfügt über einen Sitz-Steh-Schreibtisch, während die Konferenzraumkabine hushMeet.L optional einen Konferenztisch bietet. Beide Arbeitsbereiche in hushTwin, der kleinen schalldichten Kabine, sind mit einem Schreibtisch und einer gepolsterten Bank ausgestattet.

Wo kann ich die gesamte Kollektion der Hush Büroboxen sehen?

Genau hier!