Die Argumente für bürointerne Videokonferenzen sind überzeugend

Schauen wir uns das genauer an.

Bürointerne Videokonferenzen – tl;dr

• Die Teilnahme an Anrufen vom Büro und nicht von zu Hause aus bedeutet, dass man sich auf die im Büro vorhandenen, sofort einsatzbereiten Videogesprächsräume (z. B. Kabinen von Hushoffice) verlassen kann und nicht auf behelfsmäßige Einrichtungen aus dem Homeoffice zurückgreifen muss. Es wird Zeit gespart. Stress wird abgebaut. Technische Schwierigkeiten werden minimiert.

• Bürointerne Videokonferenzen bedeuten, dass Beschäftigte unabhängig voneinander oder als Untergruppen von ihren eigenen Geräten aus an einem Anruf teilnehmen können. So können sie sofortigen Zugriff auf lokale Laptop-Dateien erhalten. Jede teilnehmende Person kann ihren Part mit einem Klick streamen. Die Zeit der manuellen Freigabe von Dateien in einem Besprechungsraum ist vorbei.

• Bei bürointernen Anrufen kann jede teilnehmende Person von dem Raum im Büro aus einsteigen, die für ihre Rolle am besten geeignet ist. Dem Gastgebenden steht es frei, von einer Ein-Personen-Kabine wie hushHybrid aus teilzunehmen, um den besten Fokus zu haben. Ein App-Entwickler-Duo kann sich von hushMeet aus beteiligen und Seite an Seite sitzend gemeinsam seine Meinung einbringen. Und so weiter und so fort.

• Eine Kultur der bürointernen Videoübertragung bringt mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Haus, da der Arbeitsplatz nicht nur als Ort der Teamarbeit, sondern auch als Drehscheibe für Videogespräche angesehen wird. Ein Team, das an einem Ort zusammenarbeitet, hat mehr Möglichkeiten für spontane Diskussionen in Echtzeit. Solche Interaktionen erfrischen das Denken und beleben zugleich die Arbeit. Bei der Arbeit im Homeoffice fehlen diese Interaktionen.

• Die Durchführung und Teilnahme an hybriden Besprechungen vom Büro aus (in einem privaten, akustischen Raum wie einer Bürobox hushMeet) ist die einzige Möglichkeit, die Vertraulichkeit von geheimen Besprechungsinhalten zu gewährleisten.

• Ein Videogespräch kann einer persönlichen Besprechung vorgezogen werden, selbst wenn alle Beteiligten im Büro sind, da es mit einem Klick aufgezeichnet werden kann, um später darauf zurückzugreifen.

Digitale Treffen jeder Art. Eine Realität, die vom Büro unterstützt werden muss.

Mitunter sind alle Teilnehmenden eines Anrufs nicht vor Ort anwesend. Zu einem anderen Zeitpunkt nehmen einige vom Büro aus teil, andere wiederum von zu Hause aus. Die Teilnehmenden können aber auch vom Büro aus in separaten Räumen zusammenkommen. Sie haben Zugriff auf die Tools ihres Laptops. Und Zugang zueinander nach dem Treffen. Bürointerne Videogespräche, so kann man das bezeichnen.

Ja, Videokonferenzen überbrücken bei Ferngesprächen große Entfernungen. Dies ist allgemein bekannt. Aber es gibt auch einen noch stärker unmittelbaren Nutzen von Videogesprächen, der ebenso großartig ist. Selbst wenn sich die meisten Teilnehmenden am Arbeitsplatz befinden, kann es aus mehreren Gründen am effizientesten und am besten sein, von separaten Arbeitsbereichen aus teilzunehmen. Zum einen sollte jede Person dem Anruf von der für ihre Rolle in der Besprechung am besten geeigneten Umgebung im Büro aus teilnehmen können. Wichtig ist ebenfalls der schnelle Zugriff auf die eigenen lokalen Dateien, wenn man von einem persönlichen Laptop aus zugeschaltet ist. Die Möglichkeit, Videokonferenzen mit nur einem Klick aufzuzeichnen, ist ebenfalls von großer Bedeutung, da spätere Bezugnahmen unerwartet benötigt werden können

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Wie hat sich die Pandemie auf die Art und Weise ausgewirkt, wie Besprechungen durchgeführt werden?

Seit 2020 sind Besprechungen häufiger, aber dafür kürzer geworden. Die einfache Schlussfolgerung daraus ist, dass das Büro über ausgezeichnete Besprechungsräume wie hushHybrid verfügen muss. Räume für eine schnelle und bequeme Nutzung. Auf diese Weise lässt sich die schiere Menge der kurzen Sitzungen problemlos bewältigen.

Haben Videogespräche innerhalb des Büros also ein verstecktes Potenzial?

Wir denken schon. Im Büro können sich verschiedene Teilnehmende von ihrem bevorzugten Platz aus an demselben Gespräch beteiligen. Die Menschen werden intuitiv jenen Raum aufsuchen, der für ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist. Wenn in den Sitzungen stärker auf Einzelfälle eingegangen wird, werden die Beschäftigten vertreten.

Stellen Sie sich vor, Sie und Ihr Team im Büro müssen eine Verbindung zu einer Fernbesprechung mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus einem anderen Teil der Welt herstellen. Der Besprechungsraum ist besetzt. Ein Teil des Teams versammelt sich in hushMeet.L. Es handelt sich um eine große akustische Kabine mit einem TV- und Audiosystem für reibungslose Videogespräche. In der Kabine verfügen sie über eine geräumige Tischplatte, auf der sie Papiere ausbreiten können. In der Zwischenzeit schlüpfen zwei weitere Beschäftigte vor Ort in die 4-Personen-Kabine von hushMeet. Sie nehmen über einen gemeinsamen Laptop an der Sitzung teil und sitzen Seite an Seite, um ihren Beitrag gemeinsam zu präsentieren. Schließlich meldet sich der Gastgeber, der Hauptredner, von hushPhone aus, einer unabhängigen Ein-Personen-Kabine. Auf diese Weise hat er die Gewissheit, dass es keine Ablenkungen gibt, und die Bequemlichkeit einer stehenden Körperhaltung, die seinen Vorlieben am besten entspricht. Durch die unabhängige Teilnahme aus einer privaten Kabine kann sich auch dieser Gastgeber in den Mittelpunkt des Geschehens stellen

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Die Vorteile von bürointernen Videogesprächen sind eine Überlegung wert.

Sie können in vielerlei Hinsicht Zeit sparen und die Kommunikation verbessern. Und am wichtigsten ist, dass die Vertraulichkeit von Anrufen nur dann gewährleistet ist, wenn sie im Büro in speziellen Räumen geführt werden. Schauen wir uns dies einmal genauer an.

Schnelle Videoanrufe können Zeit sparen.

Bürointerne Videogespräche können eine Zeitersparnis darstellen, da sie die nahtlose Integration von speziell angefertigten, sofort einsatzbereiten Videogesprächsräumen (z. B. Kabinen von Hushoffice) in die Büroinfrastruktur mit sich bringen.

Während die Beschäftigten im Homeoffice Ihrer Kontrolle entzogen sind, kann das Büro mit idealen Videokonferenzräumen ausgestattet werden.

Das Ergebnis ist ein erheblicher Zeitvorteil. Angestellte können so sofort zu Videokonferenzen hinzustoßen. Und das ohne den logistischen Aufwand, bei jedem Anruf für geeignete Hintergründe, Beleuchtung oder Akustik zu sorgen.

Bürogestützte Videoanrufe sind zuverlässig und minimieren technische Schwierigkeiten.

Dies erspart den Teammitgliedern die Frustration und den Zeitaufwand, der mit der Fehlersuche verbunden ist. Außerdem können die Internetverbindungen im Homeoffice Schwankungen unterliegen, was zu Unterbrechungen und einer schlechten Videoqualität führt. Büroräume können zuverlässig verwaltet werden.

Durch den Zugang zu Computerdateien können alle Beteiligten ihren Beitrag ohne Verzögerungen leisten.

Während eines Anrufs können die Teilnehmenden mit einem Klick lokale Dateien streamen. Das ist schneller als eine manuelle Freigabe in einem Besprechungsraum. Dies ist eine praktische Funktion, wenn spontane Fragen auftauchen. Wenn Dokumente an Ort und Stelle abgerufen und gemeinsam genutzt werden können, entfällt die Notwendigkeit, bis zu einem späteren Zeitpunkt auf Informationen zu warten.

Die Kommunikation wird verbessert, wenn die Kolleginnen und Kollegen nur einen Klick entfernt (und in Reichweite) sind.

Videogespräche im Büro können einen direkteren und effizienteren Informationsaustausch nach dem Gespräch ermöglichen. Wenn andere Beschäftigte in Reichweite sind, finden Diskussionen ohne die Verzögerungen durch unterschiedliche Zeitzonen und Arbeitszeiten statt. Diese Echtzeit-Interaktion beschleunigt die Entscheidungsfindung und verleiht Projekten Schwung.

Ein Videotelefonat mit einem Teamkollegen, der sich gerade auf der anderen Seite des Büros befindet, mag seltsam erscheinen, aber es kann trotzdem genau das Richtige sein, um die kleinen Hürden zu überwinden, die auftauchen, noch bevor sie zu einer Analyse-Lähmung werden. Zum einen entfällt die aufwändige Terminkoordination. Kolleginnen und Kollegen innerhalb desselben Büros können leichter überschneidende Verfügbarkeiten finden. Die Unmittelbarkeit sorgt auch für mehr Spontaneität in der Teamarbeit. Dies verringert die Vorlaufzeit und den Zeitaufwand, der mit der Organisation von Besprechungen an vielen Standorten verbunden ist. Und außerdem: In jeder Arbeitswoche gibt es Probleme, die sich am besten durch einen lockeren Anruf bei einem Projektpartner lösen lassen, weil es sich dabei um ein organisches, offenes Hin und Her im Vergleich zu überstrukturierten Tagesordnungen handelt

– sagt Mateusz Barczyk, Senior Brand Manager, Hushoffice.

Videoanrufe können jederzeit für spätere Zwecke aufgezeichnet werden.

An hektischen Tagen kann der Inhalt einer Sitzung im Sand der Zeit untergehen, sobald die Teilnehmenden den Raum verlassen. Aus diesem Grund ist die Aufzeichnungsfunktion eines Videogesprächs sehr praktisch, da sie jedes Wort eines Gesprächs und jedes Dokument, auf das verwiesen wird, festhält.

Wenn Sie hybride Sitzungen vom Büro aus veranstalten bzw. an ihnen teilnehmen, ist die Vertraulichkeit gewährleistet.

Dies gilt insbesondere dann, wenn die Teilnehmenden von einem sicheren, akustischen Raum wie einer Kabine hushMeet aus teilnehmen. Solche speziell eingerichteten Räume sind kontrollierte, diskrete Umgebungen mit einer gewissen Privatsphäre und lassen sich nur schwer in den unvorhersehbaren Umgebungen des Homeoffice oder an dritten Orten nachbilden.

Das Fehlen von Kontrolle über die Gestaltung des Homeoffice und von dritten Orten bedeutet ein inhärentes Datenschutzrisiko.

Unterbrechungen, Hintergrundlärm und die versehentliche Preisgabe sensibler Informationen sind außerhalb des Büros ein großes Problem. Die Videotelefonie vor Ort aus akustischen Telefonkabinen hingegen bekommt diese Risiken in den Griff.

Vertrauen ist die Grundlage für lukrative Kooperationen und Transaktionen.

Sollte ein Kunde den Eindruck gewinnen, dass vertrauliche Gespräche belauscht werden könnten bzw. sensible Informationen bei einem Anruf nicht mit äußerster Diskretion behandelt werden, wird dadurch die Glaubwürdigkeit Ihres Mitarbeiters untergraben. Das Gleiche gilt im übertragenen Sinne auch für die Vertrauenswürdigkeit Ihres Unternehmens.

Videogespräche vom Büro aus (in einem dafür vorgesehenen Raum wie einer Bürobox) schützen vor Ablenkungen.

Ruhe und Konzentration prägen wahre Achtsamkeit. 1A-Videokonferenzräume im Büro sind die ruhige, stabile Umgebung mit begrenzten Störungen, die für jedes Meeting benötigt wird. Hochwertige Begegnungsräume schützen nicht nur die geistige Leistungsfähigkeit, sondern verleihen jedem Gespräch durch ihre professionelle Ausstrahlung auch eine gewisse Würde.

Herausforderungen bei der Verwaltung von Büroflächen in Zeiten der digitalen Revolution

Was ist mit Besprechungsräumen? Und wie lässt sich der Lärm im Büro ein für alle Mal beseitigen? Kabinen wie jene aus unserer Hushoffice-Kollektion bieten eine hervorragende Lösung für solche offenen Fragen.

Gehören die traditionellen Besprechungsräume der Vergangenheit an?

Führende Denker sagen ihren Untergang voraus und sehen den Besprechungsraum im Umbruch: Er wird schrumpfen, quadratischer werden, mit einem demokratischeren Tisch (ohne Stirnseite) versehen sowie modularer, gemütlicher, akustischer und technisch besser ausgestattet sein.

Lustigerweise definieren genau diese Adjektive eine Bürobox von Hushoffice wie zum Beispiel hushMeet, die kompakt, quadratisch, mobil und gemütlich ist sowie Stromversorgungsmodule und eine einstellbare Beleuchtung besitzt.

Lärm und andere Störungen gehören in einem Büro ohne Kabinen zum Alltag!

Wenn eine Angestellte in eine Arbeitsbox eintritt, betritt sie eine minimalistische, gemütliche, abgeschiedene und ruhige Umgebung, über die sie die Kontrolle hat. Der Lärm wird gedämpft. Sorgen, die über die eigentliche Aufgabe hinausgehen, bleiben draußen. Das Ziel der Besprechung kann mit ungeteilter Aufmerksamkeit verfolgt werden.

Akustikkabinen von Hushoffice für Treffen aller Art. Eine Lösung für dynamische Bedürfnisse.

Die Büroboxen von Hushoffice sind in sich geschlossen und vermitteln ein Gefühl von räumlicher Autonomie. Sie sorgen für eine angenehme Atmosphäre der Stille und dämpfen alle Hintergrundgeräusche zu einem leisen, unverständlichen Murmeln. Sie isolieren auch die Sprache in ihrem Inneren, und garantieren die Privatsphäre für den dringend benötigten Seelenfrieden.

Sichere Privatsphäre. Reine Effizienz. Vorteile von bürointernen Videogesprächen (von einer Kabine aus).

Videogespräche aus der Ferne bieten zwar Flexibilität, aber es fehlt die Spontaneität und die zwanglose Interaktion, die zu einer Büroumgebung gehört. Das Büro bietet einen Raum für spontane Diskussionen, den Aufbau von Beziehungen und den Zusammenhalt des Teams und fördert die echte Kameradschaft, die die Arbeit mit Leben erfüllt.

Wann ist ein Videoanruf angebracht? Wann sollte man sich persönlich treffen?

Videokonferenzen sind natürlich praktisch. Und bei persönlichen Gesprächen sind nonverbale Hinweise wie Körpersprache und Mimik möglich, die eine nuanciertere Kommunikation ermöglichen.

Die Wahl zwischen beiden hängt letztlich von der Art und den Zielen des Treffens ab.

Persönliche Treffen eignen sich besser für einen guten Dialog, den Aufbau von Beziehungen oder ein lockeres Gespräch. Videoanrufe überbrücken selbstverständlich die geografische Entfernung. Und wenn die Notwendigkeit eines schnellen Austausches die Vorteile einer persönlichen Interaktion überwiegt, reicht ein einfacher Videoanruf aus.

Bürointerne Videogespräche, ein praktischer und wichtiger Weg, um in einer hybriden Welt in Verbindung zu bleiben.

Sie bieten die Unmittelbarkeit eines persönlichen Kontakts. Sie vereinfachen die komplexe Terminplanung. Sie halten den Zugriff auf lokale Dateien aufrecht. Sie verringern technische Probleme. Im Großen und Ganzen erleichtert die Videoübertragung im Büro den täglichen Austausch und macht die Arbeit flüssiger. Das ist in der Tat ein Teil des hybriden Weges.

Bürointerne Videokonferenzen – Zusammenfassung

• Die Teilnahme an Anrufen vom Büro und nicht von zu Hause aus bedeutet, dass man sich auf die im Büro vorhandenen, sofort einsatzbereiten Videogesprächsräume (z. B. Kabinen von Hushoffice) verlassen kann und nicht auf behelfsmäßige Einrichtungen aus dem Homeoffice zurückgreifen muss. Es wird Zeit gespart. Stress wird abgebaut. Technische Schwierigkeiten werden minimiert.

• Bürointerne Videokonferenzen bedeuten, dass Beschäftigte unabhängig voneinander oder als Untergruppen von ihren eigenen Geräten aus an einem Anruf teilnehmen können. So können sie sofortigen Zugriff auf lokale Laptop-Dateien erhalten. Jede teilnehmende Person kann ihren Part mit einem Klick streamen. Die Zeit der manuellen Freigabe von Dateien in einem Besprechungsraum ist vorbei.

• Bei bürointernen Anrufen kann jede teilnehmende Person von dem Raum im Büro aus einsteigen, die für ihre Rolle am besten geeignet ist. Dem Gastgebenden steht es frei, von einer Ein-Personen-Kabine wie hushHybrid aus teilzunehmen, um den besten Fokus zu haben. Ein App-Entwickler-Duo kann sich von hushMeet aus beteiligen und Seite an Seite sitzend gemeinsam seine Meinung einbringen. Und so weiter.

• Eine Kultur der bürointernen Videoübertragung bringt mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Haus, da der Arbeitsplatz nicht nur als Ort der Teamarbeit, sondern auch als Drehscheibe für Videogespräche angesehen wird. Ein Team, das an einem Ort zusammenarbeitet, hat mehr Möglichkeiten für spontane Diskussionen in Echtzeit. Solche Interaktionen erfrischen das Denken und beleben zugleich die Arbeit. Bei der Arbeit im Homeoffice fehlen diese Interaktionen.

• Die Durchführung und Teilnahme an hybriden Besprechungen vom Büro aus (in einem privaten, akustischen Raum wie einer Bürobox hushMeet) ist die einzige Möglichkeit, die Vertraulichkeit von geheimen Besprechungsinhalten zu gewährleisten.

• Ein Videogespräch kann einer persönlichen Besprechung vorgezogen werden, selbst wenn alle Beteiligten im Büro sind, da es mit einem Klick aufgezeichnet werden kann, um später darauf zurückzugreifen.

Bürointerne Videokonferenzen – häufig gestellte Fragen

Was sind bürointerne Videokonferenzen?

Der Begriff bezieht sich auf die Durchführung virtueller Sitzungen innerhalb eines einzigen Büros. Herkömmliche Videoanrufe verbinden entfernte Teilnehmende. Bürointerne Videogespräche werden dann geführt, wenn sich alle an einer Besprechung beteiligenden Personen im selben Büro aufhalten, sich aber gleichzeitig in verschiedenen Bereichen befinden. Bei dieser Methode werden eigens für Videoanrufe eingerichtete Räume im Büro genutzt, z. B. die Privatsphäre wahrende Arbeitsboxen.

Was sind die Vorteile von bürointernen Videokonferenzen?

Bei einem bürointernen Videoanruf treffen sich die Kolleginnen und Kollegen am selben Ort virtuell. Dies erspart Reisen und sorgt dafür, dass keine wertvolle Zeit mit dem Wechsel von Räumen verloren geht. Außerdem ist die Teilnahme an einem Anruf von zu Hause aus mit einer behelfsmäßigen Einrichtung verbunden, die laut und ablenkend sein kann und ggf. keine Diskretion ermöglicht. Bei bürointernen Anrufen werden die professionellen Telefonkabinen des Büros genutzt, z. B. die Kabinen von Hushoffice. Bei dieser Form der Videokonferenz haben alle Beschäftigten oder Untergruppen von Beschäftigten sofortigen Zugriff auf die lokalen Dateien ihrer Laptops. So kann ein schnellerer Gedankenaustausch realisiert werden.

Wann sollte ich mich virtuell und wann persönlich treffen?

Persönliche Treffen können in mancher Hinsicht besser sein als virtuelle Treffen. Sie können sinnvollere Beziehungen pflegen. Sie können helfen, sich in komplizierten Diskussionen besser zurechtzufinden. Und sie fördern die Teambildung unmittelbar. Kurz gesagt, sie bieten wichtige menschliche Berührungspunkte, nonverbale Hinweise und sofortige Interaktion. Andererseits sind virtuelle Treffen in der Regel bequemer als persönliche Treffen. Sie sind die bessere Wahl, wenn die persönliche Note keine Rolle spielt und der zeitliche Aspekt im Vordergrund steht.